Az év egyik felében kis-, másik felében középvállalkozás - ilyen a Sziget HR-szemszögből

Beszéljünk először is a fesztiválszezon előkészületeiről! Hány emberrel és mikor kezdik el a nyári rendezvények szervezését?

Alapvetően úgy épül fel a Sziget Kulturális Menedzser Iroda, hogy van egy közel hatvanfős állandó stáb, amihez csatlakoznak az időszakos, alkalmi munkatársak. Van, aki közülük már januárban elkezdi segíteni az előkészületi munkálatokat, aztán tavasszal folyamatosan nő a létszám, júliusban a VOLT fesztivál alatt már közel 400 embert foglalkoztatunk, a csúcslétszámot pedig a Sziget Fesztivál ideje alatt érjük el. Idén 532 fővel dolgoztunk és ehhez még hozzájött csaknem ugyanennyi önkéntes, plusz az alvállalkozók alkalmazottai.
A Sziget madártávlatból
Ennyi embert nem lehet könnyű összeszedni. Hogyan történik a munkavállalók toborzása? Milyen feltételeknek kell megfelelnie annak, aki a fesztiválon szeretne dolgozni?

Azt tudni kell, hogy a stábunk osztályokra oszlik és az osztályokon belül is különböző csoportok vannak, mert gyakorlatilag minden feladatot csapatban oldunk meg. A toborzás úgy történik, hogy az osztályvezetők megbízzák a sokéves tapasztalattal rendelkező csoportvezetőket, hogy szervezzék meg a csoportokat. A toborzásba besegítek persze én is, de a csoportvezetők feladata az infrastruktúra és a munkaerő felállítása, valamint a beosztás elkészítése. Fontosnak tartom megjegyezni, hogy mi nem hagyományosan toborozzuk az embereket, tehát nem hirdetünk állásokat az interneten, mert így is túljelentkezésben vagyunk, hanem igyekszünk már tapasztalt, jól bevált munkatársakat foglalkoztatni. Emellett természetesen vannak bizonyos skillek, amiket elvárunk az itt dolgozóktól. Ilyen például az idegennyelv-tudás, ami csaknem minden területen elengedhetetlen, tekintve, hogy nemzetközi fesztiválokat szervezünk. Ugyanakkor nem a papír a lényeges, hanem hogy mindenki legalább egy nyelven rendesen tudjon beszélni. Fontos az is, hogy az összes munkatárs kedves és mosolygós legyen, hiszen a dolgozóink a fesztivál arcai, akikkel a látogatók találkoznak. Ha rossz benyomást keltenek, az emberek a branddel azonosítják. Olyan embereket keresünk, akik könnyen reagálnak ad hoc jellegű szituációkra és mindig a megoldásokat keresik.

Megvan már tehát a jól bevált, rutinos munkaerő. Korábban azonban említette, hogy a fizetett alkalmazottak mellett legalább ugyanannyi önkéntest is foglalkoztatnak. Milyen úton lehet önkéntesként dolgozni a fesztiválon?

Az internetes felületünkön bárki jelentkezhet. Majd csoportos interjúra hívják be a pályázókat, ahol különböző feladatokat kell elvégezni. Az önkéntesek toborzása nem az én feladatom, azt egy külső cég végzi. A felvett önkénteseket is csoportokra osztjuk, ahol a mentorok felügyelik a munkájukat. Mint már mondtam, nálunk minden csapatmunkában zajlik, és a csoportokban nagyjából fele-fele arányban vannak fizetett dolgozók és önkéntesek. Tehát együtt dolgoznak és mindenben segítik egymást, a különbség csupán annyi – a fizetést nem számítva – hogy a fizetett dolgozóinka munkaszerződés alapján felelősségre vonhatóak, akár kártérítésre is kötelezhetőek, míg az önkénteseknél más a helyzet. Ezért rájuk nem is bízhatunk nagy felelősséggel járó munkát, mint például a pénztárosi pozíciót, de ettől függetlenül nagyon sok mindenben tudják segíteni a fesztivál lebonyolítását.

Azt gondolom, a nyári fesztiválok álommunkahelynek számíthatnak a fiatalok körében. Az önkéntesek mellett keresnek diákokat is?

Próbálkoztunk korábban iskolaszövetkezeteken keresztül diákokkal dolgozni, de nagyon rossz tapasztalataink voltak ezzel kapcsolatban. A törvényi szabályozások miatt semmivel se költséghatékonyabb diákokat foglalkoztatni, ugyanakkor rengeteg problémát szült a tapasztalatlanságuk. Nem lehet komoly feladatokat bízni olyan emberekre, akik soha életükben nem vettek részt hasonló munkában, és ezért nem tudnak azonnal reagálni bizonyos szituációkra. Vannak azonban olyan alvállalkozók, akik kizárólag diákokat alkalmaznak. Ezeknek a cégeknek nem érné meg kiépíteni és egész évben fenntartani egy HR osztályt, hiszen nekik csak arra a néhány hétre van szükségük munkaerőre. Ők tehát iskolaszövetkezeteken keresztül keresnek tanulókat.

A fesztivál ideje alatt milyen munkarendben dolgoznak az alkalmazottak? Mennyi szabadidőt kapnak, és ezt mivel tölthetik el?

Csoportja válogatja, hogy ki mennyit dolgozik, de sehol sincs tipikus nyolcórás munkaidő. Szerencsére a Munka törvénykönyve 2012 óta akár fél évre is lehetővé teszi a munkaidőkeretet. Így akár napi 12 órát is lehet törvényesen dolgozni a fesztivál ideje alatt. Vannak olyan csoportok, ahol a kollégák 12 órát dolgoznak, majd 24 óra szabadidőt kapnak, amibe a pihenés mellett bőven belefér az is, hogy megnézhessék a fesztivál helyszíneket, amire például nekem sose jut időm. Más csoportban napi 6 órás munkaidő van, de például a pénztárosok nagyon le vannak terhelve, napi 12 órát dolgoznak. A beosztásokat már korábban elkészítjük. Általában az eladott elővételes jegyek alapján látjuk, hogy melyik nap mekkora lesz a terhelés, és így a csoportvezetők is tudják, mikor kell ráerősíteni és mikor van holtidő, amikor egy kicsit lehet lazítani, de persze mindig jöhetnek váratlan események.

Milyen intézkedéseket tesznek a munkavállalók biztonsága érdekében? Gondolok itt például arra, hogy sokaknak a legnagyobb kánikulában is a napon kell állnia.

Természetesen nagyon odafigyelünk arra, hogy lehetőleg senkinek ne essen baja, mert fontos számunkra, hogy a dolgozóink pozitív élményekkel telve és egészségesen folytassák a nyarat. Az is szempont, hogy nagyon nehéz kiesés esetén bárkit is pótolni, hiszen nem tartunk készenlétben nagy létszámú tartalék munkaerőt, hanem pontosan ki van számolva, hogy melyik feladatra hány ember kell, és csak néhány ügyeletessel számolunk. Vizet folyamatosan biztosítunk a dolgozóknak, és a sátrakba, fix pontokra igyekszünk légkondit vagy ventillátort is tenni. Azt gondolom, a biztonságra tényleg nem lehet panasz, vigyázunk egymásra, és a biztonsági szolgálatnak is feladat, hogy óvjon bennünket. Jól szervezett, alapos, munkavédelmi oktatásban mindenki részesül, ahol többek között azt is elmondjuk a dolgozóknak, hogy a fesztivál építése és bontása alatt szigorúan csak a kijelölt utakon lehet közlekedni, nem szabad az építési területen bóklászni. Mióta én itt vagyok, szerencsére komolyabb baleset vagy sérülés még a munkatársainkkal nem történt, de ha bármilyen esemény történik, esetleg valaki rosszul van, jelzi a csoportvezetőnek, aki szól nekem, mentőt hívunk és jegyzőkönyvet veszünk az esetről. A fesztiváljainkon komoly rendszert alakítottunk ki egyébként mind a látogatóink, mind a munkatársak védelme érdekében. Az operatív irányítási központba fut be minden értesítés. Tőlük jönnek a megfelelő szakemberek, ha baj van.
Együtt a csapat
Hogy néz ki a HR osztály munkája a fesztiválok alatt? Milyen feladataik vannak?

A HR osztálynak egy bizonyos területéért felelek, amelyet nevezzünk munkaügyi osztálynak, ahol négy asszisztens és öt önkéntes segíti a munkámat. Hatalmas mennyiségű munkánk van már jóval a fesztiválok előtt is. Hogy csak néhány példát említsek, a bejelentéseket, a beosztásokat, a jelenléti íveket előre el kell készíteni, egyeztetni kell a csoportvezetőkkel, akik hozzám fordulnak, ha bármi munkajogi kérdésük van. Ha hirtelen kiesik 4-5 ember, akkor villámgyorsan, akár egy óra alatt kell új embereket találni. Szerencsére ebben már nagy rutinom van, kiterjedt kapcsolati hálózattal rendelkezem, így tudom, kihez kell fordulni, hogyha egyik percről a másikra kell pótolni a kiesőket. Óriási hangsúlyt fektetek arra, hogy minden adminisztráció pontosan és törvényes keretek között történjen. Már kiépítettem azokat a táblázatokat, amiket ki kell tölteni, hogy minden adat meglegyen a munkaszerződésekhez, amit mi nem kézzel írunk, hiszen ilyenkor annyi embert alkalmazunk, mint egy középvállalkozás. Egy olyan rendszert kellett kitalálni, hogy a foglalkoztatás gyorsan, hatékonyan, költséghatékonyan és munkajogilag rendben működjön. Azt hiszem, ez egyedülálló a rendezvényszervező cégek körében. Munkaügyi szempontból komoly kihívást jelent.

Szigorúan ellenőrzik egyébként, hogy minden szabályt betartanak?

Igen, de én nem csak az ellenőrzések miatt tartom ezt fontosnak, hanem hosszabb távon csak úgy működik rendesen, ha mindent pontosan adminisztrálunk. Így mind a munkavállalók, mind a cégünk biztonságban érezheti magát. Úgy vélem, ez a hosszútávú, jó munkakapcsolat egyik alapja. Nem véletlen, hogy évek óta ilyen sokan visszajárnak ide dolgozni.

Ezek szerint nagyon pozitív a munkavállalói visszajelzés a cég irányába.

Teljes mértékben. Sokatmondó, hogy a legtöbb kolléga az egész éves munkája mellett minden nyarát itt tölti. Ugyanakkor szeretném hangsúlyozni, nagyon tévednek azok, akik úgy gondolják, hogy az időszakos dolgozóink pihenni vagy bulizni jönnek ide, mert pont arra nincs idejük. Olyan fiatal felnőttekről van szó, akik jövőbeni terveikre gyűjtenek. Emellett persze hatalmas motivációt jelent a társaság, az elképesztő jó légkör, ami itt van. Ismerek olyan embereket, akik csak azért járnak haza 10-15 éve akár Londonból vagy Hollandiából, hogy a többiekkel találkozzanak, mert sokan 17 éves koruk óta minden nyáron itt dolgoznak. Születtek itt házasságok, sziget-babák, rengeteg közös élmény köt minket össze. Ez tehát sokkal több, mint egy munkahely.

Főként fiatalok dolgoznak itt vagy vannak idősebb kollégák is? Hogyan tudják ezt a harmonikus munkahelyi légkört megteremteni annak ellenére, hogy a rendezvényszervezés nem épp a legnyugalmasabb munka?

Egyáltalán nem lehet azt mondani, hogy csak fiatalokból állna a csapat, mert vannak olyan munkatársak, akik már az első Sziget fesztivál szervezése óta itt dolgoznak. Hatalmas tapasztalatuk van, amit pedig jól kiegészít a fiatalok óriási lendülete, energikussága és lelkesedése. Egyik kolléganőm kifejezetten azzal foglalkozik, hogy a csoportdinamikát jobbá tegye. Például elmegyünk együtt borozni vagy bográcsozunk az udvaron. Nyilván vannak stresszesebb, nehezebb napok, de nincs annál jobb érzés, mint este a stábkempingben a tábortűz mellett átbeszélni a nap történéseit. Ami különösen pozitív, hogy ezt az általános harmonikus és vidám hangulatot átveszi mindenki, ezáltal pedig az egyes csoportokban is jó légkör uralkodik. Nagyon szeretek kimenni a kempingrecepciósokhoz vagy az infósokhoz, mert mindenhol azt látom, hogy van egy közösségi tér, ahol a kollégáknak lehetősük van pihenni és beszélgetni. A távolabbi fesztiválokon nagyjából együtt van a szállásunk, de sokan a Sziget alatt is a stábkempingben alszanak, mert élvezik a közös sátrazást.

Térjünk ki egy kicsit a dolgozók bérezésére és a béren kívüli juttatásokra! Milyen szerződéseket kötnek az alkalmazottakkal?

Az alapstáb tagjai – akik egész évben itt dolgoznak – havonta kapnak fizetést, velük határozatlan idejű munkaszerződésben állunk. Az időszakos dolgozók közül vannak, akik alkalmi munkában, míg mások határozott időre szerződnek ide és órabért kapnak, ami azt gondolom, se nem túl sok, se nem túl kevés. Az önkéntesekről már beszéltünk, ők ugye nem kapnak fizetést, illetve két éve dolgoztam ki a gyakornoki programot, amelynek keretében felsőoktatásban résztvevőket foglalkoztatunk gyakornoki pozíciókban, például pénzügyi asszisztensként, programszervező asszisztensként vagy a sajtó osztályon. Ők hetibéresek, és legfeljebb a minimálbér, amit el tudnak érni, ha ügyesen dolgoznak. Ugyanakkor az biztos, hogy megfizethetetlen tudást kapnak, amit bárhol jól tudnak kamatoztatni vagy akár a jövőben itt is kaphatnak munkát. Ez a munka a béren felül sok mindent nyújt: a fesztiválokon való részvételt, valamint az élményt, hogy a munkatársak olyan helyszínekről láthatják a fellépőket, olyan helyekre is bejuthatnak, ahová a látogatóknak nincs lehetősége. Mint már mondtam azonban, az előre mutató feladatok, tapasztalatszerzés, a társaság illetve a közösségi élmény miatt jönnek hozzánk dolgozni, ami nem mérhető pénzben.