Megjelent: 5 éve

Így segíti a munkát Excel automatizálása

Az Excel automatizálási lehetőségekkel segíti a mindennapi munkát. Alkalmazható minden olyan gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. Tatai István szakértő írása.

A modern vállalatirányítási rendszerek korát éljük, mégis minden vállalkozás használ Excel táblákat. Valljuk be őszintén; ezek a táblák az idő előrehaladtával egyre sokasodnak és bonyolódnak. De mi ennek az oka és mit tehetünk ellene? Az oka a vállalatirányítási rendszerek sajátossága: a stabilitás és a robusztusság. Ez a sajátosság azonban hátrányára válik, amint valamilyen változás áll be a rögzített, leprogramozott folyamathoz képest. Ez lehet akár törvényi változás, vevői igénymódosulás vagy az üzleti folyamat módosulása. Ezen változások leprogramozását a vállaltirányítási rendszereken belül csak hosszú átfutási idővel, jelentős idő és pénz ráfordításával tudják megoldani.

Ilyenkor születnek sorra azok a bizonyos Excel táblák, és kezdik önálló életüket élni a vállalkozás szervereinek rejtett zugaiban. Ezek a táblák átjárást (interfészt) biztosítanak az új követelmények és a meglévő rendszer között, így biztosítják, hogy ne kelljen a vállalatirányítási vagy könyvelési rendszert módosítani.

Nézzünk egy aktuális, egyszerű példát: egy könyveléssel foglalkozó cég részére a megbízó megállapodás szerint leadja órás bontásban a dolgozók munkaidő-adatait, a hiányzásokat és a túlórát pedig az alábbi kódokkal jelölik: B (beteg), Ig (igazolatlan), To (túlóra). Ezeket a könyvelőprogram beolvassa és elkészíti a megfelelő elszámolást - így minden rendben van.
Egészen addig, amíg a megbízó cég nem vásárol egy újabb programot, amely a fenti esetekben más kódokat használ (pl. Bet., Igaz., Túl.), és az időadatok sem egész- vagy negyedórákban, hanem percekre bontva érkeznek meg, ráadásul úgy, hogy minden dolgozó külön munkalapon van, nem pedig egy táblában. Na, ilyenkor baj van.

A hirtelen megoldás az szokott lenni, hogy a könyvelők kézzel nekiállnak, cserélgetik a kódokat, másolgatják az adatokat, átalakítják az új formátumot valahogyan a korábbira. Ez rendkívül időigényes megoldás, és a hibázás lehetősége is igen magas. Egy ilyen táblázat átformálása a régi formátumra könnyen felemésztheti egy kolléga rengeteg munkaóráját. Ezekben az esetekben lehet kiváló megoldás az Excel automatizálása, programozása.

Fenti példánkban a programozás elvégzéséhez szükséges egyrészt az a táblázatformátum, ami a megbízótól érkezik, másrészt az a táblázatformátum, amely a könyvelő program számára szükséges, továbbá az a szabályrendszer, ami szerint az átalakítást el kell végezni.

Idézett példánkban a szabályok és tevékenységek tehát főbb vonalakban a következők lesznek:

- össze kell gyűjteni az időadatokat a különböző munkalapokról egy összesítő lapra
- konvertálni kell az időadatokat
- konvertálni kell a kódokat
- összegzéseket és ellenőrzéseket kell végezni a táblázatokon

Ezek időigénye egy egyedileg, a probléma célzott megoldására készített Excel program segítségével kevesebb mint 5 perc - szemben a kolléga számtalan ráfordított munkaórájával.

Így segít az Excel a munkában



Az Excel további automatizálási lehetőségekkel is segíti egy cég dolgozóinak mindennapi munkáját:

- adatrögzítés ellenőrzése bevitelkor, cellaszinten és összefüggések szerint
(pl. nem elfogadott időformátum, intervallumon kívüli adat, érkezésnél korábbi távozás esetén hibajelzést ad)
- csak listából választható adat engedélyezése (a lista igény szerint bővíthető)
- munkaidőadatok összegyűjtése, rendezése, túlóraszámítás, juttatások számítása
- képzési naptár automatizálása figyelmeztetésekkel
- több táblázat egyesítése vagy egy táblázat adatainak szétosztása több munkalapra vagy több file-ba
- meglévő táblázat módosítása utáni automatikus újraképletezés
- listák összehasonlítása, eltérések keresése stb.

Az Excel automatizálását minden olyan, gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra lehet alkalmazni, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. A program készítése egy egyszeri befektetés, amelynek megtérülési ideje mindössze néhány hónap.


Tatai István
Excel Expert

A témában bővebb ismeretek szerezhetők az Excel Expert HR Blogján.
  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI?info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is!info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Az üzleti hallgatók készen állnak a mesterséges intelligencia munkahelyi használatára

A brit gazdasági szakos hallgatók szerint az ügyfélszolgálati munkakörökre lesz a legnagyobb hatással a mesterséges intelligencia - derül ki egy... Teljes cikk

Iskolapadba ültetheti a vezetőket a mesterséges intelligencia forradalma

A generatív mesterséges intelligencia forradalmasítja a bankvilágot és új lehetőségek sokasága nyílik meg a pénzintézetek és ügyfeleik előtt.... Teljes cikk

Pánik és potenciál: Mit tanultak a dolgozók a mesterséges intelligenciáról 2023-ban?

A mesterséges intelligencia eddig is jelentős hatással volt a munkánkra, és a jövőben is komoly változásokat eredményezhet. Lássuk, milyen... Teljes cikk