Csocsó és tájfun asztal - ilyen irodát béreljen egy SSC?

Miben különböznek az SSC-k más bérlőktől?

Mazsaroff KataMazsaroff Kata: Amikor kapcsolatba kerülünk egy céggel az első lépés mindig az, hogy megértsük üzleti céljukat. A szolgáltató központok egyik legnagyobb kihívása ma, hogyan tudják a munkaerő-utánpótlást hosszú távon biztosítani, azaz megtalálni a jól képzett, több nyelvet beszélő, többnyire fiatal munkatársakat. De legalább ilyen fontos, hogyan tudják a tehetséges kollégákat „meggyőzni” arról, hogy ez a tökéletes munkahely számukra. Hiszen ha jó a csapat, az meglátszik a hatékonyságon is, és sikeresebb lesz a cég Magyarországon. Végső soron újabb szolgáltatásokkal bővülhet a cég, amely új munkahelyeket is teremt egyben.

A kitűzött célok eléréséhez az SSC-k számára ma már nélkülözhetetlen egy versenyképes iroda is. Mindent tudnunk kell az SSC-kben dolgozókról, és mindent tudnunk kell az itt végzett szolgáltatásokról és azok kapcsolatáról. Fel kell készülnünk arra is, ha egy központ később bővülni szeretne. Ideális esetben ne kelljen bérleti díjat fizetni azért a területért, ahol nem ül senki, de ha mégis szükség van rá, akkor rögtön rendelkezésre álljon.

A tavaly szeptemberi HOA kutatásból is kiderült, a szolgáltató központok jelentős része még mindig létszámbővítést tervez. Az akkori Avis Budget Group BSC is ezért keresett új irodaházat?

Besnyi Lóránt: Nem egy szokványos történet a miénk. A korábbi bérletünkből még hosszú évek hátra voltak, de úgy gondoltuk, érdemes körülnézni az akkori ingatlanpiacon. Abban az időben kevés új irodaház épült, az árak nyomottak voltak és úgy tűnt, azok is maradnak. Ekkor ismerkedtünk meg a Colliers-szel. Kaptunk Katáéktól egy 48 iroda-ajánlatot tartalmazó hosszú listát, mi pedig fáradságot nem ismerve végignéztük. A „long list”-ből aztán „short list” lett, és közben egyértelművé vált számunkra, jobb szolgáltatást és alacsonyabb bérleti díjat tudunk majd elérni. Ezen a ponton kapcsolódott be a folyamatba a dizájner cég is, amikor már azt is mérlegelnünk kellett, hogy adott alapterületen megtudjuk-e valósítani az elképzelésünket. Mindenféle kötöttség nélkül egymás mellé rendeztük az osztályokat az interakciók sűrűsége alapján és ebből kijött egy olyan alaprajz, amely ugyan nem létezik a gyakorlatban, de össze lehetett hasonlítani a listán szereplő ajánlatokkal. Végül 4-5 iroda maradt, közte a jelenlegi irodaházunk, a Green House is. A dolgok kezdtek élesbe fordulni, és ekkor történt az, amely alapjaiban változtatta meg eredeti terveinket. A vállalatcsoport 2011-ben egyesült amerikai testvérvállalatával. Ez a lépés egész egyszerűen azt eredményezte, hogy a bővülési lehetőség mint szempont az első helyre lépett elő.

Hogyan néz ki ma egy versenyképes iroda?

Mazsaroff Kata: Nagyon fontos szempont, hogy tömegközlekedési csomópont közelében helyezkedjen el az irodaház. Sőt, Budapesten már az is hozzájárul a döntéshez, hogy pont metrómegállónál vagy két megálló között helyezkedik-e el a munkahely. Dolgoztam egy ideig az Egyesült Államokban, ahol már az is tökéletes lokációnak számított, ha fél mérföld távolságban található az épület a megállótól. Itthon ez nem számít „metró közelinek”. A megközelíthetőségen túl az sem hátrány, ha a környéken éttermek és egyéb szolgáltatások is sűrűn fellelhetőek. Persze előfordulhat az a helyzet is, hogy a közelben más szolgáltató központok is működnek. Mégiscsak konkurenciái egymásnak az SSC-k ezen a területen, és az „egymás mellett élés” közben óhatatlanul kapcsolatba kerülnek egymással a kollégák pl. egy ebéd vagy kinti dohányzás alkalmával. Az a tapasztalatom, hogy amelyik központ magasan pozícionálja magát a versenytársaihoz képest, azt kevésbé zavarja, sőt inkább haszonélvezője lehet a szomszédságnak. A Green House minden szempontból egy kiváló adottságokkal rendelkező irodaház, több közlekedési eszközzel is megközelíthető, számos szolgáltatás működik a közelében.

Hogy szeret dolgozni egy mai fiatal? Mit vesznek figyelembe a belső terek kialakításánál?

Mazsaroff Kata: A kialakításnál mindenekelőtt azt vesszük figyelembe, hogy milyen méretűek az egyes osztályok és milyen kapcsolatban állnak egymással. Ez alapvetően határozza meg az iroda kialakítását. Előfordult, hogy egy SSC-ben 2-3 osztály - melyek között szoros együttműködés állt fenn – több emeleten foglalt helyet. Ezt utólag nehezebb kezelni. Az utóbbi időben egyre nagyobb súlyt fektetnek arra is, hogy a munkatársaknak legyen terük, azaz a munkaállomásokat is ehhez mérten alakítsák ki. A munkaasztalok tehát egyre kisebbek lettek az évek során, a közösségi terek viszont, „megnőttek”. Nem elhanyagolhatóak az irodák kialakításánál a kulturális különbségek sem. Más a „divat” pl. egy amerikai tulajdonú és más egy ázsiai tulajdonú cégnél. Számos SSC-ben még a főnökök is a munkatársakkal együtt ülnek, nincs elszeparált vezetői iroda. Az Y-generáció már kevésbé hierarchikus felépítésű, mint a korábbi generációk, a fiatal kollégák nagyon szeretnek együtt, csapatban dolgozni. Előtérbe került az úgynevezett „piazza koncepció”, amikor olyan nyitott tereket alakítanak ki az irodán belül, ahol bárki, bármikor leülhet és nem szükséges termet foglalnia. Ad hoc munkacsoportok létrejöttére vagy kötetlenebb megbeszélésekre kitűnő helyek ezek. Csak elő kell venni egy pendrive-ot és a beépített képernyőn már meg is jelennek a kívánt adatok. Ma már kifejezetten olyan bútorokat gyártanak, amelyek hangszigeteltek, és nem hallatszik, amit itt beszélnek, de külső zaj sem szűrődik be. Természetesen a tárgyalótermek továbbra is megmaradtak, és léteznek már videokonferenciára alkalmas helyiségek is, ahol az anyacég más országban dolgozó kollégáival is könnyen tudják tartani a kapcsolatot. És nem utolsó sorban egy nagyon fontos kritérium az iroda megjelenése, kinézete. Az itt dolgozó korosztályt „megjelenítő” fiatalos, vitalitást kifejező tereket alakítunk ki, amelyeket ma már elég jó ár-érték arányban lehet megvalósítani.

Besnyi LórántBesnyi Lóránt: Ha jól számolom, annak idején mi hetente 2 délelőttöt töltöttünk a dizájner cégnél, akik 3 alap koncepciót tettek le elénk. Végül a „metropolis” győzött, ahogy a falakon is látszik.

A kialakításnál nagyon nagy hangsúlyt fektettünk arra, hogy az elrendezés összhangban legyen a csapatok működésével, elősegítse a hatékony működést, lehetőséget teremtve a folyamatos fejlesztésekre. Ahol csak lehetett, mindig kikértük a kollégák véleményét is a döntéseknél. Ilyen volt a székek kiválasztása is. Kitettünk 12 fajta ülő alkalmatosságot a közös területekre, ezeket mindenki magával vihette, és egy napig próbálgathatta. Végül azt a szék típust rendeltük meg, amely a legtöbb szavazatot kapta.

Összességében nagyon kevés zárt területet hoztunk létre. Elsősorban most a tárgyalókra gondolok. Nálunk a tárgyaló az tárgyaló, funkcionálisan is. Összesen három zárt iroda helyiséget alakítottunk ki. A HR és a pénzügy, az ott kezelt adatok miatt, és a központi dokumentum menedzsment. Az összes többi, beleértve az ügyvezető irodáját is, nyitott térben található. Így lehet az, hogy más cégek, akik régebbi típusú irodaházban „laknak” egy-két emelettel többet bérelnek ugyanennyi létszám mellett. Ma már szinte egy cég sem gondolkodik boksz-okban vagy elkülönített szobákban.

Az egyterű, nyitott iroda egyértelmű favorittá vált. A kialakítás így jóval gazdaságosabb, hiszen csökkenthető a kihasználatlan közlekedő folyosó és több munkaállomás fér el kisebb alapterületen. Az Avis Budget Group BSC-ben mennyire használják a fiatalok a közösség tereket?

Besnyi Lóránt: Mi csocsót és taifun asztalokat helyeztünk el az irodaházban, amiket rendszeresen használnak is. Van egy kertünk is, amely közös terület. Használjuk, és azt hiszem, megtalálta a funkcióját.
Ami érdekes és számomra világossá vált az elmúlt hónapok, évek alatt, hogy az Y generáció kicsit konzervatívabb, mint ahogy sokan gondolják. A fiatalok szeretik a közösségi tereket, kevésbé hierarchikusak, szeretnek együtt, csapatban dolgozni. Ez mind igaz, de a maga kis „sarkában” üldögélve mindenkinek szüksége van a saját személyes territóriumára, ahova a macis képeket is ki lehet tenni adott esetben. Összességében úgy érzem, egy elég színvonalas és jól működő irodát sikerült megvalósítanunk. A visszajelzések és elismerések is ezt mutatják, de persze nagyon sok munkát és energiát is tettünk bele ebbe a 18 hónapba. Amit itt megvalósítottunk, annak mindennek oka van. Nemrégen a külföldi vezetőségünk járt itt, és az egyikük azt mondta, ez az iroda csak annyiban különbözik az egyik los angeles-i irodától, hogy oda konkrétan beviszik a gyerekeket és a kutyákat is. Ez tényleg nagy elismerés volt részükről.

Hogyan hat egy jól megtervezett iroda a produktivitásra?

Mazsaroff Kata: Rengeteg felmérés készült már erről és elég jól kimutathatóak a befektetések megtérülései. Ha például nem megfelelő a hűtés-fűtés / friss levegő rendszer az irodában, akkor jóval gyakoribbak lesznek a megbetegedések, ezzel megnő a hiányzások száma, és végső soron bevételkiesést eredményez. Ma már nem igen épül új irodaház zöld minősítés nélkül. Ez nem kifejezetten marketing fogás, egész egyszerűen folyamatosan toljuk ki a sztenderdeket, és ez így normális. Ettől végeredményben kevesebb lesz az áramszámla, kevesebb vizet használunk, mint egy hagyományos irodaházban. A kollégák szinte azt a levegőt kapják meg egy zárt térben, mintha a szabadban lennének. El is érkeztünk itt egy nagy dilemmához. Mi történik akkor, ha van egy irodaházunk egy fantasztikus lokációban, kitűnő megközelítés mellett, de már 10 éve épült, és nem felel meg a mai sztenderdeknek? Mennyibe kerül és megéri-e átalakítani? Versenyképesek tudunk-e maradni a ma épült irodaházakkal összességében? Ezek mind alapos tervezést igénylő kérdések. Az Avis Budget Group BSC-nél tökéletesen megjelenik ez a produktivitásában.



A cikk szerzője Szabó Zoltán, a Magyar Szolgáltatóipari és Outsourcing Szövetség (HOA) operatív igazgatója