A munkakörelemzés folyamata

1. Első körben mindenképpen a munkakörelemzés célját kell meghatároznunk, ez dönti el ugyanis, hogy milyen adatokra lesz szükségünk, illetve milyen adatgyűjtési eljárásokat alkalmazunk. Amennyiben a cél a munkaköri leírás pontosítása, érdemes az alkalmazottakat meginterjúvolni, hogy kiderüljön, konkrétan milyen feladatokat milyen döntési, felelősségi jogkörrel hajtanak végre.

A munkakörök rangsorolásához viszont inkább a beosztáselemző kérdőív használata javasolt, amely a különböző munkaköröket hasonlítja össze a szervezetben elfoglalt helyük szerint, ezzel is kiindulópontot adva a javadalmazási rendszernek.
Ezen kívül használható még a munkakörelemzés a teljesítménykövetelmények megállapítására, a képzési program céljainak meghatározására vagy éppen a toborzás-kiválasztáshoz szükséges kompetenciajellemzők kiderítésére.

2. Ebben a szakaszban különböző háttér-információk (szervezeti ábrák, folyamatábrák és munkaköri leírások) gyűjtése és kiértékelése történik.
A szervezeti ábra azt mutatja meg, hogy az adott munkakör hogyan kapcsolódik a többi munkakörhöz, milyen helyet is foglal el a vállalat életében. A különböző beosztások felvázolásával megadja a "parancsnoki láncot", azaz, hogy kinek milyen szolgálati utat kell bejárnia az egyes feladatok végrehajtása során.
A folyamatábra ezzel szemben az adott munkakör bemenő és kimenő folyamatait ábrázolja, például egy leltárfelelős esetén azt, hogy az üzemvezetőktől veszi fel a megrendeléseket, s később nekik juttatja el a megvásárolt készletet.
A meglévő munkaköri leírás pedig a munkakör átszabásakor ad jó kiinduló alapot.

3. Amennyiben sok hasonló munkakör létezik egymás mellett, az elemzés egyszerűsítése érdekében válasszunk reprezentatív beosztásokat, ezzel csökkentve az elemzéshez szükséges időt és költségeket.

4. Itt kerül sor a munkakörök tényleges elemzésére, amely magába foglalja minden egyes munkacselekmény lejegyzését, a munkakörülmények tisztázását és a munkakörhöz szükséges emberi jellemzők meghatározását.

5. Az így kapott eredményeket, következtetéseket azonban nem vehetjük készpénznek, mindenképpen ki kell kérnünk a résztvevők véleményét, hiszen ők tudják pontosan megítélni a következtetések helyességét.

6. Amint a beosztottak és vezetőik áldásukat adták az elemzésre, kidolgozhatjuk a munkaköri leírást és a munkaköri specifikációt. Előbbi a munkaköri tevékenységeket és felelősségeket, valamint a munkaköri sajátosságokat foglalja magába, beleértve a munkakörülményeket és a balesetveszélyt; míg utóbbi a munka végrehajtásához szükséges emberi értékeket, jellemvonásokat, készségeket és végzettséget tartalmazza.


A munkakörelemzés (és -tervezés) műveletéhez hasznos lehet például az Országos Képzési Jegyzék követelményrendszere, de ezen kívül természetesen számos módszer is rendelkezésre áll. Ilyen például a munkakörelemző kérdőív, illetve a funkcionális munkakörelemzés.

A munkakörelemző kérdőív egy olyan strukturált munkagyűjteményt takar, amelyben az alapvető munkaelemeket, tevékenységeket sorolják fel. Az elemző dönti el, hogy az adott munkaelemnek van-e valami funkciója a munkakörben, és ha igen, milyen mértékben. Előnye, hogy egy ötfajta alapdimenzióban értékeli a munkaköröket (döntéshozatal, képzett munkavégzés, fizikai aktivitás, jármű- és berendezkedés-kezelés, információfeldolgozás), így lehetőséget teremt arra, hogy összehasonlítva őket kiindulópontként szolgálhasson a munkakör-értékeléshez, vagy éppen a javadalmazási rendszer kialakításához.

A funkcionális munkakörelemzés még ezt is megfejeli, mivel a fentieken túl meghatározza a teljesítménystandardokat és a képzési követelményeket is, arról nem is beszélve, hogy további 4 dimenzió szerint osztályozza a munkaköröket:

- a feladat utasításigénye, azaz mennyire van szükség instrukciókra a feladat végrehajtásához
- érvelés, ítéletalkotás szükségessé
- matematikai képességek szükségessége
- nyelvtudás szükségessége