Mennyibe kerül egy új munkatárs beillesztése?

A munkahelyi beillesztés folyamata eltérő a különböző munkakörök esetében, emellett más egy pályakezdőnél és egy tapasztalt munkavállalónál, így a beillesztéshez kapcsolódó költségek is eltérőek lehetnek. A ráfordítások számbavétele során a ténylegesen felmerült költségek mellett indokolt figyelembe venni azokat a munkaidő kieséseket is, amelyek az új munkaerő segítésére a mentorálási feladatokat ellátó és a közvetlen környezetében dolgozók tevékenységében okoz. Ezek ugyanis a termelékenység csökkenésével, esetleg a díjazott többlet munkavégzéssel hatással vannak a vállalat pénzügyi eredményére.

A beillesztés költségeinek meghatározása során megkülönböztethetőek az egyéni és a felmerült általános jellegű költségek.

A beillesztés egyéni költségei között munkakör specifikus és a beillesztésben közreműködők munkaidő kiesésével kapcsolatos ráfordításokat határozhatunk meg.

Munkakör specifikus költségek az alábbiak:

adott részleg/osztály specifikus és/vagy munka specifikus képzés (belső képzések, külső képzések és külső akadémiai képzések) - amennyiben belső képzésről van szó: a képzést végző személy költsége (ráfordított idő - és az arra eső bérhányad + járulékai), külső képzés esetén a ténylegesen kifizetett díj;

munka-, illetve védőruha költsége;

(új) munkaeszköz(ök) költsége és

a munkavállalói kártya, a computer azonosító, a vállalati levelezőrendszerbe történő bejelentés költsége, stb. (ráfordított idő - és az arra eső bérhányad + járulékai).

A segítő tevékenység ráfordításai:

a mentor saját munkaköréből kieső munkaidő (ráfordított idő - és az arra eső bérhányad + járulékai);

a közvetlen munkatársak és vezető(k) által végzett segítő tevékenység ráfordításai (ráfordított idő - és az arra eső bérhányad + járulékai);

a költsége annak, amíg a vezető az új belépővel foglalkozik (ráfordított idő - és az arra eső bérhányad + járulékai) és

a költség, amíg a vezető bizalmat épít az új munkavállaló személyével és munkájával kapcsolatban.

Az általános jellegű költségek minden munkakör esetén felmerülnek, ezek az alábbiak:

a beillesztési tréninget/orientációt végző személy költsége (ráfordított idő - és az arra eső bérhányad + járulékai);

az új munkavállaló nem érdemi munkavégzéssel töltött tevékenysége (idő - és az arra eső bérhányad + járulékai);

a tanulási időszakban elkövetett hibáknak a költsége;

ide kapcsolhatók továbbá a minden új munkavállaló esetében felmerülő dokumentálási és bejelentési kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos költségek.

A munkahelyi beillesztés költségeit befolyásolja a munkakör jellege (többek között az is, hogy új munkakört hoznak-e létre, vagy egy már meglévő munkakörbe vesznek fel új embert), továbbá az új belépő személye (szakmai tapasztalata, tanulási- és alkalmazkodó képessége, a vezető személye (szakmai tudása és személyisége), illetve a csoport összetétele, annak dinamikája.

A munkaidő kiesésével, illetve a termelékenység csökkenésével kapcsolatos költségeket nehéz megbecsülni, emellett ez az a költségcsoport, amely a beillesztés végrehajtásától függően a legszélsőségesebb ingadozásokat mutathatja.

Az alábbi táblázat egy nagyvállalat ügyfélkapcsolati referens munkakörbe történő beillesztés azon költségeit mutatja be, amelyek számszerűsíthetőek ráfordított munkaórák számában, vagy az azonnal megjelenő költségek révén. Az egyes költségcsoportokhoz - munkakörtől és vállalati beillesztési programtól függően - további tételek is rendelhetők, illetve elhagyhatók azok a ráfordítások, amelyek megvalósítását az adott munkakör nem indokolja.

A táblázat első része a beillesztés egyéni költségeit mutatja be. A mentor, a közvetlen munkatársak és a vezető azon tevékenységei során, amelyek a beillesztéssel kapcsolatosak, munkaórákat célszerű megadni, majd azokat megszorozni a tevékenységet végző személy(ek) óránkénti bérével és járulékával. Természetesen abban az esetben, ha egyszerre több újonc mentorálását végzik, vagy egyszerre több új dolgozó számára történik a közvetlen munkatársak segítő/tanító tevékenysége, akkor a munkaórák számát osztani kell az új belépők számával annak érdekében, hogy megkapjuk az egy főre eső költségeket.

A táblázat második része az általános jellegű költségeket mutatja be, az újonc nem érdemi munkavégzéssel eltöltött tevékenységeit nevezi meg. Ezeknek az óráknak a számát az új munkatárs óránkénti bérével és járulékával kell megszorozni. A közvetlen munkatársak munkavégzésének megfigyelése az adott vállalatnál ebben a munkakörben 136 munkaórát tett ki. Mivel ezt a tevékenységet az SAP tanfolyam előtt végezték az újoncok, a 136 munkaóra (ami 17 munkanapot jelent) alatt - néhány óra fénymásolást leszámítva - nem történt érdemi munkavégzés az új dolgozó részéről. Érdemes tehát odafigyelni arra, hogy amennyiben az adott munkakör megkívánja a munkafolyamatok megfigyelését, azt hogyan helyezzük el beillesztési programban.

A kutatás az Európai Unió és Magyarország támogatásával a TÁMOP 4.2.4.A/2-11-1-2012-0001 azonosító számú "Nemzeti Kiválóság Program - Hazai hallgatói, illetve kutatói személyi támogatást biztosító rendszer kidolgozása és működtetése konvergencia program" című kiemelt projekt keretei között valósult meg.

Kozák Anita
tanársegéd, Ph.D. hallgató