Informatikai kiszervezés: hosszú távon gondolkodjunk

Az informatika kiszervezése nem egyszerű feladat, egy rossz választás rengeteg problémához vezethet, időt, pénzt és jelentős forrásokat veszíthet ezáltal az outsourcingot választó vállalat - írja a Bizjournals.com.

A gondok ott kezdődnek, hogy nagyon sok cég eleve nem megfelelő okok miatt fordul az outsourcing felé - közölte a lappal Cristopher Ambrose, a Gartner Inc. információtechnológiai kutatásokat végső és tanácsadó cég kutatási elnökhelyettese. Sokszor a vállalkozások taktikai megfontolásból használják ezt az eszközt egy bizonyos probléma megoldása érdekében ahelyett, hogy az üzleti stratégia részeként tekintenének rá. "Az üzleti stratégia megalkotása az első fontos lépés az IT-szolgáltatások kiszervezése folyamatában" - vélte Ambrose.

Ne kapkodjunk

A cégek gyakran gondolkodás nélkül élnek ezzel a módszerrel, még mielőtt átgondolnák, hogy ez-e a leghatékonyabb út a bevétel növelése érdekében. Pedig mindezek előtt le kellene ülni, és egy részletes üzleti stratégiát alkotni, amely alapján már eldönthető, hogy az outsourcing-e a legjobb választás. Ha ezzel megvagyunk, akkor kell elkezdeni keresni a számunkra legtökéletesebb IT szolgáltatót - figyelmeztetett a szakember.

"Bár ez általában az IT szolgáltatás jellegétől és attól is függ, hogy hány szakvéleménnyel találkozott már addig az adott társaság, sokan felkeresnek egy külsős IT szakembert, hogy segítsen kiválasztani a lehetséges szolgáltatót. Ezt a lehetőséget mindenkinek magának kell mérlegelnie, mindenesetre érdemes ismerősöknél, szakmai partnereknél érdeklődni a cégek szolgáltatásainak minőségéről" - mondta Maureen Majury munkaügyi szakértő. Hozzátette: először át kell gondolni, hogy mely szolgáltatók jöhetnek egyáltalán szóba, majd a lehetséges partnerekkel fel lehet venni a kapcsolatot.

Amikor az üzleti terv részeként átvizsgáljuk ezeket a vállalkozásokat, megnézve, melyek azok a specifikációk, amikre a cégünknek szüksége van, kritikusnak kell lennünk, hiszen feltehetőleg nem szeretnénk kihagyni semmilyen momentumot, amely később problémát okozhat.

Nézzünk utána a leendő partnercégnek

Ezután felvehetjük a kapcsolatot az IT szolgáltatókkal. Ambrose és Majury mindketten azt tanácsolják, hogy bizonyosodjunk meg arról: az adott szolgáltatóknak van-e tekintélyük az üzletágban, valamint ellenőrizzük a társaságok pénzügyi stabilitását és korábbi eredményeiket is.

Beszéljünk az IT-szolgáltatókkal, és pillantsunk bele a referencia listájukba. Ha gyanítjuk, hogy voltak elégedetlen vevőik, járjunk utána, és bizonyosodjunk meg arról, hogy ha voltak is hibáik, azt helyrehozták. Tudjuk meg, hogy a potenciális cég, amellyel dolgozni akarunk, elég odaadó-e, van-e elég szerverhelye. Nem árt megtudakolni azt sem, hogy a konkurenciánk őket választotta-e a kiszervezésük során, hiszen meg kell bizonyosodjunk arról, hogy a lehető legtöbb figyelmet fogjuk kapni.

Most már ideje kiválasztani a lehetséges befutókat, ez az az időszak, amikor megegyezhetünk az árban és aláírhatjuk a szerződést. A szakértők tanácsa szerint mindenképpen törvényes céget kell választanunk, amely jól ismeri az adott szolgáltatást és iparágat. Amikor megírjuk a szerződést, figyeljünk a részletekre az elejétől a végéig, még a szolgáltatás utáni támogatást is figyelembe véve a projekt minden aspektusában.

"Azzal, hogy meghoztuk a döntést, melyik IT-szolgáltató lesz számunkra a legalkalmasabb, még nincs vége a folyamatnak" - emelte ki Ambrose.

Legyen alapos az utánajárás

A még jobb megismerés érdekében, és azért, hogy megbizonyosodjunk az új szolgáltatás maximális hatékonyságában, érdemes ellátogatni a szolgáltató weboldalára. Utánajárhatunk, hogy rendelkeznek-e egy viszonylag állandó csapattal, amely biztosítani tudja a szolgáltatás minden szegmensét: van-e üzleti politikájuk, végeznek-e üzleti elemzést és tervezést, illetve rendelkeznek-e biztonsági standardokkal, amelyek enyhíthetik a szolgáltatás után felmerülő zavarokat.

"Fontos, hogy a csapat rendelkezzen a témában jártas szakértőkkel, hiszen az adott szolgáltató csak így őrizheti meg a tekintélyét a technológiát és a szolgáltatásaikat illetően" - hangsúlyozta a szakember.

Amikor megtaláltuk az IT-szolgáltatót, amely a leginkább passzol a cégünkhöz, tulajdonképpen csak akkor kezdődik a projekt. Hiszen amikor még csak körvonalazódik valami a szolgáltatóval való folyamatos kapcsolattartás során, már akkor el kell kezdeni gondolkozni, hogy milyen biztonsági momentumokat építsünk be a szerződésbe, hiszen a munka elvégzése után számtalan váratlan tényező bukkanhat föl. Mindez hozzátartozik a sikeres és hatékony szolgáltatáshoz.

"A lényeg, hogy gondoljuk végig az összes lehetségesen felmerülő problémát, mielőtt meghozunk egy döntést" - figyelmeztetett Majury. Hozzáfűzte: ebben az esetben nincs helye annak, hogy a feltevéseinkre építsünk és az ösztöneinkre hallgassunk.

Hogyan találjunk egy IT szolgáltatót: tippek a kereséshez

1. Hozzunk létre egy részletes üzleti tervet az összes szükséges szolgáltatást és a jelenlegi hálózati kapacitásunkat figyelembevéve.
2. Dolgozzunk legális céggel, amelynek tagjai ismerik az adott üzletágat és szolgáltatást.
3. Olyan csapatot keressünk, amelyik jól ismeri az általunk nyújtott szolgáltatásokat, és képes lesz megérteni bármely felmerülő problémát.