kapubanner for mobile
Szerző: Vámos Éva
Megjelent: 11 éve

A bér és munkaügyi adminisztráció automatizálásának kérdései

A HR szakmának lépést kell tartani az adó-, a járulék, a munkaügyi szabályok gyorsuló módosulásával, másképp kell elkészíteni a bevallásokat, a nyilatkozatokat, szolgáltatni a tájékoztató adatokat a hatóságoknak, mint korábban. Nagyon sok múlik azon, mely cég, milyen programot használ, és azokat a szolgáltatók a felhasználók számára időben frissítik-e.

images

images

Ha valaki több évtizede megszokta, hogyan végzi a munkáját, elég nehezen viseli a változásokat. Az nem állítható, hogy a HR szakma összességében alig változott volna az elmúlt húsz évben. Akik ezt a mesterséget űzik, azoknak lépést kell tartani az adó-, a járulék, a munkaügyi szabályok gyorsuló módosulásával, másképp kell elkészíteni a bevallásokat, a nyilatkozatokat, szolgáltatni a tájékoztató adatokat a hatóságoknak, mint korábban. Terjed az elektronikus bevallás, a számítógépes adatszolgáltatás, jelentős adatbázisokat kell kezelni a cégeknél, és ezek igénylik a XXI. század vívmányait, amelyek mind szélesebb körben rendelkezésre is állnak. Közben azonban hivatalokban és a vállalkozásoknál egyaránt - nem kevés helyen - tovább él a XX. század. A megszokás, a korábbi bevált módszerekhez a ragaszkodás természetes, de nem mindig kifizetődő.

"Az egész szakmában nagy a bizonytalanság. Van ahol az is nehézségeket okoz, hogyan használják a számítógépes egeret, miként kell elküldeni egy elektronikus levelet, miként kell a csatolmányokat kezelni, és ha mindezt mégis megtanulták, a bonyolultabb műveleteknél, például programok letöltése, telepítése és egyéb feladatok terén továbbra is elkél a külső segítség. (A terjedő elektronikus bevallás miatt mindez megkerülhetetlen). Az sem egyedi eset, hogy a béreket, adót, a fizetendő járulékokat kiszámolják papíron, aztán lefuttatják a számítógépen is, hogy ellenőrizzék a munkát. (Valószínűleg eredetileg nem azért vették a rendszert, hogy az csak ellenőrzésre szolgáljon.) De a bizonytalanság ott sem kisebb, ahol ilyen alapvető technikai gondok nem nehezítik a munkát. A cégek többsége használ valamilyen programot a bér és munkaügyi feladatokra.
A Laurel Cégcsoport 200 főt foglalkoztató holding, a hazai kereskedelmi szektor egyik legnagyobb megoldásszállítója, országszerte több mint 12 ezer végponton működnek eszközei. A cégcsoport újabban Kelet-Európában, valamint az Egyesült Államokban terjeszkedik.
Ezek használhatósága között is jelentősek az eltérések. A váltás, a megszokott lecserélése újabbra, fejlettebbre esetükben sem megy könnyen, mivel a régit már jól ismerik, az új pedig bizonytalan, meg kell ismerni, ami időbe telik, és fáradsággal jár" - beszél tapasztalatairól Takács Istvánné, a Laurel Cégcsoporthoz tartozó ProgAdat Kft. üzletágvezetője.

Felkészülni a várható váratlanra

Tapasztalatok pedig akadnak bőven. A cég, amely HR programrendszerek fejlesztésévével foglalkozik közepes és nagyvállalatok számára, nem új szereplője az üzletágnak, 1987 óta vannak jelen a szakmában. Azóta több száz ügyféllel kerültek kapcsolatban, nyújtanak folyamatosan segítséget, és közben sokasodnak a tapasztalatok is. Arra törekednek, hogy a HR-esek számára lehetőleg minél szélesebb körben automatizálják a folyamatokat, az adminisztráció egyre inkább gépi feladat legyen, és így több idő jusson az értékesebb tevékenységekre.

Takács Istvánné szerint a bizonytalanság, kicsit leegyszerűsítve két tényezőre vezethető vissza. Az egyik technikai jellegű, az itteni változásokból fakad, a másik a felgyorsult jogszabályalkotás következménye. Ez utóbbiak közé nemcsak az tartozik, hogy manapság lényegesen rövidebb idő alatt születnek a magasabb szintű jogszabályok, hanem az is, amikor az illetékes hatóság a bevallási határidő előtt egy-két nappal alakítja át valamilyen okból a bevallásra szolgáló nyomtatványt. Mindez időnként elég furcsa helyzeteket teremt. Nagyon sok múlik azon, mely cég, milyen programot használ, és azokat a szolgáltatók a felhasználók számára időben frissítik-e. Kellő felkészültség esetén még az ilyen váratlan váltás sem okoz komoly fennakadást, míg ellenkező esetben a legegyszerűbb bevallási módosulás is több órás, vagy napos pluszmunkát eredményez, nem beszélve az idegeskedésről és az esetleges hatósági büntetésről, ha mégsem készültek el időben. A szoftverfrissítés a programozók számára folyamatos feladat. Ehhez persze naponta böngészni kell az érintett hatóságok honlapjait, figyelni a jogszabályokat. Kisebb apparátus esetén (1-2 személyes, ún. garázscégek) ilyen jellegű naprakészség aligha várható el a HR-es részlegektől. Még akkor sem, ha a jogszabályok átfogó ismerete, az összefüggések megfelelő értelmezése alapkövetelmény számukra. Ezt semmilyen számítógépes programmal nem lehet megspórolni, de azt igen, hogy a változásokat az adminisztrációban, a számításokban, a bevallásokban saját erőből kelljen átvezetni - fejti ki a vezető.

Elektronikusan sem könnyű

A kormányok - nemcsak a jelenlegi, a korábbiak is - az elektronikus bevallás terjesztésétől a vállalati adminisztráció számottevő csökkentését várták és várják. Ez az út mindenképpen követendő, de az áttörés, vagy a várt csoda mindezidáig elmaradt. Ez nem azt jelenti, hogy az elektronizálást abba kellene hagyni, a világ ugyanis ez irányba megy. De az a jótékony hatás, amit ettől minden szereplő remél, még alig érzékelhető. Az adóhivatal úttörője és fő kezdeményezője ennek a folyamatnak, nem csupán adminisztráció-csökkentési szempontokat szem előtt tartva. Az ellenőrzés hatékonyságának folyamatos növekedésére számítanak. De ma már ez más hivatalokban is, szinte mindenütt általános követelménnyé vált. Persze a felkészültség területenként és hivatalonként eltérő.

Az elektronikus bevallási rendszer még korántsem olyan kiforrott, mint ahogy azt várnánk - hangsúlyozza Takács Istvánné, hozzátéve, ezt is nehezítik a gyakori jogszabályi változások. Úgy gondolja, az jó, ha különböző foglalkoztatási kedvezményeket kapnak a cégek, az már kevésbé (legalábbis az adminisztráció szempontjából), ha ez évközben történik, ráadásul több lépésben. "Egyébként is szinte minden évben gyakorlatilag új programot kell készíteni (és persze használatba venni), mert olyan jelentősek az esztendő indulásakor az adó, a járulék, a munkaügyi, a foglalkoztatási szabályok változtatásai. Ezt színesítik a váratlan évközi módosítások, amelyek a hatóságoknak, a cégeknek és nekünk is új feladatot okoznak, jelentős költségráfordítással, hiszen minden változtatás munkát és költséget is jelent egyben a felhasználó számára is. Ezt a költséget a cégek nem tudják átterhelni az ügyfelekre a jelenlegi gazdasági helyzetben. Jellemző erre a helyzetre, hogy amikor HR-es szakembereknek - ingyenes - szakmai konzultációt szerveztünk a legfrissebb jogszabályi változásokról és az azokból adódó gyakorlati tennivalókról, a várthoz képest több mint háromszor annyian jöttek el. Pedig szép számmal vannak konferenciák, tanfolyamok, de ezeken többnyire az általánosság szintjén hangzanak el a hasznos ismeretek. A személyre szabott kérdések konkrétak, részletekbe menőek, ezekre a tanfolyamszervező cégeknek esetében sokszor nincs lehetőségük. Nem elhanyagolható a tanfolyami költség sem, amelyet sok társaság nem tud, vagy nem akar megfizetni."

Mit válasszak?

Nem kevés cég van jelen a piacon, sokan kínálnak különböző programokat bérszámfejtésre, tb-elszámolásra, munkaügyi feldolgozásra. Vannak egyediek és integráltak. Integrált programcsaládok is szép számmal akadnak, ez a jövő. A leírásokat, ajánlókat olvasva elég nehéz eligazodni, és valószínű még nehezebb választani. Általában az ár nem elhanyagolható szempont, de a választásnál érdemes azért egyéb tényezőket is figyelembe venni. Hogy melyeket?

Takács Istvánné szerint a legegyszerűbbek a dobozos szoftverek. Talán ott, ahol csak néhány embert alkalmaznak, ez is segítség. Megveszik, letöltik, aztán használják is, ahogy tudják. Vagy van szoftverfrissítés, vagy nincs, jogszabályváltozás esetén nem garantált a program megfelelő működése. Ezeknél a szoftvereknél nincs help desk szolgáltatás, tehát mindenki csinálja úgy, ahogy tudja.

Nagyobb cégeknél bonyolultabb, időigényesebb és persze kockázatosabb a megfelelő program, vagy programrendszer kiválasztása. Ezt hivatottak megkönnyíteni a demóprogramok, amelyek általános vállalati szituációkat modelleznek, feladatuk a programismertetés mellett, hogy azzal a marketingesek elcsábítsák a leendő vevőket. Ez sokszor sikerül is. Más azonban a demó által feltételezett és bemutatott helyzet, munkamenet, és más a mindennapi gyakorlat. Használatbavételkor ebből sok probléma származhat. Nem lehet tökéletes, hiszen nem lett a vevőre szabva. Pedig ezt nem szabad megspórolni. Ezért célravezetőbb például egy bemutató. Ilyenkor lehetőség nyílik a cég sajátosságainak a megismerésére és a program specializálására. Ez persze már egy együttműködés kezdete. Ezért már a kiválasztásnál alapvető a cégnél dolgozó HR-esek aktív közreműködése. Még akkor is, ha esetenként - akadnak azért ilyen tapasztalatok is - úgy gondolják, felesleges lecserélni a régit, ez nekik csak több munkát, több vesződséget jelent, sok haszna nem lesz. Rossz választás, nem megfelelő együttműködés esetén ez könnyen így is lehet. Éppúgy későbbi komoly gondok forrása lehet, ha a programokat értékesítő cégeknél az eladást csak marketingfeladatnak tekintik és nem szakmainak, vagy amikor a vásárlásnál a HR-esek feje felett, alapvetően a kihagyásukkal születik a döntés és a vételnél az ár válik a legfontosabb szemponttá. Megnéznek néhány demót, és amelyek legjobban tetszettek, azok közül az olcsóbbat kiválasztják. Fontos, hogy a programválasztás alapvetően szakmai folyamat legyen, ez a HR-esek bevonása, érdemi együttműködése nélkül aligha sikerülhet, még ha a döntést többnyire magasabb szinten hozzák és az ár sem mindegy.

Ami fontos a választásnál

Kétségtelenül a cégek jelentős része kényszerhelyzetben van. A piac, ahol meg szeretnének élni, beszűkült. Különösen igaz ez belföldön, de az Európai Unió egészére is még mindig a recesszió a jellemző. Nagy felfutás sehol sincs. Vagyis ha a bevétel nem nagyon növelhető, a költségek visszafogása megkerülhetetlen.

A jobb szolgáltatás általában drágább - szögezi le a ProgAdat Kft. üzletágvezetője. De nem mindig az az olcsóbb, aminek alacsonyabb az ára. A szakember szerint egyáltalán nem mindegy, hogy a megvásárolt és használni kívánt bér, járulék, munkaügyi programhoz milyen jellegű folyamatos szolgáltatást ad a fejlesztőcég. Van, amikor ez kimerül számítástechnikai támogatásban, ami elengedhetetlen, technikai gondok esetén a használhatóság fontos feltétele. De mivel nemcsak technikai jellegűek a problémák, jelentős részük szakmai, így sokkal használhatóbb, nagyobb biztonságot ad a program, ha ahhoz szakmai támogatás is párosul. Ez alatt az állandó jogszabálykövetés, ennek megfelelő gyors programfrissítés, a változások rendszeres átvezetése, az aktuális bevallási nyomtatványok letölthetőségének biztosítása és folyamatos szakmai tanácsadás értendő. "Szinte minden partnerünk - akivel mintegy 25 éve dolgozunk együtt - megszokta, hogy bármilyen szakmai kérdésére közvetlenül és gyorsan választ kap" - emeli ki Takács Istvánné. A jelenlegi körülmények között még inkább felértékelődik a folyamatos szakmai támogatás, a rendszeres és időben elkészülő programfrissítések fontossága a kiválasztásnál, amikor egy cég ilyen fejlesztésről, beruházásról dönt.
  • 2024.03.21recruiTECH 2024 A recruiTECH elsősorban HR vezetőknek, toborzóknak, toborzási vezetőknek, employer branding specialistáknak és learning & development szakembereknek szól, akik napi szinten küzdenek a toborzási céljaikért a munkaerőpiacon, akik keresik az új megoldásokat, melyek segítségével hatékonyabbá tehetik vállalatuk tevékenységét.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.03.26Műegyetemi Állásbörze A Műegyetemi Állásbörze Budapest legnagyobb és legrangosabb álláskereső rendezvénye. 1995 óta képez hidat a munkaadók és potenciális munkavállalóik között. Rendezvényről rendezvényre több újítással, színesebb programokkal, felméréssel és számos csatornával is találkozhatnak az érdeklődők.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.03.27Átfogó projektmenedzsment képzés IPMA és PMI alapokon Klasszikus projektmenedzsment képzés - átfogó, gyakorlati program, egyéni mentorálással.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Az üzleti hallgatók készen állnak a mesterséges intelligencia munkahelyi használatára

A brit gazdasági szakos hallgatók szerint az ügyfélszolgálati munkakörökre lesz a legnagyobb hatással a mesterséges intelligencia - derül ki egy... Teljes cikk

Iskolapadba ültetheti a vezetőket a mesterséges intelligencia forradalma

A generatív mesterséges intelligencia forradalmasítja a bankvilágot és új lehetőségek sokasága nyílik meg a pénzintézetek és ügyfeleik előtt.... Teljes cikk

Pánik és potenciál: Mit tanultak a dolgozók a mesterséges intelligenciáról 2023-ban?

A mesterséges intelligencia eddig is jelentős hatással volt a munkánkra, és a jövőben is komoly változásokat eredményezhet. Lássuk, milyen... Teljes cikk