Szerző: HRPortal.hu hírszerkesztő Megjelent: 10 éve

Meetingek: felesleges a formalitás

A céges mindennapok része a meeting. Látszólag könnyű levezetni és részt venni rajta, ám hatékony megbeszélést tartani nem egyszerű.

Lehetőség a bekapcsolódásra
A Pályacsúcs Magazin cikke szerint a legtöbb, 4-5 fő bevonásával tartott meeting alapvető jellemzője: olyan kollégák részvétele mellett zajlik, akik többnyire ismerik egymást. Lipcsei András, a Pendl & Piswanger Vezetői Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója szerint ilyen esetekben a legnagyobb hibát akkor követi el a meeting vezetője, amikor görcsösen ragaszkodik a túlzott formalitáshoz.

A 4-5 fő közreműködésével tartott értekezleteknek felesleges szigorú kereteket adni. Ezekben a helyzetekben a meeting kötetlenebb, informálisabb, interaktívabb típusa ajánlott. A levezető ilyenkor moderátori szerepkörbe helyezkedve bármikor lehetőséget biztosít a kollégák közbevetései, észrevételei, reakciói számára.

A kezdés előtt mindenképpen tisztázni kell az adott meeting témáját, célját, kiváltképp, ha az nem képezi a napi rutin részét. A meeting szervezőjének tudnia kell: mit, milyen időkeretek között szeretne elmondani. Az értekezlet szerkezetének jobb átláthatósága miatt ezért ajánlatos felkészülni, vázlatot készíteni. Ezzel elejét lehet venni a meetingek indokolatlan elnyújtásának.

Mindemellett fontos szempont a rendszerezettség. Már a meeting elején célszerű tisztázni, honnan, hova szeretnének eljutni a résztvevők. Ennek érdekében a vezető jó, ha az értekezlet alatt írásban rögzíti az elhangzott lényeges momentumokat.

A céges értekezletek egyik gyakori hibája, hogy a meeting vezetője nem biztosítja a kollégák felszólalásának lehetőségét. Emellett a meetingen elhangzó témák, feladatkörök felelőseit is ki kell jelölni, amit a meetingek vezetői sokszor elmulasztanak megtenni.

Az ideális meeting nem tart tovább egy óránál
Torma Kálmán, a Cegos Tanácsadó és Tréning Kft. vezető tanácsadója a céges meetingek optimális hosszát egy órás időtartamban adja meg. A meetingek fontos vonásai közé tartozik: az esetek többségében különféle pozícióban lévő kollégák - értékesítési területeken dolgozók, logisztikusok, pénzügyesek - részvétele mellett zajlik, akik a munkakörük jellegzetességeiből fakadóan különböző szempontból közelítenek meg bizonyos problémákat. Az áttekinthetőség miatt a meeting vezetőjének a különféle területen dolgozó résztvevők érdekében a fogalmakat is tisztáznia kell - mondja Lipcsei András.

Lipcsei András azt tapasztalta: a meeting megfelelő időpontjának kiválasztására eltérőek a vélemények. Egyesek szerint ideális a hétfő vagy kedd reggel, amikor a munkatársak frissebbek, kipihentebbek. Mások éppen ellenkezőleg, a hét második felére, vagy a munkanap holt idejére eső időszakokat választják. A döntés indoka többnyire, hogy mindenki ilyenkor ér rá.

Az értekezlet lezárásához is érteni kell
A meetinget lezárni is tudni kell. A meetinget tartó az esemény végén mindig vegye vissza a szót. Ilyenkor egy rövid visszatekintés formájában érdemes összegezni, hogy a résztvevő felek honnan hová jutottak el. Ilyenkor kell meghatározni az értekezlet eredményeként kialakult tennivalókat, felelősök megnevezésével és határidők felállításával. Az értekezlet végén fontos megemlíteni a következő megbeszélés helyét, pontos idejét, valamint tanácsos a levezető személyét meghatározni.

Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Stresszkezelés és aktív hallgatás a minisztériumi képzéseken sok pénzért

Reprezentációs költségekre 2,6 milliárd forintot költött el a kormányzat, amelyen belül különböző képzési tételek is szerepeltek, derül ki a hvg.hu cikkéből. Teljes cikk

Török munkavállalók hagynák el Ausztriát

Ellenséges közhangulatra hivatkozva török munkások tucatjai készek családjaikkal együtt elhagyni Ausztriát egy török munkavállalói szervezet... Teljes cikk

Újra kezdődhet a munka a Volkswagennél

Egyezségre jutott a Volkswagen és két beszállítója, így újra elindulhat a gyártás azokban az üzemekben, ahol kényszerszabadságra küldték a... Teljes cikk

Mégis eladják a Tescót?

A Magyar Időknek a londoni anyavállalat illetékese erősítette meg, hogy szóba került az üzletlánc eladása. Teljes cikk

A balatoni szezont meghatározta a krónikus munkaerőhiány

A dél-balatoni kereskedelmi és vendéglátó vállalkozások forgalma a parti sávban átlagosan 15-30 százalékkal, a parttól távolabb 5 százalékkal... Teljes cikk

Kapcsolódó tartalmaink 1 2 3 Bezár