Felhőn az álláskeresés is egyszerűbb - toborzási rendszerek külső szerveren

Gyors regisztráció, a pályázatok nyomon követhetősége

„Arra törekedtünk a HR Felhő alapú Auchan Karrier oldal kialakításakor, hogy minél egyszerűbb és átláthatóbb legyen az állásajánlatok közötti böngészés, és maga a jelentkezés folyamata is gyors és gördülékeny legyen” – mondta a HR Portálnak nyilatkozva Okolitsny Barbara, az Auchan Magyarország Kft. toborzási és integrációs felelőse. Kizárólag olyan adatokat kérnek be a jelentkezőktől, amelyekre a kiválasztási folyamat elindításához a toborzást végző munkatársaiknak mindenképpen szükségük van.

Szőke Ildikó szerint a pályázóknak gyors megoldások kellenek„Az elmúlt évek tapasztalata alapján úgy látjuk, hogy a munkakeresők többsége minél inkább rövidebb időt szeretne a pályázatuk feltöltésével, regisztrációval tölteni” – tette hozzá Szőke Ildikó, a Raiffeisen Bank HR vezetője. Ebből adódóan a Raiffeisen Bank is a legfontosabb adatok feltöltését várja el a jelöltektől (név, e-mail cím, önéletrajz, kísérő levél), ezt követően a pályázatuk bekerül a toborzási rendszerükbe, és elindul a kiválasztási folyamat.

Az Auchan Karrier oldalán amellett, hogy a pályázók automatikusan értesítést kapnak azokról a pozíciókról, amelyek számukra relevánsak lehetnek, a toborzást végző munkatársak is könnyedén küldhetnek egyszerre több pályázónak is levelet. Az e-mailek mellett minden regisztrált álláskeresőjük rendelkezik egy úgynevezett „jelöltfiókkal”, amelyen keresztül nyomon követhetik a beadott pályázataik alakulását. A rendszerben a HR-es kollégák a pályázatokat értékelve automatikusan küldhetnek üzeneteket a pályázat elbírálásáról.

A Raiffeisen toborzási csapata kiemelten fontosnak tartja a belső-külső pályázók felé a folyamatos kommunikációt – válaszolta kérdésünkre Szőke Ildikó. „Törekszünk arra, hogy a jelöltek a pályázatuk beérkezését követően már egy visszaigazoló e-mailt kapjanak a jelentkezésük sikerességéről, ezt követően az előszűrésen tovább jutott jelöltekkel folyamatos kommunikációt tartunk fent a kiválasztás lépései alatt. Azokat a pályázókat, akik nem kerülnek kiválasztásra az adott pozícióra, a kiválasztás végén e-mailen értesítjük.”- fűzte hozzá a szakember.

„A jelöltek számára a rendszer jól használható, mert gyorsan, valós időben kapnak visszajelzést kollégáinktól, és a saját fiókjukon keresztül a pályázatuk nyomon követése is egyszerű” – magyarázta az Auchan Magyarország Kft. toborzási és integrációs felelőse. Emellett a levelezés mellett a rendszer szakmai és nyelvi tesztek, vagy akár előszűrő kérdőívek kiküldésére is alkalmas. A man-GO névre keresztelt menedzser utánpótlás programjuk esetében például rendszeresen használnak kérdőíveket, melyek segítségével elektronikus úton térképezik fel a pályázók elképzeléseit, így a telefonos vagy személyes egyeztetésekhez ezek már nagyon jó kiindulási alapot adnak.

A generalistáknak könnyebb szűrni

Az Auchan Karrier oldalán egy nagyon részletes szűrőfelületük van, melynek mindössze egy eleme a kulcsszavas keresési lehetőség. A kulcsszóra történő szűrés egyszerű, az általuk keresett kifejezéseket „és”, illetve „vagy” szókapcsolattal felsorolva kereshetjük. A rendszer PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT, JPG, GIF, PNG fájlokat kezel, így gyakorlatilag lefedi az összes olyan formátumot, amelyeket a pályázók leggyakrabban feltöltenek. A kulcsszavas kereső természetesen ezekben a csatolt dokumentumokban is keres. Emellett van még egy nagyon hasznos dolog a kulcsszavas keresésnél: amennyiben valaki személyes vagy telefonos interjún vesz részt, az anyagához csatolhatunk egy interjújelentést. A kulcsszavas kereső pedig ezekben az információkban is keres.

A Raiffeisen Banknál használt toborzási rendszer lehetőséget biztosít számukra, hogy a kiválasztásnál meghatározott fő szűrési kritériumokat már a beérkező pályázatok közül folyamatosan mérje a rendszer, ebből adódóan az előszűrés alapján a generalisták már látják a beérkezett pályázatok közül, a pozíció kiírására leginkább illeszkedő jelölteket egy mérési skála alapján, amit előre súlyoznak a toborzásért felelős szakértők. A folyamatot még az is könnyíti, hogy a rendszer egy fényképes előnézetet biztosít, ahol a jelöltek alapadatait is feltünteti, és bármikor hasznos címkéket állíthatunk be a jelölt profiljához, ezzel is könnyítve a pályázatok átláthatóságát. A rendszerben kulcsszavas keresésre is van lehetőség.

Amikor a kiválasztással foglalkozó munkatársak átnéznek egy frissen beérkezett önéletrajzot, akkor a pályázó adatlapján beállíthatnak egy-egy státuszt – mondta Okolitsny Barbara. „Ha például valakinél önéletrajza alapján az adott pozícióra nem folytatjuk a kiválasztást, és beállítjuk ezt a státuszt, akkor a státuszhoz tartozó, előre beállított üzenetről küldi ki a rendszer az értesítést a jelöltnek. Ha önéletrajza alapján szeretnénk jobban megismerni a pályázót, akkor az ehhez tartozó üzenetet küldi ki a rendszer. Minden egyes kiválasztási lépésünkhöz tartozik státusz üzenet, így akár pozitív, akár negatív irányba halad a kiválasztási folyamat az adott jelölt esetében, a státuszváltoztatások révén folyamatosan tájékoztatást kap e-mailben és a saját fiókjában is” – tette hozzá a szakember.

A felhő sok pénzt hagy a cégnél

Okolitsny Barbara szerint a felhő alapú rendszer rugalmasAz Auchan Karrier oldalát, a HR Felhőt a saját rendszereiktől függetlenül üzemeltetik, de természetesen elérhető közvetlenül az Auchan Karrier menüpontján keresztül is. Az, hogy a rendszer nem a saját szervereiken, hanem a HR Felhő szerveren üzemel, jelentős megtakarítást jelent a vállalat számára, hiszen az üzemeltető partnerük lát el minden olyan feladatot, amely a rendszer folyamatos, megbízható működéséhez szükséges.

A Raiffeisen Bank HR-vezetője hozzátette: „A toborzási rendszerünk összeköttetésben áll a belső-külső karrieroldalunkkal, ahol az álláshirdetéseink mellett hasznos információkat is megoszthatunk a pályázókkal, érdeklődőkkel.”

„Természetesen, a rendszert úgy kezdtük el használni, hogy az már az Auchan színeiben, Auchan logóval és tartalmakkal jelent meg” – tudatta az Auchan Magyarország Kft. szakembere. Ez a folyamat is része a rendszer beüzemelésének.

Az utólag felmerült igényeket is könnyű integrálni

A rendszer rugalmasan alakítható – hangsúlyozta Okolitsny Barbara. Alapvetően moduláris felépítésű, így ha egy-egy speciális igényük merül fel, azt a HR Felhő csapat készséggel lefejleszti és integrálja. A rendszer használatának kezdete óta egyébként számos fejlesztési kérésük volt, amelyek bekerültek a szoftverükbe. A moduláris felépítésnek köszönhetően gyorsan kialakíthatók az egyedi funkciók, hiszen csak egy-egy modult kell az igényeikhez alakítani.

A legtöbb esetben a szolgáltató cég egy alap verzióval biztosítja a toborzás-kiválasztási rendszert. Annak érdekében, hogy minél inkább a cégre szabott legyen, fontos a kapcsolattartás és a közös gondolkodás, az új igények megvalósítása érdekében folyamatos felülvizsgálatot igényel, hogy a rendszer illeszkedjen a Bank munkáltatói brandjéhez és a vállalati designhoz– emelte ki a lényeget a Raiffeisen Bank HR-vezetője.

„Az interjúszervezés funkció teljes mértékben a kiválasztási folyamatokhoz van igazítva, így nem nekünk kellett a rendszerhez igazodnunk” – fűzte a témához az Auchan toborzási és integrációs menedzsere. „Ha beérkezik egy friss jelentkezés, és átnézzük a pályázó anyagát, akkor már a pályázó adatlapjáról is elindíthatjuk az interjúszervezést, amely pár kattintással elhelyezhető a rendszer beépített naptárában. Az interjú leigazolás hasonlóan egyszerű: a naptárban az adott interjú ikonjára kattintva megnyílik egy adatlap, ahol részletesen leírhatjuk, hogy mi történt az interjún, mi a benyomásunk a pályázóról, illetve akár státuszt is beállíthatunk, hogy megfelelt-e a jelölt, vagy sem. Emellett nálunk van néhány speciális esemény is, úgy mint csoportos interjú, vagy csoportos tesztírás - és például ez is olyan funkció, amelyet utólag kértünk a rendszerbe” – mondta a szakember.

A Raiffeisen Banknak a toborzási rendszer biztosítja ezt a funkciót, de az ügyfélközpontúság, személyre szabottság érdekében, a potenciális jelöltekkel fontosnak tartják, hogy telefonon és e-mailen tartsák a kapcsolatot, ezzel is megerősítve a Raiffeisen Bank brandjét, szlogenjét: „Ahol megbecsülnek.”

A létrehozott eseményekről a résztvevők e-mailt kapnak, melynek a mellékletében megtalálható az a naptárfájl, amit egy kattintással beemelhetünk például az Outlook naptárunkba – mondta a portálunknak az Auchan szakembere. Ezen felül ez a jelöltek oldalára is igaz: ha olyan e-mail címmel regisztrál a pályázó, melynek a rendszerében van naptár funkció is (pl. Gmail, Yahoo stb.), akkor ők is egy kattintással elmenthetik a naptárba az eseményt. Ennek köszönhetően akár az okostelefonjukon is megjelenik az esemény, és akár emlékeztetőt is csatolhatnak hozzá.

Az alaprendszer elindítása mindössze tizenöt munkanapot vesz igénybe. Ez egy működő, a kiválasztás lekezelésére alkalmas rendszer, és ezután fejlesztették ki és integrálták az egyedi igényekre válaszokat adó megoldásokat. Ennek megfelelően a rendszer éles használatának megkezdéséhez az egyedi fejlesztésektől függően több időre lehet szükség. A cégnél ez még kiegészült a tizenkilenc áruházukban dolgozó HR-es kollégák tesztidőszakával, az oktatással, így kb. két hónap alatt tudták elérni azt a szintet, hogy ténylegesen használatba vegyék a rendszert.

A Raiffeisen Bank szakembere szerint annak érdekében, hogy egy új rendszer teljes körűen, gördülékenyen támogassa a toborzási és kiválasztási folyamatot, közel hat hónapra van szükség, és emellett kiemelten fontos a szervezet felé a folyamatos kommunikáció, leginkább a toborzásban érintett szakmai vezetők számára.