Szerző: Filius Ágnes Megjelent: 8 éve

Használati utasítás a munkához: munkaköri leírás

Fölösleges papír, vagy törvényben előírt kötelezettség a munkaköri leírás elkészítése? Mikor segít, és mikor hátráltatja a munkahelyi kommunikációt ez a dokumentum? A munkaerőpiac melyik szegmensét támogatja, melyiket akadályozza a munkaköri leírás, és hol van az a pont, ahol csak a nyilvántartási dossziét vastagítja a leírás? A HR Portal összeállításából mindez kiderül.

Mi az, ami nem feladata a munkaköri leírásnak

Rengeteg a félreértés a munkaköri leírások tekintetében. Először azt érdemes tisztázni, hogy mi nem feladata ennek a dokumentumnak. A legfontosabb kitétel az, hogy a munkaköri leírás nem része a munkaszerződésnek. Ez egy egyoldalú tájékoztatási forma, amelyben a munkáltató a pozícióról ad fontos információkat, amelyet a munkavállaló tudomásul vesz. A munkaszerződés kölcsönös jogviszonyt rögzít, míg a munkaköri leírás tájékoztat. Optimális esetben nagy meglepetéseket még a részletes munkaköri leírások sem tartalmazhatnak, mert a kiválasztás során a munkavállaló és a munkáltató már megállapodtak a részletekben. A tájékoztatást a munkáltató egyoldalúan is módosíthatja, míg a szerződésnél erre nincs lehetőség. Ezért gyakorlatilag bármilyen szervezeti átalakítást ellehetetlenítene az, ha előtte az érintett munkavállalóval a munkaszerződése megváltoztatásáról kellene tárgyalni.

Fontos megjegyezni azt is, hogy a munkaköri leírásoknak nem része a szankciók és jutalmak felsorolása, illetve a béren kívül kapott juttatásokat sem a munkaköri leírásban kell rögzíteni. Ezekre ott vannak a szabályzatok. A szabályzat is tájékoztat, de nem a közvetlen munkavégzéshez kapcsolódóan, hanem áttételesen, a munkakörülményeket szabályozza. A munkaköri leírás pedig inkább pusztán az adott munkakörben való működést írja le.

A munkaköri leírás jelentősége

Munkaköri leírást a munkáltató szemszögéből azért kell készíteni, mert egy felmentést, felmondást követő munkajogi vita esetén a munkáltatónak van bizonyítási kényszere. A gyakorlat az, hogy munkaköri leírás nélkül nem tudja a munkáltató még a legegyszerűbb, legegyértelműbb, súlyos mulasztásokat sem bizonyítani.

A munkaköri leírások alakja, tartalma nincs törvényben előírva. A törvényi kötelezettség csak arra vonatkozik, hogyha a munkavállaló kéri az írásba foglalást. A munkavállaló ugyanis a Munka Törvénykönyve szerint bármely esetben, bármilyen tartalmú nyilatkozatnál kérheti ezt. Ami persze nem vezethet a munkáltató zaklatásához, esetleg a munkavégzés megzavarásához. A munkáltató azonban jó, ha tisztában van azzal a ténnyel, hogyha megtagadja az írásba foglalását a munkavégzéssel kapcsolatos bármely utasításának, akkor a munkavállaló jogszerűen megtagadhatja a szóbeli utasítás végrehajtását.

Mit ír elő a jog?

Jogilag akkor érvényes egy munkaköri leírás, ha a készítője feltünteti benne a jogorvoslat lehetőségét. A szerveket és a határidőket is a jogorvoslati tájékoztatón kell feltüntetni. Ha ez a tájékoztatás elmarad, akkor a munkavállalót semmilyen hátrány nem érheti ezzel kapcsolatban.

A munkaköri leírások érvényességének legfontosabb jellemzője, hogy azt a munkavállalóval közölni kell. Ez persze nemcsak egy meetinget jelent, ahol átnézi a munkáltató a munkavállalóval közösen a listát. Ez egy nagyon fontos, jogi aspektus. Azt, hogy egy munkaköri leírás úgynevezett "közölt" státuszba jutott-e, az átvételt igazoló munkáltatói aláírásnak kell bizonyítania. Sok olyan esetet ismerünk, amikor a munkavállaló az esetleg utólag elkészült munkaköri leírását nem akarta, vagy betegség, távollét miatt nem tudta átvenni. Ebben az esetben 2006. január 1-től kezdve postázni is lehet azt. A Munka Törvénykönyve azóta, ugyanis engedélyezi a tértivevényes átadást is. Az úgynevezett kézbesítési vélelem alapján az átvétel megtagadása esetén is átvettnek minősül a dokumentum.

A munkaköri leírás által életre kel a pozíció

A munkaköri leírás formai követelményei a célszerűséget szolgálják. Általában 1-2 oldalas dokumentumokról van szó, amelynek formanyomtatványát akár a legelterjedtebb szoftvergyártó cég honlapjáról is le lehet tölteni.

A tartalmi oldal sokkal érdekesebb. A munkaköri leírás kelti életre az adott pozíciót. A munkaköri leírás elkészítéséhez elengedhetetlen a munkakör elemzése. Ez leginkább azt jelenti, hogy végig kell gondolni, hogy az adott munkavállalótól az általa betöltendő pozícióban mit várunk el. Milyen feladatokat kell ellátnia? Milyen kapcsolatai lesznek a szervezeten belül/kívül? Mekkora felelőssége lesz? Milyen ismeretekre, kompetenciákra van szükség ehhez a pozícióhoz?

Ha ezt sikerül átgondolni, akkor egyrészt már a kiválasztásnál olyan szakembert tudunk fölvenni, aki ezeket a feladatokat el tudja látni, másrészt a karriertervezési és a képzési rendszerünk felépítéséért, átalakításáért is nagy lépést tettünk. Ha ugyanis látjuk, hogy milyen dolgozóra van az adott pozícióban szükség, akkor könnyebben tudunk belső utánpótlást nevelni.

A munkaköri leírások sokszor élettelen felsorolások

Ma Magyarországon kétféle megközelítése van a munkaköri leírásoknak. Az egyik egyfajta feudális, "jobbágy-földesúr" viszonylat írásba foglalt megjelenítéseként kezeli a munkaköri leírásokat. Ebben a nyelvhasználatban olyan megfogalmazásokat használnak a dokumentumok készítői, amelyek egy személytelen, ám roppant gyanakvó attitűdöt takarnak. Náluk a munkaköri leírás azért születik, hogy a munkavállaló kötelességeit és feladatait meghatározza. Ezeknek a dokumentumoknak a legfontosabb, szinte egyetlen része a beosztás és a feladatkör meghatározása. A szövegek általános megfogalmazásúak, konkrét feladatok nem szerepelnek benne. A "vezető által meghatározott feladatok elvégzése" - meghatározás nem tud támpont lenni egy szervezeten belül. Amit tudatosít azonban, az a hierarchiában elfoglalt hely. Sajnos ez a fajta dokumentum-készítési beállítódás a gyakoribb. Talán ez az oka annak, hogy a magyarországi munkaköri leírások nagyrészt élettelen felsorolások.

Tartalmi kívánalmak

Az igazán jó munkaköri leírás persze tartalmazza a beosztás megnevezését, a beosztottak számát, megnevezését, a felettes és a helyettes beosztását, de ennél jóval több. Tárgyalja, hogy a pozíció milyen szerepet tölt be a cég életében, miért jött létre az adott munkakör a szervezeten belül. Információt ad a pozíció méretéről, nagyságáról, határairól. Megnevezi a kulcsfontosságú kapcsolatrendszert, amelyben dolgoznia kell a munkavállalónak, és nemcsak megteszi, hogy nevesíti a társosztályokat és az esetleges külső kapcsolatokat, hanem a célt is megnevezi, amiért ezt a kapcsolati hálót építeni kell.

Természetesen, ebben az esetben is a legfontosabb része a leírásnak a felelősség meghatározása. Azonban a kulcsfontosságú felelősségi területek megnevezése mellé csatolni kell az ehhez kapcsolódó, konkrét feladatokat, és feltünteti az elérni kívánt eredményt. Például egy munkavédelmi szakember fő felelőssége a biztonságos munkakörnyezet megteremtése. Ehhez a fő feladat a különböző, az adott szektorra jellemző munkaegészségügyi szabványoknak való megfelelés. Az eredmény a munkahelyi ártalmak megszűntetése. A feladatok mindig tárgyszerűen vannak meghatározva azokban a leírásokban, amelyek a munkavállalót egyenrangú partnernek tekintik.

A használható munkaköri leírások nem csak a feladatot és kötelességeket, hanem a munkavállaló célját, tapasztalatát, képességét is pontosan meghatározza. A végzettséget és a kívánt gyakorlatot egyszerűbben meg lehet fogalmazni, az elvárt képességek, készségek összegyűjtése és a kívánalomnak megfelelő rangsorba rendezése azonban nem egyszerű feladat. Még a nagyon jó munkaköri leírások közül is csak alig egy-kettő rendelkezik azzal a többlettel, hogy a készítője teljes profilt állított össze a pozíció által kívánt kompetenciákból. Itt sem elegendő a kompetencia megnevezése. Részletesen ki kell fejteni, hogy mit ért a munkaköri leírást készítő e fogalom alatt. Nem elég az, hogy valaki jó interperszonális képességgel bír, meg kell ehhez határozni azt is, hogy mit jelent ez; csapatmunkára való képességet, rugalmasságot, empátiát, stressz-tűrő képességet, szóbeli kommunikációs képességet, jó kapcsolatépítő képességet stb.

Mindemellett a sok-sok részletezett, szükséges képességet a munka területének kívánalmai alapján valamiféle sorrendbe is kell rendezni, mert tökéletes munkavállalót úgysem lehet találni, aki minden területen egyformán kiemelkedő. A munkakörök többsége sem zseniknek lett kialakítva.

Itt az ideje, hogy másfajta szemszögből figyeljünk a munkaköri leírásokra. A munkáltató hatékony munkavégzést szeretne a kialkudott munkabérért cserébe, amit nagyban segít az, ha a munkavállalónak olyan tájékoztatást tud átnyújtani a betöltendő pozícióval kapcsolatba, ami egyfajta használati utasítás a munkahelyéhez.

Filius Ágnes, HR Portal
Follow hrportal_hu on Twitter

Hány dolgozó hiányzik valójában a boltokból?

Összesen mintegy 30 ezer betöltetlen pozíciót "számolt össze" a GfK Hungária legújabb, a kereskedelem munkaerő-piaci helyzetét felmérő kutatása. A Nemzetgazdasági Minisztérium ennek mindössze az ötödével számol, írja a Napi.hu. tovább..

További cikkek
Mégsem a kormányhivatalnokok viszik ki az Erzsébet-utalványokat

A közalkalmazottakat tömörítő szakszervezettel folytatott konzultáció után Lázár János visszavonta a Miniszterelnökség eredeti tervét, amely... Teljes cikk

Díjazták a fogyatékosság-barát munkahelyeket

Évről évre nő a Fogyatékosság-barát Munkahely címre pályázó cégek száma. 2016-ban huszonnyolc munkáltató vehette át az elismerést. A díjat... Teljes cikk

Hány dolgozó hiányzik valójában a boltokból?

Összesen mintegy 30 ezer betöltetlen pozíciót "számolt össze" a GfK Hungária legújabb, a kereskedelem munkaerő-piaci helyzetét felmérő kutatása. A... Teljes cikk

Munkahelyek kiszervezése miatt fenyegeti az amerikai cégeket Donald Trump

"Következményekkel" fenyegeti az amerikai cégeket, az Egyesült Államok januárban hivatalba lépő, következő elnöke, ha ki akarják vinni a termelést... Teljes cikk

Több bevétele van a családoknak

Javult a háztartások jövedelmi helyzete és nőtt az átlagos életszínvonal Magyarországon, tavaly mintegy 4,7 százalékkal emelkedett a reáljövedelem... Teljes cikk

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár

A dolgozók megtartásában segíthet a munkakör-értékelés

A munkakör-értékelés több ponton is támogatja a HR tevékenységét. Ennek alapján meg lehet határozni a fontosabb, értékesebb...