A hivatali, üzleti utazás költségeinek megtérítése

Jó tudni!
Amennyiben a hivatali, üzleti utazás esetén megállapítható (akár közvetve is), hogy az utazás csak látszólag hivatali vagy üzleti, a költségeket nem lehet figyelembe venni. Ehhez az adóhatóság vizsgálhatja az utazásra vonatkozó dokumentumok és körülmények valós tartalmát (Például az utazás meghirdetése szervezése, reklámozása az útvonal, az úti cél, a tartózkodási idő és a programok jellege turistautat valószínűsít, ez esetben a költségek nem vonhatók le).

Belföldi kiküldetés
A munkáltató által elrendelt kiküldetés esetén a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozók élelmezési költségtérítését a 278/2005. (XII. 20.) számú kormányrendelet szabályozza.

Mi a belföldi kiküldetés?
A belföldi kiküldetés a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített helytől eltérő helyen történő munkavégzés. Tag, megbízott esetén nem kiküldetésről, hanem hivatali, üzleti utazásról beszélünk.

Milyen költségeket visel a kiküldő?
Amennyiben a kiküldő viseli a kiküldetés során felmerülő utazás, szállásköltségeket, ezek adókötelezettséget sem a cégnél, sem a kiküldöttnél nem keletkeztetnek. A költségviselés történhet úgy, hogy a magánszemély az ezekre a költségekre kapott összeggel bizonylattal elszámol a kifizetőnek, vagy akár úgy is, hogy a kifizető ezeket közvetlenül viseli.

Figyelem!
E költségek körébe nem vonhatók be a magánszemély magánjellegű kiadásai.

A hivatali, üzleti utazás során felmerülő költségek lehetnek:
- étkezési költségek
- utazási költségek
- szállásköltségek
- egyéb költségek.

Étkezési költségtérítés kiküldetés
A kiküldetésben lévő munkavállaló élelmezéssel kapcsolatos többletköltségeinek fedezetére a kiküldetés időtartamára - ha a kiküldetésben töltött idő több mint 6 óra - élelmezési költségtérítés (napidíj) jár.
A napidíjat kétféleképpen lehet elszámolni:
- számla (egyszerűsített számla) alapján, vagy
- költségátalányban.

Költségátalány
Ha a munkáltató költségátalányt fizet, akkor napi 500 forintot lehet igazolás nélkül levonni a költségtérítésből. A napi 500 forint a minimumösszeg, ennél többet is adhat a munkáltató. Ha a dolgozó rendszeres kiküldetést teljesít, akkor havi átalány is megállapítható, melyet az egy napra megállapított napidíj és a havi átlagban kiküldetésben töltött naptári napok figyelembe vételével kell meghatározni.

Szállodai reggeli
Abban az esetben, ha a szállodaköltség a kötelező reggeli árát tartalmazza, akkor a napidíj költségátalány igazolás nélkül elszámolható összegét 20 százalékkal csökkenteni kell.

Adóköteles étkezés

Ha munkáltató a magánszemélynek nem a kormányrendeletben meghatározott mértékben téríti a kiküldetés időtartamára a többletköltségeit, akkor a személyi jövedelemadó törvény szerint a következőképpen kell eljárnia:
- ha a jogszabályi mértéknél nagyobb összeget fizet ki, akkor a jogszabályi mértéket meghaladó rész a magánszemély összevonandó (bér)jövedelme.
- ha a munkáltató a nevére kiállított számla alapján téríti meg a magánszemély többletköltségeit, akkor a jogszabály szerinti mértéket meghaladó számlaérték természetbeni juttatásnak minősül, ami után a munkáltatónak 44 százalék személyi jövedelemadót, 29 százalék tb járulékot, 3 százalék munkaadói járulékot kell fizetnie. A számla ÁFA tartalma nem helyezhető levonásba. Az összes költség a társasági adó szempontjából vállalkozási célt szolgál, így adóalap korrekció nem merül fel.

Példa a belföldi kiküldetés esetén adott költségtérítés adókötelezettségére
A magánszemély cége megbízásából három napot vidéken tölt. Az utazásról vonatjeggyel, a szállásról szállodaszámlával számolt el.

Figyelem!
(Ez az összeg nem számít bevételnek, mivel megtérítésük a kiküldetéshez kapcsolódó költségek fedezetéül szolgál.)

1. eset:
A cég élelmezési "költségtérítésként" naponta 800 forintot fizet.
A "költségtérítés" összege (3x800) 2 400 Ft
Jogszabály alapján elszámolható -(3x500) -1 500 Ft
Bérjövedelem 900 Ft
munkáltatói tb járulék (900x0,29)=261 Ft
munkaadói járulék: (900x0,03) = 27 Ft

A 900 Ft - mint az a példából is kiderül - a magánszemély bérjövedelme, tehát összevonandó jövedelem, vele szemben további költség nem érvényesíthető.

2. eset:
A magánszemély cége kollektív szerződésben rögzíti, hogy kiküldetés esetén a felmerülő többletköltséget a II. osztályú éttermi számla alapján téríti meg. A magánszemély a három napos kiküldetésből három éttermi számlát ad le munkáltatójának. A két számla összege 13 500 forint.
A "költségtérítés" összege 13 500 Ft
Bizonylat nélkül elszámolható - (3x500 Ft) 1 500 Ft
Természetbeni juttatás 12 000 Ft
Az adó mértéke 44 %
Munkáltató által fizetendő adó 5280 Ft
Munkáltató által fizetendő tb járulékL29%) 5011 Ft
Munkaadói járulék: (3%) 360 Ft

A magánszemélynél a példa szerinti esetben, adókötelezettség nem keletkezik. A 44 % adót és a járulékokat a kiküldő cég tagja megfizeti a juttatást követő hó 12-éig.

Hivatali, üzleti utazás során térített étkezés adókötelezettsége
Ha a hivatali utazásra nem a munkáltató tevékenységével összefüggésben kerül sor, akkor az étkezési költség megtérítése olyan jogcímen adóköteles, amilyen jogcímen a térítésre sor került, illetőleg éttermi számla megtérítésekor adóköteles természetbeni juttatásról beszélünk.

Példa:
A tag a társaság érdekében vidékre utazik két napra. Az utazás miatti többletköltségek fedezésére napi 500 forintot kap a társaságtól.
Adókötelezettség:
- Egyik lehetőség: A napi 500 forint a tag nem önálló tevékenységből származó jövedelme, így adómentes része nincs.
- Másik lehetőség: ha a tag választott tisztségviselő és ezt a tevékenységét egyéni vállalkozóként űzi, költségeit is így tudja elszámolni.

Utazási költségek megtérítése

Utazási jegy megtérítése
Ha a hivatalos rendezvényhez kapcsolódóan a magánszemélynek az utazási jegy ellenértékét térítik meg akkor ezt a magánszemély jövedelmének megállapításánál nem kell figyelembe venni. A térítésnek nem feltétele a kifizető nevére szóló számla leadása, elegendő a jegy átadása és megőrzése.

Figyelem!
Ez esetben az utazási jegy árában felszámított étkezés ellenértékének megtérítése szintén nem számít bevételnek. Ha az utazási jegyet a kiküldő kifizető veszi meg és adja át a résztvevőnek, a magánszemély szempontjából a juttatás nem lesz adóköteles. Ugyancsak ez a gyakorlat érvényesül, ha a magánszemély a kifizető nevére szóló számlát kér és annak ellenében kapja meg a térítést.

A saját személygépkocsi hivatali használata
A személygépkocsi hivatali használata miatt keletkező költségek megtérítése történhet belföldi kiküldetési rendelvény alapján, vagy egyszerűen a hivatali célú utak igazolása (útnyilvántartás) alapján. A személyi jövedelemadó törvény semmiféle korlátot nem szab a kifizetőnek a térítés mértékére és módjára. Azt szabályozza, hogy a kapott költségtérítéssel szemben milyen módon és mértékben lehet a költségeket elszámolni. A külföldön megtett utat ugyanúgy kell elszámolni mint a belföldi utat.

1. Költségtérítés kiküldetési rendelvény alapján
A személygépkocsi hivatali használatának költségtérítése legegyszerűbb módon kiküldetési rendelvény alapján történik. A munkáltató által a belföldi kiküldetési rendelvény alapján költségtérítés címén a jogszabályokban meghatározott mértékig fizetett összeg a magánszemélynek nem bevétele, azután adókötelezettsége sem a magánszemélynek, sem a munkáltatónak nincs.

Nem bevételnek minősülő költségtérítés mértéke

Nem kell adóelőleget levonni, adatot szolgáltatni akkor, ha a munkáltató a belföldi kiküldetésben lévő dolgozójának
- a rá vonatkozó jogszabályok szerinti napidíjat, valamint
- a kiküldetési rendelvényben meghatározott km-távolság szerint az üzemanyag fogyasztási normával,
- az APEH által közzétett üzemanyagárral,
- 3 Ft/km általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével számított összeget fizeti.

Példa
A dolgozó kiküldetési rendelvénnyel két napig volt távol. A rendelvény szerint 2 x 500 forint napidíjat, valamint a személygépkocsi használatára tekintettel 500 km útra tekintettel kapott költségtérítést. APEH által közzétett üzemanyagár 260 forint, a személygépkocsi fogyasztási normája 10 l/100 km.

Adókötelezettség:
A napi 500 forint napidíj nem keletkeztet jövedelmet.
Üzemanyagköltség [(500×10)/100]×260 = 13 000

Normaköltség: 500 km×3 Ft = 1500 forint

A dolgozó összesen 14 500 forint költségtérítést kap, mely nem minősül bevételnek.

Nem bevételt meghaladó mértékű költségtérítés
Ha a munkáltató az általános személygépkocsi normaköltségnél többet fizet a magánszemélynek, ugyanazokat az elszámolási és nyilvántartási szabályokat kell alkalmaznia, mint a nem kiküldetési rendelvénnyel fizetett költségtérítéseknél. Ez esetben a magánszemély dönthet úgy - választhat - hogy a kapott összeggel szemben költséget számol el.

A kiküldetési rendelvény és az útnyilvántartás

A kiküldetési rendelvény akkor helyettesíti az útnyilvántartást, amikor a magánszemély a munkáltatójától kap hivatali, üzleti utazás címén bevételnek nem számító költségtérítést. Minden más esetben a költségek elszámolásához útnyilvántartást kell vezetni.

Ha a magánszemély csak a munkáltatójától kap kiküldetési rendelvény alapján költségtérítést és csak a jogszabályi mértéket (9 forint/km általányköltséget) akkor nem kötelező útnyilvántartást vezetnie.

Ha a munkáltató a jogszabályban meghatározott mérték feletti térítést fizet, akkor a térítés teljes összege minősül adóköteles bevételnek (bérjövedelmek) amellyel szemben a munkáltató igazolás nélkül elszámolható költségként veszi figyelembe a jogszabályban meghatározott térítési összeget. A magánszemély az adóév végén választhat, hogy a kapott költségtérítéssel szemben az adóbevallásában útnyilvántartás alapján számolja el költségeit (feltéve, hogy több költséget kíván elszámolni), vagy az adóhatóságra bízza adójának megállapítását (az igazolásai, adatszolgáltatások alapján).

A munkáltató a költségtérítésből a munkaviszonyból származó rendszeres vagy nem rendszeres jövedelmekre vonatkozó szabályok szerint vonja le az adóelőleget. Ha a magánszemély nem nyilatkozik költség-elszámolási szándékáról, akkor az adóelőleg alapja a jogszabályban meghatározott összeget meghaladó rész. Ha a magánszemély nyilatkozik, hogy a kapott térítéssel szemben költséget kíván elszámolni, akkor a költségnyilatkozat szerinti összeget meghaladó részt kell az adóelőleg-számítás alapjának tekintetni.

A kiküldetési rendelvény formája, tartalma, kezelése
A kiküldetési rendelvény kiállítható esetenként egybefüggő, illetve egymást követő hivatali, üzleti utazásokra is. A munkáltató és a munkavállaló megállapodása szerint a folyamatosan vezetett futásteljesítmény alapján meghatározott elszámolási időszakonként összesíthető. A kiküldetési rendelvényt két példányban kell kiállítani és tartalmaznia kell a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartalmát, útvonalát, az utazáshoz használt gépkocsi futásteljesítményét, üzemanyag-fogyasztási normáját, a használat idején érvényes APEH által közzétett üzemanyagárat, és az elszámolási időszakonként megállapított utazási költségtérítést, valamint a jogszabály szerint adott élelmezési költségtérítést. A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a munkáltatónak, másolatát a magánszemélynek kell megőrizni az elévülési idő lejártáig.

Jó tudni!
A költségtérítés kifizetését a dolgozónak átvételi elismervény (pénztárbizonylat) aláírásával kell igazolnia. A bizonylatot célszerű együtt kezelni a kiküldetési rendelvénnyel, akár úgy, hogy a bizonylat utaljon a hozzá tartozó kiküldetési rendelvény lapszámára.

Útnyilvántartás
Az útnyilvántartás az alapja a költségelszámolásnak. Ezért ha a bevételükkel, költségtérítésükkel szemben költséget akarnak elszámolni, elengedhetetlen. Az útnyilvántartás a magánszemély bizonylata, ezért a bevallás mellékleteként kell őrizni. Az útnyilvántartásba az év első és utolsó napján fel kell jegyezni a kilométeróra állását. Évközben használatba vett, vagy évközben eladott személygépkocsinál a használatba vétel, illetve az eladás napján kell a kilométeróra állását feljegyezni. A kettő különbségéből, illetve a bejegyezett hivatali utakból állapítható meg adott évben az üzleti és magáncélú használat aránya.

Példa
A kilométeróra állása az év első napján 160 ezer kilométer, az év utolsó napján 320 ezer kilométer. Az útnyilvántartás alapján az üzleti út 120 ezer kilométer.
Az üzleti és magánutak arányának megállapítása:
Az év első és utolsó napján a kilométeróra állásának különbsége 160 ezer kilométer. Az üzleti út aránya 120/160 = 75 százalék.



Krattinger Erika Ágnes