Sok előítélet él bennünk azzal kapcsolatban, hogyan működik egy, a versenyszférában és a közszolgálatban dolgozó HR osztály. A piacon gyors folyamatok, száz munkavállalónként 1-1 HR-es, innovatív eszközök és technológiák és persze, gyorsan változó piaci környezethez alkalmazkodó munkavállalók pergetik ujjukat a laptopok klaviatúráján. Ezzel szemben a köztisztviselők lassan, papír alapon, sokszintű egyeztetésekkel, hierarchizált döntéshozatal mentén, kockás füzetekbe jegyzetelnek. De a gyakorlat más mutat. A frissen fölálló kormányhivatalok a legújabb eszközrendszerekkel, KPI-ok szerint meghatározott teljesítmény-célok szerint, gyorsan és magas hatékonysággal dolgoznak. Ugyanakkor az egyik pénzügyi szolgáltató call- centerében a mai napig ezekbe a kis, kockás füzetekbe vezetik a reklamációk adatait, mivel nincs integrált vállalatirányítási szoftver. Egyes élelmiszeripari középvállalatoknál pedig a bérosztályon még az e-mail-es adatközlés sem működik.

Az IT és a munkavégzés

A CA Technologies nevű amerikai vállalat készített 2009-ben egy felmérést arról, hogy milyen mértékben befolyásolja a dolgozók munkavégzését, motivációját az, amilyen felületeken, IT rendszereken kell dolgozniuk. Ahogy már a HR Portal is írt erről (www.hrportal.hu/hr/stresszel-az-elavult-hr-es-informatikai-rendszer-20090918.html), nagyban meghatározza a munkát ez a széles körben elterjedt eszköz. Az Angliában, Franciaországban, Németországban, Olaszországban és Spanyolországban élő, online alkalmazások felhasználóival, illetve munkavállalókkal készült felmérés eredménye a következő képet mutatta két éve. Az IT, mint munkaeszköz rohamos léptekkel terjedt el a világban. A válaszadók 68 százaléka sokkal több web-alkalmazást használt, mint két évvel korábban, 2007-ben. 97 százalékuk pedig már nem is tudná ezen alkalmazások nélkül a munkáját elvégezni.

Annak ellenére, hogy ezen rendszerek teljes kiszolgáltatottságába kerültünk, mégis elfogadhatónak tartjuk azt, hogy a munkavállalók 24 százaléka minden nap, 34 százaléka pedig heti rendszerességgel küzdjön meg azokkal, amelyek rosszul működnek. A kutatás rámutatott arra is, hogy a válaszadók 63 százaléka már beletörődött, hogy alulteljesítő programokkal kell dolgoznia, ami nagyarányú frusztrációt és alacsony produktivitást okozott.

Arra pedig, hogy a nem jól működő rendszereknek milyen hatása van a munkájukra, olyan válaszokat adtak a munkavállalók, miszerint dühöt és frusztrációt váltott ki belőlük (49 százalék), elégedetlenek lettek (40 százalék), nem tudták kiszolgálni az ügyfeleiket (28 százalék) és képtelenek voltak betartani a határidőket (10 százalék), ami már középtávon is a cég üzleti érdekei ellen hatott.

Ezekre a tényekre hívta fel Török Attila, az Orgware Kft. Kormányzati és Önkormányzati divíziójának vezetője a figyelmet, amikor a közelmúltban rendezett II. Virtuális HR Expón a verseny és a közszféra HR funkcióinak számítástechnikai támogatásáról, illetve a JDolBer PS Integrált Közszolgálati HR Rendszer tapasztalatairól, annak működéséről beszélt.

Ez egy evolúciós folyamat következménye - mondta a divízió-vezető. Míg az '50-es években a piaci folyamatok közül az ipari termelés került előtérbe, addig a '60-as években a marketing, a '70-es években a stratégiai tervezés vált elsődlegessé, a '80-as években pedig a minőségbiztosítás. a '90-es évekre a vevőközpontúság lett a sikeres vállalati működésmód kulcstényezője, 2000-től pedig folyamatosan a tudásalapú tevékenységekre, illetve az emberi erőforrásra kell nagyon ügyelnie a sikerre törekvő menedzsmentnek.

Hasonlóságok és különbségek a verseny és a közszféra működésében

Török Attila eddigi, több évtizedes tapasztalata alapján mindkét terület sok hasonlóságot mutat. A HR funkciójában mindenhol az adminisztratív feladatoknak magas az aránya.

Hazánkban még mindig jelen van az úgynevezett 80-20-as szabály, ami azt jelenti, hogy a munka nagyrészt adminisztrációból és kevésbé a szakmai munkából áll. Ezt a tradicionális személyzeti munkát tudja a jól megválasztott és optimális körülmények közt bevezetett HR szoftver csökkenteni. Ezenkívül olyan, új szempontok jelentek meg az IT támogatás hatására, a már ezzel az eszközzel élő szervezeteknél, amelyek kívánatosak mindkét szférában. A rutinmunka automatizálása és a tevékenységek időtartamának lerövidítése fontos versenyelőny, még a közszférában is.

Mivel a költségvetési korlátok a közszférában is már keménnyé váltak, ezért mindkét szféra fontos szempontja, hogy a költségek a lehető legalacsonyabbak legyenek. Egy támogató szoftver jelentősen lecsökkenti például a papír felhasználásának a költségét. Megszűnnek a többszörösen kinyomtatott, iktatott, lefűzött, tárolt papírhalmok.

A XXI. század egyik legfontosabb változása, hogy gyorsabban, pontosabban kell a lényegesen több adattal műveleteket végezni. Ez hatékony IT támogatás nélkül szinte lehetetlen. Mindkét területen nagyon fontos, hogy ezek a lehetőségek elérhetők legyenek, akár business support, akár adminisztrációs funkciókat betöltve dolgozik a HR.

Török Attila szerint a hatékonyságnak az információ-áramlás szempontját kell figyelembe vennie. A vezető elmondása alapján gyorsabb, magasabb adattartalmú információ-áramlást lehet IT támogatással elérni, mint papír-alapon. Itt az ideje annak, hogy megváltozzon a HR területen dolgozókról kialakult rossz kép. Többet nem formanyomtatványok, személyi kartonok és kimutatások elkészítésével foglalkoznak majd az ezen a területen dolgozók, nem kerül fél napba egy adat előbányászása az irattárból, vagy egy igazolás kiállítása.

Az integrált működésmód is ma már ugyanolyan fontos a köz- és a versenyszférában. Szigetként, különállóan működni nem hatékony módszer, és az emberi erőforrás menedzsmentnek is el kell érnie azt, hogy a saját tevékenységét, illetve az anyaszervezet működésmódját is komplexen kezelhesse. Török Attila úgy véli, az információ-áramlásnak kifejezetten gátja lehet, ha nem komplex a rendszer.

Döntő jelentőségű az a tényező, hogy mindkét típusú szervezetnél a dokumentáció, a működésmód a hatályos jogszabályoknak megfelelő legyen. Ez lehet akár a külső jogszabályi környezethez, például a Munka Törvénykönyvéhez való illeszkedés, de ugyanúgy a belső szabályzatoknak, igazgatói utasításoknak, policy-knak való megfelelés.

A piaci, illetve állami vállalati, cégszerű működésmód között azonban sok a különbség, amelyet a mindkét szférában alkalmazható IT rendszernek kezelnie kell. A verseny-területen nagy a működési szabadság, de ez egyben nagyobb bizonytalanságot is eredményez. A piacon folyamatokra, projektekre kell összpontosítani, míg ezzel szemben a közszférában a funkcionalitás betöltése a meghatározója egy IT rendszernek. Ezeket a támogató eszközöket ebben a mezőben szigorú törvényi szabályozásoknak megfelelően alakítják és választják ki, hogy a terület nagyobb kötöttségének megfeleljen.

Ugyanakkor a sok, behatárolt lehetőség kiszámíthatóságot is hoz a közszférában, ahol az előmenetelek, juttatások rendszere a benne dolgozók számára átlátható. Török Attila abban látja a két terület integrálásának a megoldását, ha olyan IT szolgáltatást nyújtanak, amely egyszerre teljesíti a közszolgálati kötelmeket, ugyanakkor szolgálja a piaci funkciókat is, és egyben a köz számára is hozzáférhetővé teszi ezen HR eszközöket.

Sikerek és buktatók

Integrált HR támogató rendszert azért szeretnének a HR vezetők bevezetni, mert az előnyök mellett olyan rend kialakítását látnák szívesen, ami megtartható. Ehhez képest a rendszer bevezetése számtalan buktatót rejthet magában. Ha nem felhasználó-barát a felület, amin dolgozni kell, ellehetetleníti a későbbi munkát. Nem elég a felsővezetőket megnyerni a bevezetésnél, olyan felületet is kell kialakítani, amire könnyen lehet fölvinni az adatokat. Fontos a könnyű listakészítés, hogy ne kelljen külön programozó ahhoz, hogy egy-egy lista elkészüljön.

A HR szoftverektől elvárás a folyamatos jogszabályi frissítés, az "update" működésmód. Ha elérhetetlen a helpdesk, illetve a fejlesztési időszakok aránytalanul hosszúra nyúlnak, garantált a kudarc. De a rugalmatlan, duplikált adatfelvitelek, illetve a különböző, egymástól elszigetelt funkciók megléte sem sikert kovácsoló tényező.

Arra a kérdésre, hogy mi a sikeres IT rendszer működésének, illetve bevezetésének a feltétele, Török Attila úgy válaszolt, hogy akkor érhető el siker, ha a folyamat és a program egyaránt átlátható és könnyen tanulható. Ez egyrészt könnyű adatbevitelt, lefagyás-mentes működést, illetve jogszabályi megfelelést is jelent. Amire még nagy hangsúlyt kell fektetni, hogy az adatbevitel helyett inkább a munka folyamati oldalára kerüljön a hangsúly. Ne az adminisztráció vegye el a szakmai munkától az időt.

Az Inter- és Intranetet el kell érnie az új eszköznek, és olyan újító HR eszközökkel kell operálnia, mint például az Önkiszolgáló HR( self-serviced HR) funkció. Ebben az esetben a munkavállalók maguk viszik föl az adataikat a rendszerbe, ők kérik le a saját igazolásaikat és a csekély számú HR területén dolgozóknak kevesebb adminisztrációt kell végezni.