Beosztás-, szabadságtervezés és tény munkaidő adatrögzítés a PIRAMIS rendszerben

A szoftvermegoldás erre az adminisztrációs problémára már megtalálható a hazai informatikai piacon, az L-SOFT Kft. PIRAMIS™ Beosztás- és szabadságtervezés programja támogatja akár több tízezer munkavállaló beosztás-, és szabadságtervezését.

A feladat bonyolultságáról...

Vegyünk példaként egy hipermarketet, ahol a vásárlóerő hullámzó, kitéve a napszakok, heti akciók, fizetésnap, ünnepek adta terheltségnek. Ez a terhelés befolyásolja, hogy adott nap, adott napszakában, adott munkaterületeken (pl. pénztár) hány munkavállaló dolgozzon.

A szoftvernek nem csak egyszerűen szét kell "szortíroznia" a rendelkezésre álló munkavállalói állományt egy hónapra, figyelnie kell a változó terhelés miatt változó munkaerőigényt is!
Pldául akcióváltás napján, ha az fizetésnapra esik, nagyobb vásárlótömegre lehet számítani, a 16:00 órát követően több munkavállalóval kell tervezni, mint a hónap utolsó napjaiban az akciós időszak végén. Emellett, az adatok előállítása során folyamatosan figyelnie kell a munkáltatóra kötelező jelleggel érvényes jogszabályrendszert, különös tekintettel a Munka törvénykönyvére (továbbiakban Mt.).

Hasonló példa lehet egy gyáregység, ahol a tevékenység erősen "megrendelés alapú". Vagyis a munkaerő-állomány ütemezését a vállalathoz beérkező megrendelésekhez igazítják, ezek azok az aktivitások, melyek befolyásolják a munkaerőigényt ezekben az időszakokban. További példaként megemlíthetnénk a többműszakos munkarendet alkalmazó szolgáltatót, nagy forgalmú ügyfélszolgálattal, stb.

Mindezek mellett még mindig vannak olyan emberi tényezők, melyek tovább bonyolítják a tervezést végző munkáját, hiszen pl. a betegségek jellemzően előre nem tervezhetően befolyásolják, és leginkább apasztják a rendelkezésre álló létszámot. Egy kockás papíron, vagy Excel-táblázatban végzett tervezésnél pedig sajnos mindezt az információt fejben kell tartani, növelve a hibalehetőséget.

Melyek azok a szoftverjellemzők, melyek a fejlesztő szerint egyedülállóvá teszik a hazai piacon a PIRAMIS™ Beosztás- és Szabadságtervezést?

- Fontos! Az Mt. szabályainak alkalmazása, ha lehet automatizmusokkal

A beosztástervezés program alkalmazásával a beosztást tervező személy képessé válik a feladatát úgy elvégezni, hogy a Munka Törvénykönyve szabályozásaival ellentmondó tervet nem készíthet.

Aktivitások és tervezés

Az előzményekben már használtuk az aktivitás kifejezést. Milyen lehetőségek kezelését jelenti a program esetében? A szükséges létszámot az adott időszakra (napra, hónapra) tervezett forgalom (a hipermarket példa esetén az áruházi forgalmi terv) és a különböző olyan tevékenységek (aktivitások) határozzák meg, melyek befolyásolják a létszámigényt, pl. leltár, akcióváltás, belső képzések, fizetésnapok, ünnepnapok. A tervező felületen megjelennek az aktivitások az időtartamukkal együtt, valamit a forgalmi terv grafikonja. Így a tervező vizuálisan ábrázolva láthatja, hogy a forgalmi terv görbéje és a létszámgörbe mennyire felel meg egymásnak.

Szabadságtervezés

Az éves szabadságterv a beosztástervezés egyik kiinduló adata lesz. Rendelkezésre áll egy külön felület a munkavállalók szabadságterv adatainak rögzítésére, ezek megjelennek a beosztástervezőben. Amennyiben nem a terv szerint történik a szabadság kivétele, akkor a tény szabadság adatok felülírják a terv szabadság adatokat. A megoldás előnye, hogy beosztástervezés közben is rögzíthetőek/módosíthatóak a szabadságterv adatok, ezek a változások a szabadságtervezésben is megjelennek.

Vizuális megoldások és kimutatások

A szoftverek megjelenítése, felhasználói felülete egyre nagyobb jelentőséggel bír amiatt, hogy napjainkban már szinte minden területen számítógépet és programokat használunk. A felhasználóbarát megoldások könnyítik a több órás munkavégzést, áttekinthetőbbé teszik a rendelkezésre álló adatokat, különösen igaz ez a vizuális, grafikus elemek használatára.

A tervezés, tény munkaidő-rögzítés és riportolás során grafikonos kimutatások segítik a felhasználók számára a könnyebb információbefogadást. Például a forgalmi terv görbe és a létszámgörbe összehasonlítása. A tervezésben mennyire áll összhangban a várt fogalom és a tervezett létszám? Egy pillantással felmérhető, ellenőrizhető. A lekérdezésekben tetszőlegesen kiválasztható vállalati területre, egységre, időszakra, naponkénti/óránkénti/félóránkénti megbontásban lekérdezhető létszámadatok táblázatos, illetve diagrammos megjelenítésben.

Terv és tényadatok kezelése, és egyetlen felületen való megjelenítése

A program lehetőséget nyújt a tény munkaidő adatrögzítésre, és ezek a megvalósult jelenléti adatok megjeleníthetőek a beosztástervezés rögzítésében, egy karbantartó képernyőn. A megoldás előnye, hogy például az elmúlt hónap terv/tény adat összefüggései - nem biztos, hogy a tervezésnek megfelelően valósult meg a tény beosztás - figyelembe vehetőek a következő hónap beosztástervezésénél.

A program nem lenne teljes értékű, ha a tény munkaidő adatok feladására nem lenne alkalmas a bérszámfejtés felé, vagy pl. a heti beosztásterv nem lenne kinyomtatható.

Hogyan alakul a jövő havi bérköltség? Szeretnénk létni a belső és az igényelt külső munkaerő jövő havi együttes költségét is?
A tervezett bérköltségek kimutatására, bázis évvel összehasonlító elemzésére is lehetőséget biztosít a program, így kimutatható a beosztástervezésben megadott munkaidőadatok alapján a belső illetve külső munkavállalók teljes költsége.

Ezzel még a bérszámfejtést megelőzően előre lehet kalkulálni a kifizetendő béreket és azok járulékos költségeit. Természetesen ez a funkció nem tartalmazhatja a bérszámfejtés tényszerű pontosságát, hiszen a számfejtett értékek ott jelenhetnek meg, de pl. a külső munkaerő tervezett igénylése esetén az előzetes kalkulációk jelentősége nélkülözhetetlen a döntéselőkészítésben.

További információ a PIRAMIS™ Beosztás- és szabadságtervezés, tény munkaidő adatrögzítés megoldásról: www.lsoft.hu

Tomkó Gyöngyvér, Aleva István
L-SOFT Kft.
www.lsoft.hu