Megjelent: 20 éve

Milyen a hatékony eszmecsere? A vállalati meetingről

Valahol kaotikus vitába torkollik, máshol az unalomtól elalszanak a résztvevők. A két véglet jelzi: nem könnyű hatékony vállalati megbeszélést, vagy ahogy mostanság egyre többen mondják meetinget tartani. A sikeres értekezlet vezetéséről, szervezéséről kérdeztük Szatmáriné dr. Balogh Máriát, vezetőképzéssel és szervezetfejlesztéssel foglalkozó szakértőt.


Meeting. Angol szó, találkozást, gyűlést, összejövetelt, értekezletet jelent. Tíz évvel ezelőtt alig-alig használták Magyarországon, ám mostanra már nem csupán a multinacionális vállalatoknál gyakori a szó kiejtése, hanem a magyar kis- és középvállalatoknál is gyorsan terjed. Hogy miért használják az idegen szót, ha magyar megfelelője is van? A multiknál a vállalati kommunikáció nyelve - az angol - állhat a háttérben, máshol már presztízsokok, a fontosság növelése, a divat is szerepet játszik. Persze akár meetingnek, akár megbeszélésnek nevezzük az eseményt, a siker főképpen a felkészüléstől, a vezetői magatartástól, a résztvevők hozzáállásától és teljesítményétől függ.

Kulcs: alapos felkészülés

"Megyek meetingre, alszom egy fél órát", sokan hallottak már ilyen vagy ehhez hasonló mondatokat egy-egy vállalati megbeszélés előtt. Nem kizárható, hogy a munkatársak érdektelenségének és motiválatlanságának a negatív hozzáállás az oka, viszont sok esetben a valódi problémát a meetinget összehívó főnök vagy középvezető felkészületlensége okozza. "Az a tapasztalatom, hogy sok vezetőnek nincs ideje felkészülni a napi hajtás közepette, pedig fontos az alapos ráhangolódás", mondja Szatmáriné dr. Balogh Mária, a Convictus Szervezetfejlesztő és Vezetőképző igazgatója.

Hatékony vita: maximum 12 részvevővel

"A meeting előtt ajánlatos a megbeszélés céljáról, témájáról, struktúrájáról, az egyes részekre szánt időtartamról tájékoztató anyagot összeállítani és azt a résztvevőknek odaadni, hogy már kész ötletekkel, gondolatokkal érkezzenek", jegyzi meg a vezetőképzéssel foglalkozó szakember.

A munka hatékonysága a meeting céljától is függ. Ha tájékoztatás a cél, akkor nagy jelentősége nincs a csoportlétszámnak, egy téma alapos megvitatása esetén azonban a tapasztalatok alapján 8-12 fő az ideális csoportlétszám. Ha egy tucat munkatársnál több van jelen, már nagy az elhallgatók száma.

Feladatkiosztás, beszámoltatás

A meeting lehet tájékoztatás, beszámolás, beszámoltatás, kölcsönös vita. A meetingek alatt kialakulnak rejtett szabályok, a kommunikáció rendje, az érkezés sorrendje. "Aki első alkalommal érkezik megbeszélésre, érdeklődjön a vezetőtől, munkatársaktól a megszólalási szabályokról. Lehetőleg több forrásból, nehogy egy kollégája megvezesse őt...", tanácsolja Szatmáriné dr. Balogh Mária.

"A hatékony munka érdekében a meeting vezetőinek egy-egy témakör lezárásakor tisztáznia kell a részmegállapodást, illetve azt, hogy ki, kivel, mit, mikorra készít el és hogyan számol be erről. Érdemes emlékeztető anyagot készíteni a meetingről, mely a megállapodások tartalmazza", tanácsolja a szakértő.

Kevesen ismerik a csoportfolyamatokat

A munkahelyi megbeszélés eredményessége a szakmai és szervezési felkészülésen kívül jelentős mértékben a vezető helyzetfelmérésétől, vitavezetési képességétől, a munkatársakkal való bánásmódjától, szociális kompetenciájától függ. "A meetingen a konkrét megoldandó feladatok szintjén kívül jelen van még egy réteg: a folyamatszint, más néven csoportdinamika. A legtöbb vezető szakmailag kikezdhetetlen, viszont kevés vezetőnek vannak ismeretei a csoportfolyamatokról, a csoportfejlődésről", jegyzi meg Szatmáriné dr. Balogh Mária.

Egy vita levezetőjének tudni kell fékezni a fontoskodókat, kihozni az örökké hallgatóból az ötletet, kerülni a személyeskedést. A tanácsadó szerint a meeting-vezetés folyamatszintje is tanulható, nagyobb eséllyel azonban azok fejlődnek, akik érzékenyebbek a társas kapcsolatokra. A vezetők számára speciálisan kialakított tréningek állnak rendelkezésre, ahol gyakorolhatják az értekezletvezetés moderálását, a játszmák kezelését illetve megakadályozását.

Ajánlatos a döntést megbeszélni

Vezetési felfogástól függ a döntés meghozatalának a körülménye. Valaki úgy jön a meetingre, hogy már döntött, csak be akarja adagolni. Máskor a főnök több információt kér a megbeszélésen, majd szintén maga dönt. Újabb szint, amikor bevonja munkatársait a döntési folyamatba, és az is előfordulhat, hogy egy résztémában kiadja a döntési jogot.

"Érdemes a munkatársakat bevonni a döntési folyamat valamely szintjébe, hogy érezzék, fontos a közreműködésük, és a munkatársak többféle nézőpontjának hasznosítása is értéket teremthet. Sok esetben milliókat lehet megtakarítani egy, az adatokat alaposan elemző vita utáni döntéssel", mondja Szatmáriné dr. Balogh Mária, majd hozzáteszi, hogy túl sok, a téma által nem vagy alig érintett beosztott bevonása sem célszerű.

Persze más a helyzet akkor, ha gyorsan kell dönteni, mert a döntés elhalasztásával, a döntési folyamat elhúzásával nagyobb kár keletkezik. Ilyenkor a felelős vezető egyszemélyi döntése, vagy szűk kör bevonása lehet inkább a célravezető.

A vezető mint egyensúlyozó zsonglőr

Hatékony és eredményes meetinget tartani nem egyszerű. A parttalan, kaotikus vita és a monológba torkolló előadás között kell megtalálni azt a mezsgyét, melyen előrébb lehet haladni. Ebben a meeting vezetőjének, a különböző munkatárstípusok között felelősségteljesen egyensúlyozó zsonglőrnek jut a kulcsszerep, aki tudja kezelni az emberek közötti viszonyokat.


Karácsony Zoltán, 2002.10.12.
  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI?info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is!info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Ittasan dolgozó buszsofőr ellen mondták ki az ítéletet

Nem jogerősen egy év felfüggesztett szabadságvesztésre ítélt az Egri Járásbíróság egy ittasan dolgozó buszsofőrt Egerben - közölte a Heves... Teljes cikk

Autószerelő drogdíler ellen emeltek vádat, aki műhelyében árulta a kábítószert

A Bács-Kiskun Vármegyei Főügyészség jelentős mennyiségű kábítószerre elkövetett kábítószer-kereskedelem, új pszichoaktív anyaggal... Teljes cikk

Ajándékötletek nyugdíjba készülő kollégáknak

Ha egy olyan kollégánk vonul nyugdíjba, aki különösen kedves számunkra, természetes hogy szeretnénk őt meglepni valamivel. De mi lehet a megfelelő... Teljes cikk

Kapcsolódó hírek