Bérszámfejtés outsourcing - mikor, miért, mit és kinek?

A pandémia most még inkább rákényszerít minket arra, hogy újra és újra feltegyük ezt a kérdést, a megválaszolásához pedig most összeállítottunk egy olyan útmutatót, amely minden lehetséges oldalról körbejárja a témát.

Mikor érdemes kiszervezni a bérszámfejtést?

Ez nagyon sok tényezőtől függ, például az alkalmazottak számától, vagy attól, hogy van-e kapacitás saját bérszámfejtőt foglalkoztatni. A legtöbb kis- vagy középvállalkozás számára nem éri meg saját bérszámfejtőt alkalmazni a humánerőforrás és az infrastruktúra viszonylag magas költségei miatt. Ha viszont az az eset áll fent, hogy teljes vagy részmunkaidős bérszámfejtője van a vállalkozásnak, mindig fenn áll a rizikója, hogy valami miatt nem tud dolgozni: szabadságra megy, megbetegszik, a gyermeke betegszik meg, elkapja a koronavírust, karanténba kerül, esetleg felmond - és akkor máris nincs bérszámfejtés. A béreket pedig muszáj minden tárgyhónapot követő hónap 10-éig kifizetni a Munka Törvénykönyve szerint. Már egy ilyen helyzetben is szóba jöhet a kiszervezés, hiszen kérhetünk készenléti szolgáltatást vagy időszakos megbízást is, amelyre érdemes akár a kiszervezés próbájaként tekinteni.

Miért szervezzük ki a bérszámfejtést?

A tb- és bérszámfejtés különösen alkalmas outsourcingra, mivel a cég tevékenységétől függetlenül működik - ez igaz a kkv szektor és a nagyvállalatok esetében is. A cégek elsődlegesen az alábbi okok miatt szokták kiszervezni a bérszámfejtést:

• Költségcsökkentés: a vállalkozás egy állandó szolgáltatásért fizet, és nem kell irodát, számítógépet biztosítania, nem kell megvennie a költséges bérszámfejtő szoftvert, valamint a bérszámfejtő bére, oktatásának költségei sem a céget terhelik.
  
• Szakértelem: a szolgáltató folyamatosan képben van a törvényi változásokkal, szükséges nyomtatványokkal, bevallási szabályokkal, határidőkkel kapcsolatban, és a szükséges változtatásokat időben átülteti a gyakorlatba.
  
• Hibák és büntetések elkerülése: a szolgáltatónál többszintű ellenőrzés van, ami olyan kontrollt jelent, amit egyértelmű biztosítékot ad a munka minőségére, valamint a felelősségbiztosítás is garantálja, hogy a megrendelő ne szenvedjen kárt semmilyen területen és a felmerülő költségek se őt terheljék.
  

Mely bérszámfejtés funkciókat érdemes kiszervezni?

A HR outsourcing egyre elterjedtebb stratégiai elem már a hazai vállalatok életében is. Hogy egyes cégek mely tevékenységeket szervezik ki, sok mindentől függhet. Van, aki a teljes HR adminisztrációt, van, aki csak annak bizonyos részeit adja külső szolgáltató kezébe. A bérszámfejtésen belül általában az alábbi funkciókat szokták kiszervezni:

• Levonások teljes körű kezelése.
  
• Fizetési jegyzékek, aláíró listák készítése, utalandó adók és járulékok listájának elkészítése
  
• Adatszolgáltatások, bevallások elkészítése
  
• Az ellátásokkal kapcsolatos főkönyvi feladás készítése.
  

Mit nyerünk a bérszámfejtés kiszervezésével?

A bérügyi feladatok ellátása az egyik legszenzitívebb és legtöbb figyelmet igénylő feladat, hiszen egy apró hiba képes akár azonnal ellenszenvet kiváltani egy munkatársból. Az interneten fellelhető ingyenes kalkulációs programokkal ma már egészen egyszerűen ki lehet számolni egy nettó bért és biztos nem mondunk újat azzal, hogy a munkatársak egyetlen óra 30%-os műszakpótlék lemaradását is azonnal kiszúrják. A munkatársak és a cég közti bizalom elengedhetetlen a sikeres működésben, a bérszámfejtés szenzitív jellege miatt ez az egyik legkockázatosabb terület, ahol nem lehet hibázni, ezért fontos profikra bízni.

Milyen hátrányai lehetnek a bérszámfejtés kiszervezésének?

A bérszámfejtés kiszervezésének hátrányai többnyire abból fakadnak, ha rossz szolgáltatót választunk, hiszen fontos körültekintően eljárni, kinek adjuk ki munkavállalóink adatait.

Hogyan válasszunk szolgáltatót?

A megfelelő szolgáltató kiválasztása stratégiai fontosságú feladat. Mielőtt megkezdjük a szóba jöhető szolgáltató felkutatását, határozzuk meg azokat a szempontokat, amelyeket fontosnak ítéltünk meg a kiválasztás során. Az egyik legfontosabb szempont természetesen ár, emellett azonban fontos figyelembe venni az adatbiztonsági feltételeket, továbbá hogy saját fejlesztésű szoftverrel dolgoznak-e, és hogy mennyire rugalmasan tudnak alkalmazkodni egy vállalat változó igényeihez.

Mit kérdezzünk a szolgáltatótól?

Néhány kérdést mindenképpen tegyünk fel a leendő szolgáltatónak - természetesen a nyilvánvaló kérdések mellett.

• Hogyan garantálják a munkavállalók és a bérek adatainak védelmét?
  
• Hány ügyfelük van, és mióta dolgoznak velük?
  
• Hogyan működik náluk a kapcsolattartás?
  

Amennyiben a fentiek alapján úgy érzi, hogy a bérszámfejtés kiszervezése lesz a következő helyes stratégiai lépés cége életében, a Soft Consulting Hungary Zrt. szakértő csapata várja megkeresését.

Fotó: LinkedIn Sales Navigator / Unsplash