Sok múlik egy jó bérszámfejtőn, akinek nem elég a bérezési és juttatási rendszert ismernie, az egész vállalat működésével tisztában kell lennie. Erre azért van szükség, mert a céget e téren érintő különböző törvényekről, azok változásairól, egyéb szabályokról, előírásokról nem tudná értesíteni a vezetőket és nem tudná napi munkájában a bérszámfejtés során a kötelező változásokat foganatosítani. Még a legnagyobb jó szándékkal és jóhiszeműséggel is nehéz ugyanis mindent betartani, mert nem könnyű mindenről időben tudomást szerezni, miközben a munkaügyi hatóság egyre gyakrabban ellenőrzi a cégeket, és a felügyelők garantáltan ismerni fogják az új szabályokat. Ezenkívül egy szakmájában jártas, naprakész bérszámfejtő olyan javaslatokat is le tud tenni - pl. támogatásokról, adómentes juttatások igénybevételéről - a vezetőség asztalára, amelyek jelentős megtakarítással járhatnak a szervezet számára. A bérszámfejtő felelőssége továbbá, hogy a kapott adatok alapján a bérszámfejtést határidőre szakszerűen, a törvényi előírások és egyéb szabályok betartásával elvégezze, a megbízónak a kért adatokat, jelentéseket visszajuttassa, a hatóságoknak elküldje a bevallásokat, kimutatásokat, statisztikákat.

Már kisebb cégeknél is hatékony a kiszervezés

A néhány fős cégeknél általában a külsős könyvelő végzi a bérszámfejtést, amely addig tud nagyon jól működni, amíg a vállalatnál "sima" bérszámfejtés van, vagyis nincsenek speciális foglalkoztatási formák, egyedi juttatások. Ha azonban már cafeteria-rendszer, vagy több műszak és műszakrend különböző műszak- és túlórapótlékokkal, bonyolult szabályok alapján működő mozgóbér-rendszer működik, ami sok bérjogcím meglétét feltételezi, vagy rendszeresen külföldre járnak a kollégák, már nem olyan egyszerű kezelni a helyzetet. - Már néhány tíz munkavállaló esetében célszerű olyan külső szolgáltatóról gondoskodni, aki bérszámfejtésre szakosodott, több cégnek számfejt, vagyis nagy tapasztalata van. Ötven fő felett mindenképpen szükség van erre, ám ez még mindig kicsi létszám ahhoz, hogy egy főállású bérszámfejtőt foglalkoztassunk. E körüli létszámnál jó megoldás lehet egy részmunkaidős kolléga, vagy ami még ennél is egyszerűbb, a tevékenység kiszervezése. Főállású bérszámfejtő illetve TB-ügyintéző csak több száz fő esetén éri meg - mondta a HR Portal érdeklődésére Szemereiné Király Borbála, a PannonJob Humán Szolgáltató és Tanácsadó Kft. bérszámfejtés és HR outsourcing üzletágvezetője.

Külső szolgáltatót legfőképpen azért választanak a vállalatok, mert költséghatékonyabb, mint egy saját bérszámfejtőt alkalmazni. Ez utóbbi esetében ugyanis számolni kell elsőként a bérszámfejtő kolléga bérével, terheivel és egyéb juttatásaival. - Bruttó bérét 1,335-tel kell szorozni a százalékos terhek miatt, majd ehhez kell hozzáadni az egyéb "kötelező" elemeket, mint például tételes EHO-t, éves foglalkoztatás-egészségügyi szolgáltatás díját, rehabilitációs hozzájárulást, végül jönnek a cégenként és cégen belül is munkaköri csoportonként változó "opcionális" juttatások, mint például az étkezési jegy, utazási hozzájárulás és egyéb cafeteria-elemek, illetve a továbbképzésre, fejlesztésre szánt összegek. A költségek másik részét a munkahelyi kiadások teszik ki, vagyis az irodabérlet, rezsiköltség, íróasztal, számítógép. Emellett a bérszámfejtéshez speciális szoftverre van szükség, nem árt ha van papír-írószer, illetve jó ha vannak szaklapok, kapcsos-könyvek és bérszámfejtéssel kapcsolatos szakirodalom - magyarázza a szakember.

Egyszerűbb szervezet, tervezhetőbb költségek

Mivel a külső szolgáltató nagy létszámra számfejt, ez fajlagosan olcsóbb. Hogy pontosan mennyivel csökkenek a költségek, az cégtől függ. Ha a megbízó kiszervezi a bérszámfejtést, ezzel erőforrásait fő tevékenységére koncentrálhatja, miközben biztos lehet abban, hogy a szolgáltató cég - mint saját területének szakértője - minőségi munkát végez számára és bérszámfejtése megfelel majd az előírásoknak, határidőre készen lesz. Egy külső szolgáltató jelentős terhet vesz le a megbízó szervezet válláról, például az adminisztráció vagy a törvényi és más előírások betartásának tekintetében. A kiszervezéssel eszközök, kapacitások szabadulnak fel, egyszerűbb szervezet jön létre. A költségek tervezhetőbbek lesznek, hiszen a bérszámfejtés díját fejenként állapítják meg, ezzel maximális rugalmassághoz jutunk. Ez azt jelenti, hogy ha saját, belső bérszámfejtőnk van, az ő bérét akkor is ugyanúgy ki kell fizetni a terheivel együtt, ha éppen 50 fővel kevesebb a létszám, viszont ha hirtelen nő a dolgozók száma, és újabb bérszámfejtőre lenne szükség, egy-két napon belül nem lehet új bérszámfejtőt munkába állítani. Hasonlóan ha egy bérszámfejtő van, és ő szabadságra megy, vagy megbetegszik, problémás lehet a helyettesítése, ami ugyanakkor egy szolgáltatónál szintén megoldott.

A PannonJob tapasztalatai szerint legkönnyebben azok a multinacionális cégek szervezik ki a bérszámfejtést, ahol ez az anyacégnél is bevett gyakorlat. Sokszor előfordul, hogy még csak éppen megérkeztek Magyarországra, az üzemet még építik, egy-két fős a szervezet, de a bérszámfejtést már tendereztetik, hogy a kezdetektől meglegyen a szolgáltató. A magyar cégek körében az outsourcing még nem olyan gyakori, de az utóbbi években egyre többen kértek ajánlatot hazai vállalatok közül. Akad olyan megbízó is, aki azért szervezi ki a bérszámfejtést, mert a bérezéssel kapcsolatos adatait és ezek kezelését szeretné titokban tartani, és nem cégen belül bonyolítani. A PannonJob jelenleg 44 szervezet részére (közel 10000 főre végezve a bérszámfejtést) nyújt bérszámfejtést. A megbízók között 5 fős és 1400 fős vállalatot - zömében több száz fős céget - találni.

A jó szolgáltató kiválasztásának titka

Mint Szemereiné Király Borbála elmondta, azok a társaságok, amelyek egyszer már kiszervezték a bérszámfejtést, nem akarják "visszaszervezni", de tapasztalták már, hogy az ügyfelek nem voltak megelégedve az előző szolgáltatóval, ezért fordultak hozzájuk. Éppen ezért nagyon körültekintően kell eljárni a külső szolgáltató kiválasztásakor - javasolja a PannonJob szakembere. - Nem szabad csak az egy főre jutó ár alapján dönteni, a legnagyobb csapda ugyanis abban lehet, hogy mit tartalmaz és mit nem ez az egy főre jutó ár... Gyakran kiderül, hogy a legkedvezőbb ajánlat tulajdonképpen nagyon is drága, mert ezért is, meg azért is külön kell fizetni. A referenciákat mindig ellenőrizzük, bátran kérdezzük meg, mennyire van egy-egy korábbi ügyfél megelégedve az adott szolgáltatóval - emelte ki Szemereiné Király Borbála. Emellett az is fontos szempont, mennyire tud a bérszámfejtő cég hasznos tanácsokat adni, melyek segítségével költségek takaríthatók meg. A PannonJob- nál például ezt is tartalmazza az ár, a bérszakértők állandó ügyfélszolgálattal és tanácsadással állnak az ügyfelek rendelkezésére.