Eljött a gépek forradalma a HR-ben

Csak találgatni lehet, mit hoz a jövő. A HR Portal mégis megpróbálta prognosztizálni még 2008-ban, milyen változáson megy keresztül a HR 2020-ra. Természetesen azt nem lehetett megjósolni, mekkora változáson megy keresztül világunk a közösségi média, a technológiai változások jóvoltából, azt tisztán látták portálunk által megszólaltatott szakemberek, hogy 2020-ra a személyzetis feladatok egy részét kiváltja a vezetők szaktudása és a számítógép. 2015-öt írunk és úgy tűnik, Dr. Benedek András és Dr. Klein Sándor nem tévedett nagyot. Hiszen számos szoftver segíti már a HR munkáját az elmúlt években lezajlott technológiai forradalom révén. Az ATS-rendszer például automatizálja a jelöltek érkeztetését, adatbázisba való rendszerezését, szűrését, a jelöltekkel való kommunikációt.

Egy új HR eszköz, új technológiák bevezetése azonban egészen új dimenzióba helyezi a kiválasztást. A felhő alapú rendszer keresi és szűri a jelölteket, méri a kívánt kompetenciákat játékosítással, időskálával ellátott, aszinkron videóinterjúval, vezetői potenciált felmérő teszttel, és online értékelést ad. Az álláskereső egészen az utolsó interjúkörig nem is találkozik személyesen a HR-essel. Ez nem a jövő, hanem a jelen.

Egyirányú (aszinkron) videóinterjú és játékosítás

Még mielőtt a HR-esek megijednének feleslegessé váló munkájuk miatt, az új alkalmazást, az Indivizio-t kifejlesztő startup cég képviselője állítja, a személyzetisek munkája csak könnyebbé válik az új technológiai eszköz révén, mert az nemcsak az adminisztrációról, szervezésről szól majd. Azt a gép elvégzi helyettük.

A rendszer ugyanis lehetővé teszi, hogy a kiválasztási lépcsőket és a workflowt a HR-es állítsa be vagy éppen kompetencia alapon újratervezze a projektet.

Nem csak a HR-esek, hanem az értékelő vezetők szempontjából is egy lényeges szempont, hogy az előszűrt pályázókból csak a legjobbakat kell behívni személyes interjúra, mivel a vezető tértől és időtől függetlenül könnyedén értékeli, és teszi rá voksát a jelöltre.

Az új megoldás működését egy innovációra törekvő cég példáján keresztül érthették meg a konferencia résztvevői. E rendszerrel az innovációs munkatársak belső toborzására, és a csapat élére kerülő vezető külső keresésére is lehetőség nyílik. A HR-es a két (csapat belső toborzással, vezető külső toborzással) kiválasztást párhuzamosan indítja el a kiválasztási lépcsők meghatározását követően. „Ide a megszokott folyamatok és a rendszer által felkínált izgalmas újdonságok (pl. videóinterjú, játékosítás) is beilleszthetők” - emelte ki Illés Kata. Utóbbira példaként az innovátorok szűrését hozta fel, akiket egy 20 perces játékkal tesztelnek. Itt a pályázók kompetenciaprofilja is kirajzolódik.

A jelöltek az adataikat többféle módon vihetik fel a rendszerbe: például úgy kitöltenek egy regisztrációs űrlapot, feltöltenek egy pdf/word formátumú pályázati anyagot, vagy beemelik a Linkedin profiljukat, de rendszerrel integrálható belső adatbázis is.

Illés Kata, a startup cég képviselője kitért a külső toborzásra, amely ezzel az eszközzel kétféleképpen történhet. Egyrészt a beépített okos kereső rendszerrel célzottan megkereshetjük a tehetséget (innovációs vezetőt) szakmai közösségi oldalakon, platformokon. Másrészt hagyományosabb utat is választhatunk az innovációs vezető kiválasztására, például állásportálokon való hirdetést. Utóbbi az értékeléshez szükséges kompetenciák meghatározásával kezdődik, melyet a beérkezett önéletrajzok, motivációs levelek alapján történő szelekció követ. A példában a következő kiválasztási lépcső a videóinterjú, mely nem azonos a skype-interjúval, vagy a jelölt által készített verzióval, mivel ez egyirányú és a kiválasztási folyamat része. A videóinterjúról a jelölt e-mailben értesül, és egy linkre kattintva indíthatja azt el, a kérdéseket pedig egy előre meghatározott időintervallumon belül kell megválaszolnia. Itt felkészültségéről, motivációjáról, és összeszedettségéről ad tanúbizonyosságot. A kiválasztás végén a jelöltek profilja kirajzolódik a mért kompetenciák alapján, így lehetőség van azokat összevetni.

A közönség soraiból érkező kérdésre reagálva Illés Kata kiemelte: a videóinterjúba a fejlesztés mostani fázisában nem lehet bekapcsolódni, vagyis nem lehet kétirányúvá tenni. Ugyanakkor a kiválasztás része lehet a telefonos interjú is, amelynek eredményeit össze lehet vetni a videóinterjún értékeltekkel, így a személyes találkozáskor egy teljesebb képet kaphatunk jelöltünkről. Bár egy videóinterjú nem könnyű műfaj, a jelöltek is profitálhatnak abból: rugalmasságot biztosít, időt spórol, és izgalmassá teszi a kiválasztást, másképp mutathatják meg magukat, és ezáltal a kiválasztás végén saját önértékelésük is magasabbra kerül - véli az eszközt kifejlesztő cég.

Nem váltja ki a HR-es szakértelmét

A konferencián elhangzott, ez az eszköz nem alkalmas egy teljes kiválasztási folyamat levezénylésére, mivel főként előszűrésre használható. Ennél fogva a HR-eseknek nincs mitől tartaniuk, hiszen számos következtetést tudnak levonni egy önéletrajzból, motivációs levélből vagy éppen a jelölt videóinterjú során nyújtott viselkedéséből. Természetesen nem az első benyomásra, az általánosításra, a szubjektív kiválasztásra kell itt gondolni, mert azok tévútra vihetik a HR-est és tehetségek eshetnek ki egy rossz benyomás, egy előítélet miatt.

Tehát miként évekkel ezelőtti cikkünkben is körüljártuk már, a humán erőforrásban nagy jelentőséget tulajdonítanak az intuíciónak, amelyet nehéz egy szoftverrel helyettesíteni. Szakemberek azonban már akkor megfogalmazták azt az alapigazságot, ami a mai napig érvényes: sokba kerülnek a toborzási-kiválasztási hibák, ezért jobb, ha a kiválasztási döntés objektív mérőszámokon alapul.

Tehát egy szoftver nem tudja megítélni, rátermett-e a jelölt az adott pozícióra, illik-e a személyisége, a megjelenése, a stílusa (öltözködés, beszéd, haj, smink) a csapathoz és a vállalathoz és ez a szoftver a metakommunikációt, szemkontaktust sem értékeli. Ahhoz mindenképpen szükséges egy személyes találkozás. A HR-es szakmai tudására a technológia használatához: a paraméterek, kompetenciák megadásához, a legjobb jelöltek és a játék kiválasztásához, a videóinterjú kérdéssorának összeállításához, az azokra adott válaszok kielemezéséhez is szükség van.

Kétségtelen ugyanakkor, hogy a kompetencia alapú kiválasztás modern eszközeivel könnyebb é, számszerűsíthetővé, objektívvá, alátámaszthatóvá válik az előszűrés és nő a validitás. Továbbá a vállalat időt, energiát, költséget takaríthat meg ezekkel, miközben a földrajzi korlátok is könnyedén áthidalhatóak. és a HR vállalati eredményekhez való hozzájárulása is kimutatható és felértékelődik. A HR-es a személyes interjún pedig pontosíthatja az eredmények és a videóinterjú által szerzett személyes benyomásait.

Személytelenné válik a kiválasztás?

A HR-esek a meggyőző előadást követő kerekasztal-beszélgetésen meséltek pozitív és negatív tapasztalataikról. Elhangzott olyan vélemény is, hogy a kiválasztás ezáltal személytelenebbé válhat, a jelöltek kiszolgáltatottá válhatnak az interakció hiánya miatt. Egyes humán erőforrás menedzsment szakértők szerint a videóinterjút megelőzhetné egy telefonos interjú, és az interjú elején beköszönhetne egy HR-es, így oldva a személytelenséget. Egy ezen eszközt használó pénzügyi cég HR-ese cáfolta az előzőek szükségességét, szerinte anélkül is jól működik a rendszer.

Mielőtt egy vállalati HR-es elkezd toborozni pédául a social médiában, akár az okos keresőrendszer használatával, tudatában kell lennie, hogy melyik partnercégtől nem megengedett a jelöltek “lehalászása, ellenkező esetben a vállalat borsos árat fizethet az új tehetségért.

A jó gyakorlatok platformjával áramlik a tudás

A konferencián egy másik eszközzel (Practify) is megismerkedhettek az innováció iránt nyitott vállalati HR szakemberek. Az online platform jóvoltából a képzések során megszerzett elméleti tudás a gyakorlatban is hasznosítható tapasztalattá válik. Ezzel az eszközzel online tanulhatnak a munkatársak a tapasztaltabb szakemberektől. Így egy támogató közösség formálódhat a nyílt kérdések, a munkakörhöz kapcsolódó problémák felvetésével, megválaszolásával, véleményezésével. - A platform egyik legnagyobb előnye, hogy a szakemberek olyan tehetségektől leshetnek el műhelytitkokat, akiktől a hétköznapok szintjén nem lenne módjuk, vagy nem mernének hozzájuk fordulni egyszerűbb, de annál fontosabb kérdéseikkel - emelte ki Szertics Gergely.

Ráadásul a konkrét helyzetek leírásával létrejön egy tudásháló, amelyhez bárki csatlakozhat, még az is, aki nem vett részt az adott képzésen. A rendszer által feldobott válaszokból rögtön okulhat. A fórumba az adott képzés vezetője is bekapcsolódhat visszajelzés, moderálás, további feladatok adása céljából.

A munkáltató szempontjából fontos részlet, hogy a kommenteknek nyomuk marad. A grafikonok révén kirajzolódik a csoport aktivitása: hány történetet publikáltak, ezekhez hányan és mikor szóltak hozzá az adott hónapban. A csoport érdeklődési köre sem marad rejtve. Megtudhatjuk, milyen témákat, hányan nyitottak meg, ki moderálta a témákat, mely szervezeti egységek felé eláramlik az információ, ki vesz át valakitől valamit egyének és szervezetek szintjén. A munkáltató a tudás áramoltatása érdekében akár feladatba is adhatja a gyakorlati tapasztalatok leírását - hangzott el a konferencián.

Tudásközpontok azonosítása hálózatkutatással

Tévhit, hogy kizárólag a dolgozók fejlesztésével kell foglalkozni. Valójában a kapcsolatokon múlik a valódi teljesítmény. Hiába áll a csapat nagy koponyákból, ha nem tudnak együttműködni, nem osztják meg a tudásukat, rosszul fognak teljesíteni. Egy felhő alapú hálózatkutatási eszközzel (OrgMapper) lehetővé válik az alkalmazottak kapcsolati hálóinak elemzése, azonosítása, vizualizálása. Kiderül, hol és miért akad el, vagy veszik el az információ, mely kollégákkal való együttműködés megerősítése hozza a legtöbbet a szervezet számára, mely szervezeti egységek tudnak együttműködni, melyek lehetnek élenjárók egy rugalmasabb szervezet felépítésében. Ahogy az is nyilvánvalóvá válik az igen látványos ábrákból, kik azok, akikhez szívesen fordulnak problémáikkal az emberek, akik ettől túlterheltté válnak, és mely nagy tudású tehetségek, csapatok különülnek el a szervezeti hálóban. Az együttműködési elakadások hátterében a fizikai távolság, a hatalomféltés, a destruktív versengés, csoportok közötti értékrendbeli, vagy akár korkülönbség, de egyéb ok is meghúzódhat. Ha azonban ezek a jelenségek rejtve vannak, nem lehet azokat lereagálni.

A hálózatkutatási eszközzel kijön ez a probléma és könnyedén tudjuk a leszakadó csapatokat integrálni a leghatékonyabb utak beazonosításával, vagyis a hiányzó kapcsolatok kialakításában is tud támogatást adni ez az eszköz - mondta Vicsek András igen látványos előadásában. Az OrgMapper kvantitatív módszerekre épül, és a szervezet egészét vizsgálja, így pontosabb, strukturáltabb kép alkotható a cég valós működéséről.