Megoldások a hatékonyabb időgazdálkodásra

Amikor az időgazdálkodás problémaköréről beszélünk másképpen látjuk a helyzetet olyan esetben, amikor mi magunk csúszunk el a határidőkkel, illetve máshogy ítélkezünk azokról, akik nem tudják határidőre elvégezni a feladataikat. Saját magunk esetében inkább külső okokat keresünk, mint például "több ember helyett dolgozom" vagy "a főnöknek fogalma sincs mennyire túlterhelt vagyok, csak pakolja rám a feladatokat". Mások megítélésénél többnyire az jut eszünkbe, hogy nem tudja megfelelően beosztani az idejét, vagyis inkább belső okoknak tulajdonítjuk a problémát. Ez az úgynevezett alapvető attribúciós hiba - azaz a magunk hibázásánál külső okok keresése, míg mások hibáinál belső okok tulajdonítása - az időgazdálkodás megítélése esetében is működik. Amikor tehát időgazdálkodással kapcsolatos problémát próbálunk megoldani, érdemes mindezt észben tartanunk az okok keresése közben.

Miért nem készül el időre a munka?

Ez a problematika akkor léphet fel, amikor a munkateljesítménnyel kapcsolatos elvárásaink és a tényleges teljesítmény között negatív irányú eltérés van. Azt sajnos sokszor természetesnek vesszük, hogy egy jól teljesítő munkatárs rendszeresen késő estig dolgozik, pedig ezekben az esetekben is érdemes megvizsgálni a helyzetet időgazdálkodási szempontból. Kiindulásképpen vegyük a rosszul teljesítő munkatárs esetét. Milyen okokkal állhatunk szemben, amikor munkatársunk nem képes határidőre végezni feladataival? Érdemes kívülről befelé haladnunk, vagyis először megvizsgálni a külső okokat, majd ha nem találjuk meg a megoldást, tovább haladni a belső okok felé.

Amikor a külső okokat vizsgáljuk, azt feltételezzük, hogy munkatársunknak megvan a megfelelő képessége ahhoz, hogy ellássa a feladatait, akarja is, hogy ezek készen legyenek időben, de valami oknál fogva ez nem sikerül. Beosztotti szemmel gyakran a vezetőt hibáztatjuk, hogy túl sok feladatot delegál, nem ad elég információt a delegált feladathoz vagy éppen tudunk egy másik kollégát, aki sokkal jobban ért a feladathoz, mint mi magunk. Amikor ilyen kifogásokat hallunk HR-esként, érdemes átgondolni, mielőtt elraktározzuk, mint az ujjal mutogatás bizonyítékát. Delegálásban valóban nem mindig jeleskednek vezetőink, érdemes alaposabban utána járnunk.

Időrabló tevékenységek

Amikor egy időgazdálkodással kapcsolatos problémát kezdünk vizsgálni, érdemes már az elején tisztáznunk, hogy minden érintettel szeretnénk beszélgetni, így strukturált kérdéseket tehetünk fel a vezetőnek, kollégáknak. A legszerencsésebb, ha a kikérdezésen túl lehetőségünk van megfigyelni, hogyan is zajlik az adott munkatársunk egy napja, mellette lenni a napi feladatok során. Amennyiben sem interjúkra, sem megfigyelésre nincs lehetőségünk, kérdőív segítségével is feltérképezhetjük a helyzetet. Érdemes figyelmet szentelnünk azokra a tevékenységekre, amelyek elvonják a figyelmet a tényleges munkától. Ezek részben azok a cselekvések, amelyek látványosak, mint a hosszúra nyúlt ebédszünet, gyakori és hosszú kávészünetek vagy éppen a dohányzás.

Munkaasztalunknál ülve sem feltétlenül munkával foglalkozunk, internetezéssel illetve telefonálgatással is mehet az idő. Ezeknél az időrabló tényezőknél azonban a munkatárs is pontosan tudja, hogy nem munkával foglalkozik, maximum az nem tudatosul benne, hogy mennyi időt is tölt el ezekkel a tevékenységekkel valójában. Alattomosabbak azok a tevékenységek, melyek a munka részét képezik, de valamilyen oknál fogva időrablóvá válnak. Például túl sok külső telefonhívás érkezik az adott munkatárshoz, valamilyen oknál fogva mindig őt találják meg a problémákkal, pedig többen is dolgoznak az adott területen. Elképzelhető, hogy az adott munkatárs túl sok időt tölt el az e-mailek megválaszolásával, amit előbbre helyez a többi tevékenységnél.

A túlzott adminisztráció is csökkentheti a többi tevékenységre fordítandó időt. Egyre több vállalatnál jelent problémát a véget nem érő megbeszélések száma. Ezeknek és a hasonló időrabló tényezőknek a kiiktatása első lépésben mindig a tudatosítással kezdődik. Lesznek olyan problémák, melyet az egyénnek magának kell megoldani, mint például ne ragaszkodjon feltétlen ahhoz, hogy minden e-mailt azonnal megválaszoljon. Tudatosítanunk kell munkatársunkban azt a tényt, hogy a túlbuzgó e-mail válaszolgatás tulajdonképpen egyfajta pótcselekvés. Hiszen az e-mail megválaszolása gyorsan hozza az elvégzett munkával járó elégedettséget, míg elveszi az időt a komolyabb munkáktól. Ugyanakkor más problémák megoldásához további szövetségeseket kell találnunk. Bizonyos esetekben elegendő lehet egyetlen beszélgetés, például a recepcióst megkérni, hogy mindhárom azonos területen dolgozó munkatárshoz próbáljon egyenlő arányban kapcsolni telefonhívásokat, ne csak a "favoritját" terhelje velük. A túlzott adminisztráció lehet vállalati szintű probléma, lehet, hogy csak az adott területet érinti, és a vezetőt szembesíthetjük a helyzettel, amely javulást hozhat. A túlzott megbeszélések vállalati szinten viszont mindenképpen egy stratégiai döntést igényelnek és egészen az első számú vezetőig vissza lehet vezetni a problémát, hosszú és tudatos folyamattal véghez lehet vinni.

Térképezzük fel a lehetséges okokat

Mi történik akkor, amikor a delegálási nehézségeket és az időrabló tényezőket tudatosítottuk, amit lehetett kiiktattunk, de továbbra sem változott a helyzet a határidők betartásában az adott munkatárs esetében? Ebben a szituációban érdemes tovább vizsgálódnunk és eljutni egyre inkább a belső okok felé. Már a tudatosan választott időrabló tényezőknél is felmerülhet a kérdés, hogy egyáltalán akarja-e az adott munkatárs, hogy időre elvégezze a feladatait? Ebben az esetben érdemes megnéznünk, hogy van-e olyan feladat, amit időre elvégez, tehát vajon mindig csúszik a határidőkkel vagy csak bizonyos esetekben?

Elképzelhető, hogy azt találjuk, hogy a komolyabb, vagyis nagyobb negatív következménnyel járó feladatok elkészülnek határidőre, míg azok az apróbb munkák, amit a közvetlen felettese kér, nem fejeződnek be időben. Lehet ezt egy rangsorolási helyzettel is magyarázni, azaz a fontosabb feladatok kerülnek először elvégzésre, viszont nem hagyhatjuk figyelmen kívül a "munkatárs bosszúja" jelenséget sem. Amikor ugyanis valamilyen konfliktus van vezető és beosztott között, akár rejtett akár nyílt, a beosztottnak kiváló eszköze a visszavágásra, hogy nem végzi el időben azt, amit a főnöke kért tőle. Külön megoldási módot igényel egy ilyen helyzet, melynek valójában nincs köze az időgazdálkodáshoz. Ilyenkor inkább a vezetővel érdemes elkezdenünk dolgozni, például coachinggal, amennyiben a konfliktus tudatos és a felek szeretnének változtatni.

Képesség és időgazdálkodás kérdése

Amikor nincsen további magyarázatunk, végül eljutunk ahhoz, hogy feltesszük a kérdést: vajon képes-e munkatársunk elvégezni a rábízott feladatokat? A képesség kérdése egyrészt jelenti azt, hogy megvannak-e az adott pozíció ellátásához szükséges kompetenciái. Juthatunk arra a következtetésre, hogy nem képes ellátni a feladatait, mert nem tudja, hogyan kezdjen hozzá, vagy éppen elakad, de nem kér segítséget. Ilyen esetben egyrészt beszélhetünk kommunikációs okokról, amit elképzelhető, hogy a vezetőben való tudatosítással segíteni tudunk. Hiszen a vezető megkapja azt az üzenetet, ami soha nem érte el, hogy "elakadtam, kérdésem van, szükségem van a segítségedre" - és tudni fogja a jövőben, hogy ez a munkatársa azt igényli, hogy rendszeresen rákérdezzen, hogy halad, szüksége van-e információra, segítségre. Amennyiben azonban a képességek hiánya nagyobb mértékű, szükség lehet a feladatok átcsoportosítására vagy éppen a munkatársunk áthelyezésére olyan munkakörbe, melyhez megvannak a képességei.

A képesség kérdésének másik vetülete az időgazdálkodáshoz kötődik. Ebben az esetben megvannak munkatársunk szakmai kompetenciái, vagyis képes lenne megoldani valamennyi feladatát, csak arra nem képes, hogy menedzselni tudja a feladatmegoldás folyamatát. Ilyen helyzetben segíthet egy időgazdálkodással kapcsolatos tréning, melynek során a munkafeladatok tervezését, listakészítést, az időbeosztás optimalizálását tanulhatja meg munkatársunk. Fontos, hogy módszertanilag ismerjük meg az adott tréninget, mielőtt belevágnánk, hiszen ebben az esetben egy nagyon konkrét megoldási módra van szükség. Nem biztos, hogy elegendő például egy olyan típusú tréning, amely végigveszi a folyamat elméleti hátterét, illetve ad néhány ötletet. Elengedhetetlenül fontos, hogy egy eszközt kapjon munkatársunk, amit a tréningen kipróbál, a gyakorlatban pedig elkezdi használni.

Nem mindig a tréning a megoldás

Látható tehát, hogy az időgazdálkodás problematikája összetettebb annál, minthogy mindenkit időgazdálkodás tréningre küldjünk, akinél felmerült, hogy nem tudja tartani a határidőket. Elképzelhető az is, hogy a látszólag időgazdálkodáshoz kapcsolódó probléma teljesen másról szól. Végül érdemes megemlíteni azt a jól teljesítő munkatársat, aki szabadidejét is a munkahelyén tölti. Sok esetben a válasz itt sem időgazdálkodás-jellegű. Számtalanszor ez a munkatárs azért teszi ezt, mert ezt akarja tenni. Akár azért, mert a munkája a hobbija, akár azért mert valamiért nem akar hazamenni. Fontos, hogy ne felejtsük el legalább egyszer megkérdezni, mi az oka a későig tartó munkának. Fenn áll a lehetősége annak is, hogy valamilyen oknál fogva nem képes munkaidőn belül elvégezni a feladatait. Elképzelhető, hogy munkáltatóként ez nem tűnik akkora problémának, amíg jól teljesít, viszont nem érdemes megvárni a lelki vagy egészségügyi következményeket.