Munkaköri követelmények és a HR tevékenység

Egy korábbi cikkünkben azt taglaltuk, hogy vajon szükség van-e a HR-re a kisebb cégeknél. Szükségesnek láttuk, hogy hangsúlyozzuk, a HR feladatok minden munkahelyi nagyságrend esetében vannak, ezek súlya jelentősebb, mint amilyennek a vezetés gyakran megítéli. Az a véleményünk, hogy nem a szervezeti forma a döntő - legyen az több személlyel működő egység, vagy egy személy, netán egyik vezető -, hanem a szakmai elkötelezettség és színvonalas munka. A személyügyi feladatokat bárki is látja el, nélkülözhetetlen ehhez a szakmai felkészültség és ügyszeretet. Az egyes munkakörökkel kapcsolatos feladatok szakmailag kifogástalan ellátása jelenti a HR (személyügyi) tevékenység egyik nagyon fontos részét, erről kívánunk most szólni.

A munkakör

A munkakör egy szervezeten belül egy folyamat, tevékenység alapegysége, amely a munkamegosztás alapján elkülönül és meghatározza az ellátandó feladatokat. A munkakörhöz meghatározott tudás, tartalom, felelősség és hatáskör tartozik.

A munkakörök tartalmának meghatározása és felépítése azok felmérése és elemzése alapján történik. A szervezet (cég, intézmény) feladatait kapcsolatrendszerük egészében kell szemlélni, azok folyamatszerű, teljes körű feltárására kell törekednünk.

A "folyamatszemlélettel" végzett tevékenység a munkakört nem elszigeteltségében, hanem egy tevékenységlánc részeként tekinti, amely a szervezet (cég, intézmény) céljának megvalósítását szolgálja. Ez a módszer azt jelenti, hogy a szervezeten belül előforduló valamennyi tevékenységet munkakör szintjéig át kell tekinteni, ezek eredményét rögzíteni szükséges, hogy ebből kiindulva minden munkakört feladat mélységében le tudjunk írni, "személyekre" bontottan meg lehessen határozni. Ennek keretében az egyes munkakörökhöz tartozó kompetenciák meghatározására is mód van. A korszerű HR-tevékenység napjainkban az egyes feladatközökhöz tartozó kompetenciajegyzéket (-térképet) nem nélkülözheti.

A felmérésnél a következőkre kell figyelni:

a teljeskörűségre való törekvés,

a feladatok részletes megfogalmazása,

a szervezeten belüli és a külső információs kapcsolatok felmérése,

az egyes tevékenységek ellátását (végrehajtását) hatékonyabbá, gazdaságosabbá tevő tényezők vizsgálata.

A szervezet tevékenységének rendszerben való szemlélete akkor érvényesül, ha teljeskörűségre törekszünk, csak így érhető el az, hogy a végrehajtandó valamennyi feladat a munkaköri leírásokban leírásra kerüljön. A teljeskörűség eszközét képezi a munkafolyamatok teljességét magában foglaló folyamatjegyzék, amelyet a elvégzendő feladatok , tevékenység-elemek ismeretére épül, ezt részletes helyzetfelmérés eredményeként lehet elkészíteni. (Nem feledkezhetünk meg ebben a fázisban sem az egy-egy feladatkörhöz tartozó, az eredményes tevékenységhez elengedhetetlen kompetenciák számba vételéről sem.)

A feladatok, vagyis a folyamatelemek azonos személettel (egységes szemléletű) való megfogalmazása alapján lehetséges egy-egy folyamaton belül a feladatok határát meghúzni, így a folyamat végrehajtása egy-egy munkakörhöz kerül. Ezek az elemzésre nyomán kerül felszínre az egyes tevékenységek elvégzésének indokoltsága.

A munkakör-felmérés és -elemzés eszközei sorába illeszkedik a munkakörbővítés és a munkakör-gazdagítás. A munkakör-gazdagítás és a munkakörbővítés a szervezet stratégiai törekvései szolgálatában feladatokat csoportosít át egy-egy munkakörbe, bővíti az ellátandó feladatok körét. A munkakör kialakításában szerepe van a munkakörbővítésnek, ami azt jelenti, hogy a korábbi feladatok sorát újabbakkal bővítjük, több feladatot, felelősséget fogalmazunk meg. Munkakör-gazdagítás alatt azt értjük, hogy a szervezet stratégiai törekvései megvalósítása érdekében eltérő feladatot-feladatokat csoportosítunk egy munkakörbe

A munkakör értékelése

Munkakör-értékelés az a folyamat, amelynek segítségével megállapítjuk egy-egy konkrét munkakör szervezeten belüli relatív súlyát, helyét, szerepét, fontosságát. A munkakör-értékelés a felmérés és elemzés alapján a munkakörökre összpontosít. A munkakör tartalmát képező feladat- és felelősségi körnek egy adott feladatnak kell eleget tennie. Ezeknek logikus és kiegyensúlyozott szervezet részét kell alkotniuk és a szervezet céljainak megvalósításához kell hozzájárulniuk.

Környezetünk egyre gyorsuló tempója és változása minden szervezetre hat, amelyeknek reagálniuk kell a hazai és nemzetközi piac, társadalom fejleményire, amely a versenyképesség feltétele. Az egyén is törekszik a követelményeknek megfelelni, a munkakör-értékelés összeköti ezeket a fejleményeket, egyénesített módon alakítják ki a munkaköröket.

Az elemzés segítségével nemcsak a munkakörök felépítését, újjáépítését végezzük el, összehasonlítást hajtunk végre a hasonló szervezetek működési rendszerével. A munkakör-értékelés hozzájárul a szervezet hatékonyságának növeléséhez és személyügyi tervezés, személyzetfejlesztés, továbbá a képzési, munkaerő kiválasztás hatékonyságának megvalósításához. A munkakör-értékelés hozzásegít a szervezet hatékonyságának növeléséhez, amelynek nyomán kérdéseket szükséges figyelembe venni:

Melyek a szervezet (jelenlegi) célkitűzései és ehhez miként kapcsolódnak az egyes munkakörök?

A szervezet megfelelően tud-e reagálni a mai és a további kihívásokra?

Az egyes munkakörök létét milyen cél, feladat indokolja?

Milyen az egyes feladat- felelősségkörök struktúrája, ez mennyire logikus és kiegyensúlyozott?

Milyen kapcsolatok vannak a szervezeten belüli és kívüli más munkakörökkel?

Hatékonyabbá lehet-e tenni a belső és a külső kapcsolatokat?

A munkakör-értékelés az előző kérdések megválaszolásával segítséget jelent a meglévő szerkezet elemzéséhez, vizsgálatához és a jövőben struktúra kialakításához.

A szervezet céljainak és az egyes feladatkörök helyzetének elemzése alapján kiderül, hogy milyen szakemberekre, személyekre van szükség az adott feladatok megvalósításához. Az értékelés nyomán képes a HR/személyügyi/ tervezést biztosítani, hogy a munkavállalók felkészültsége, személyiségjellemzői a legjobban illeszkedjenek/igazodjanak/ az elvégzésre váró tevékenységhez, a szervezeti célokhoz és a szervezeti struktúrához.

A munkaköri jellemzők

Minden munkakörről modellt szükséges készíteni, amely eligazodást biztosít a vezetők, HR-es szakemberek számára a munkakörök értékelése területén. Ez a tevékenység bemutatja, azt, hogy az adott munkakör mennyire szolgálja a szervezet és az érintett elégedettségét.

A munkaköröket jellemző tényezőket az alábbiak mutatják:

- az érintett ismeretei és szakértelme,
- a kapcsolat létrehozásának és a kommunikációnak a képessége,
- a probléma megoldásra való felkészültség
~ tény megállapítása és elemzés,
~ eredetiség és kreativitás,
- a döntésre való felkészültség,
~ a munkatárs saját döntése,
~ a tanácsadás,
- az autonómia,
- a vezető szerep,
- a felelősség (gazdasági stb.),
- hatás a szervezet eredményességére - pozitív és negatív tekintetben.

Az előbbiekben felsorolt tényezők alapján mérlegeli a munkavállaló, hogy értékesnek, fontosnak és önmagához "méltónak" tartja-e a munkát. Ez lényes, hogy az adott munkakör, az önállósággal rendelkező feladatkör eredményiért való felelősség érzetét alakítja-e ki az érintett személyben. Motiváltság/motiváció tekintetében is fontos a munkakör jellemzőinek vizsgálata, mert ha a munkavállaló számára világos, hogy jól teljesítette feladatát, ismeri az eredményeit, akkor ez belső elégedettséget és további ösztönzést jelent. A belső értékelése alapján tovább növekszik az egyén felelősségérzete és annak tudata, hogy értelmes munkát végez. Növekszik az egyén motiváltsága, teljesítménye és elégedettsége, ami egyben a szervezethez való kötődését is erősíti.

A munkaköri jellemzők és az elért eredmény közti kapcsolat másik vetületét az jelenti, hogy növekszik az egyén fejlődése iránti igénye, annak erőssége, vagyis reálisan kiteljesedik önértékelése és erősödik az önmegvalósítás szándéka, annak reális szintje.

A munkaköri jellemzők vizsgálatánál figyelnünk kell arra, hogy a munkavállalók milyennek észlelik/érzékelik feladataikat, ezt minként befolyásolja a gazdasági és társadalmi környezet. Az emberek egyrészt a közvetlen környezetből (barátok, szakmabeliek stb.) értékelése, értékrendje, másrészt a munkáltatótól érkező "jelzések", "üzenetek" tartalma alapján tartják munkájukat, munkakörüket /a saját belső értékelésük mellett/ jónak, megfelelőnek, ilyennek vagy olyannak.

A munkakör felépítése és a munkakörülmények

A munkakör/munkakörök fejlesztése a szervezet teljes feladatrendszeréből indul ki, vagyis az összes feladat részfeladatokra bontása, majd ezek munkakörökbe illesztése valósul meg. A fejlesztés keretében meghatározzuk az egye munkakörök helyét és feladatát a szervezeten belül, valamint meghatározzuk a hozzá tartozó felelősségek körét, azt a tudást, tapasztalatot és kompetenciákat, amelyek a feladatkör kreatív megoldáshoz szükségesek. A munkakörök abban különböznek egymástól, hogy milyen feladatokat foglalnak magukban és azok eredményes ellátásához milyen személyiségbeli feltételek, kompetenciák szükségesek.

A munkakör-fejlesztés gondolatkörébe tartozik a munkakör újjáépítése az a tevékenység, amikor egy feladatkörben, a munkakörök egymástól kölcsönösen függő rendszerében módosításra van szükség. Ez a módosítás arra irányul, hogy javítsa a munkavállalók munkájának minőségét, a munkakörön belüli teljesítményt.

Az alkalmazottak teljesítményére, munkakörük ellátásának milyenségére a cég (intézmény) szerkezete, vállalati kultúra hat, hanem a munkakörülmények is. A munkavégzés mentális tényezői mellett a fizikai körülmények is befolyásolják a feladatok ellátásának milyenségét. A megfelelő méretű légtér, a világítás és a hőmérséklet optimális szintje, a hang-hatások (zaj) szintje is befolyásolja a teljesítményt. Egy-egy munkakör megfelelő színvonalú ellátásához a szubjektív tényezők mellett az ideális fizikai környezet is szükséges. A teljesítményt és munkatársak elégedettségét tárgyi feltételek megfelelő biztosítása is szükséges.

A rossz munkakörülmények, a hátrányos feltételek, ezen belül a hiányos belső kommunikáció kora fáradáshoz vezet, már pedig a fáradt dolgozó nem képes a megkívánt mennyiségű és jó minőségű munka teljesítésére. A munkakör-fejlesztés során tehát a munka minden körülményét számba kell venni, vagyis a szakmai követelmények teljesítésének fizikai feltételeivel is kalkulálnunk kell. A munkakörülmények hátrányos volta, a munkavégzés fizikai és mentális körülményeinek figyelmen kívül hagyása a fejlesztésnél az eredményességre negatívan hat, a munkaerő elvándorlásához (a kilépésekhez) vezet.

A HR feladatai

A személyügyi/HR szervezetnek ebben a tevékenységben fontos szerepe van, hisz a napi feladatok mellett figyelemmel kell kísérni a szervezet működését, annak emberi erőforrásra vonatkozó hatásait. Egy munkakör kialakítása, vagy annak bővítése, gazdagítása, illetve újjáépítése folyamatosan részét képezi a személyügyi tevékenységnek a struktúra változása nélkül is. A szervezet hatékonyságának, a teljesítmény színvonalán minden változása indokolttá teszi a belső szerkezet vizsgálatát, egyes feladatkörök módosítását. Az előbbiekben felvetettek tehát nem elméleti kérdések, hanem a minden napokat segítő gondolatok.