A sikeres HR-kommunikáció titka

Kommunikáció nélkül nem működik egy szervezet, vagy legalábbis nem jól. A különböző, dolgozói elégedettséget mérő versenyeken is azok a cégek érnek el kimagasló eredményeket, ahol a munkatársak azt érzik, bevonják őket a döntési folyamatokba, kikérik és meghallgatják véleményüket, elmondhatják panaszaikat, problémáikat. Vagyis beszélgetnek, kommunikálnak velük. Mégis mi ebben olyan nehéz, hogy sok vállalatnál elkerülik egymást az információk, nincs érdemi párbeszéd két osztály között, a vállalati terveket homály fedi a dolgozók előtt?

Vállalati kommunikáció - nem egy ördöngösség

A szervezeti kommunikáció feladata, hogy tudatosítsa az emberekben, merre tart a vállalat, tájékoztassa a dolgozókat a szervezetet befolyásoló főbb kérdésekről, biztosítsa a munkatársak számára a szükséges információkat, tájékoztassa őket arról, mit várnak el tőlük, tárja fel a munkatársak ötleteit és véleményeit. A közelmúltban megrendezett Personal Hungary Emberierőforrás-menedzsment Szakkiállítás kerekasztal-beszélgetésén résztvevő HR szakemberek szerint a vállalati kommunikáció nem nagy varázslat. Legyen szó formális, vagy informális beszélgetésről, az a lényeg, hogy elérje a célját. A MOL olajipari vállalatnál például arra törekszenek, hogy minél több csatornán eljusson az üzenet a dolgozókhoz: belső hírlevelekben, vállalati újságon keresztül tájékoztatják őket a cég életének legfontosabb lépéseiről. Emellett minden évben, a vállalat több vidéki kirendeltségén is rendeznek dolgozói fórumokat.

Ehhez hasonló az SAP hazai leányvállalatánál működő negyedéves vezetői beszámoló, amikor a dolgozóknak tartanak egységes tájékoztatást a vállalat életének főbb csomópontjairól. Bár a cégben gyakori az e-mailes kommunikáció, Ablonczy Balázs ügyvezető jobban szereti, ha a kollégákkal személyesen tud beszélgetni. Mint mondta, náluk az a legfontosabb, hogy a dolgozók a szoftvercég értékeivel tisztában legyenek, ezért igyekeznek a vállalati stratégiákat megosztani a munkatársakkal, a sikereket megemlíteni, a dolgozókat értékelni.

A körlevéltől a meeting-ig

Az üzenet tartalma sokszor meghatározza, a kommunikáció mely formáját érdemes alkalmazni. Nem lényeges adatokat, információkat például különböző hirdetményeken keresztül lehet továbbítani, mivel nincs visszacsatolás és nem lehet ellenőrizni az információ értelmezését. Előnye ugyanakkor, hogy így sok embert lehet tájékoztatni, gyors, pontos információátadást tesz lehetővé.
Hasonló célokra körlevelet is küldhetünk, és általában szervezeti működéssel, eljárásokkal, szabályokkal, ügyrenddel kapcsolatos információkat is érdemes ily módon közölni.

Az értekezletek már a közvetlen kommunikációra épülnek. Itt lehetőség van az információ pontosítására, az értelmezés ellenőrzésére is. Gyors, pontos, hatékony kommunikációt tesz lehetővé, ráadásul az egész folyamat vezetői irányítás és kontroll alatt történik. Az értekezlet kiváló módszer akkor, ha összetett és bonyolult kérdések megoldásáról van szó. A vezető így megismerheti beosztottjai nézeteit, érzéseit. Az értekezleteket általában előre meghatározott időközönként, rendszeresen tartják, vagy ha rendkívüli helyzet áll elő.

A kommunikáció ugyanakkor nemcsak lefelé irányulhat, hanem felfelé, a vezetői szintek irányába is. Ennek hatékony módja a dolgozói érdekképviselet, amely összegyűjti a dolgozók körében az információkat és továbbítja a vezetés felé. Az érdekképviseletek akkor működnek eredményesen, ha a kommunikációs folyamatban az információk ténylegesen megérkeznek a szervezet minden dolgozójához.

Fontos, hogy célba érjen az üzenet

Sok cégnél úgy gondolják, azzal, hogy továbbították az információt, eleget is tettek a vállalati kommunikáció feladatának. Ezzel azonban hibát követnek el, hiszen ahhoz, hogy valódi kommunikáció jöjjön létre, a másik félnek át kell vennie az információt, és az üzenetet meg kell értenie. Ehhez a kommunikáció minden lehetséges eszközét be kell vetni. A küldő célja, hogy valamilyen információt úgy adjon át, hogy a fogadó értelmezze a közlését, ezáltal erősítse saját döntését, elhatározását. Az üzenet vevőjének visszajelzést kell adnia erről a közléséről. A kommunikációnak ugyanis arra kell ösztönöznie az embereket, hogy egymás között kicseréljék nézeteiket. Ahhoz, hogy ez pontos legyen, törekedni kell arra, hogy az üzenetet érthetően, pontosan, gyorsan és torzításmentesen fogalmazzuk meg és továbbítsuk.

A hivatalos kommunikáció általában a kis szervezeteknél hatékony, mivel itt nincsenek vagy csak kevés a hierarchiák száma, így sokszor közvetlen a kommunikáció és így kisebb az információtorzulás eshetősége is.

Hasznos az informális beszélgetés

Ablonczy Balázs szerint ugyanakkor fontos, hogy legyen lehetőség nem hivatalos beszélgetésekre is, amikor egy vagy több szervezeti tag, vezető között nem tudatosan és szervezetten zajlik a kommunikáció. Bár általában a magasabb beosztású vezető kezdeményezi, a beosztott is indítványozhatja. - A beszélgetés ilyenkor legyen kötetlen, mert csak így számíthatunk őszinte, önkéntes véleményekre. Fel kell oldani azokat az akadályokat, amelyek feszélyezhetik a beszélgetést, figyelni kell arra, hogy ne érződjön a státuszbeli különbség, és hogy ne legyen erőltetett a kommunikáció - emelte ki az SAP ügyvezetője.

Az ilyen beszélgetések nagy előnye, hogy a beosztottakban a beavatottság érzését váltja ki, ami javítja elkötelezettségüket. Az informális kommunikáció azért is hasznos, mert segítségével a vezető olyan információkhoz juthat, amelyekhez egyébként nem nagyon férne hozzá, másfelől a vezető is eljuttathat olyan üzeneteket, amelyeket csak körülményesen tudna átadni.

Kommunikáció - a HR minden szintjén

A kommunikáció már a felvételi eljárás során meghatározó, hiszen a munkavállalót pontosan tájékoztatni kell arról, milyen munkakörben fog dolgozni, milyen elvárásaink vannak vele szemben, kivel fog dolgozni, milyen munkarendben. Kölcsönösen tisztázni kell az igényeket, elvárásokat, megfelelünk-e egymásnak. Amennyiben igen, akkor az orientáció folyamatában is elengedhetetlen a dolgozó navigálása, hogy mihamarabb beilleszkedjen. Segíteni kell a kezdeti időszakban, de akkor is, ha netán megválunk tőle. Elbocsátások esetén is elengedhetetlen a helyes kommunikáció. A cég dolgozóinak ugyanis meg kell érteniük, mi vezetett el eddig a döntésig és mit próbált meg a vezetőség, mielőtt az leépítéshez folyamodott. Meg kell nyugtatni az embereket, hogy aki ott marad, biztonságban tudhatja állását.

Kiirthatatlan pletykák - nem biztos, hogy ártanak

A pletykálkodást - ami a kommunikáció egyik formája - nem lehet kiirtani a vállalatok életéből - vélekedtek egybehangzóan a szakemberek. A pletyka önmagában még nem probléma, gond csak akkor van, ha valakit kibeszélnek a háta mögött és amit terjesztenek róla, az nem igaz - mondta Ablonczy Balázs, aki ugyanakkor megjegyezte: ha van elég munka és feladat, kevesebb idő jut pletykálkodásra.

A pletyka egyébként sokszor inkább segít, mintsem árt: például akkor, ha informáljuk az újonnan belépő munkavállalókat olyan tényekről, amelyek által behatóbban megismerhetik a céget, a leendő kollégákat, azok szokásait, jellemzőit. Jóllehet a pletyka leggyakrabban egy harmadik személyre irányul két ember közötti beszélgetés közben, a két fél sok mindent megtud egymásról is. A pletyka akkor is hatékony, ha elrontottunk valamit és emiatt másoknak panaszkodnunk, mivel ekkor rendszerint bátorítást kapunk a kollégáktól.