A munkaköri leírás készítésének gyakorlati módszerei

A munkakörelemzés legtöbbször az írott formában megjelenő munkaköri leírással végződik. Megmutatja, hogy milyen feladatokat kell elvégeznie a dolgozónak, illetve, hogy milyen feltételek között folyik a munkavégzés. A munkaköri leírásnak számos felhasználási módja létezik: kiindulópontként szolgálhat álláshirdetések feladásakor, a munkakörök összehasonlításakor, a teljesítmény értékelésekor, a mentoráláskor, illetve a betanításkor.

A munkaköri leírásnak tartalmaznia kell:

- a munkaköri azonosítót,
- a munkakör összefoglalását,
- a munkakör kapcsolati helyzetét,
- a felelősségeket és kötelezettségeket,
- a hatáskört,
- a teljesítménynormákat,
- és a munkaköri specifikációt.

A munkaköri azonosító az alapvető tudnivalókról hivatott tájékoztatni, ezért mindenképpen tartalmaznia kell a munkakör megnevezését (pl. értékesítési főmunkatárs, HR-asszisztens) és a munkaköri kódot, amely utalva a legfontosabb jellemzőkre könnyen azonosíthatóvá teszi a munkakört (pl. a bérosztályon). Szintén lényeges a dátum megjelölése, mivel ez mutatja a leírás frissességét, de arról is szólnia kell, hogy ki készítette és ki hagyta jóvá a benne foglaltakat. Természetesen a munkakör osztály vagy igazgatóság szerinti besorolásának, illetve szintjének (Titkárnő I., Titkárnő II., Titkárnő III.) is szerepelnie kell, ahogy a fizetési kategória megadása sem maradhat ki.

A munkakör összefoglalása a nevéből adódóan a munkaköri tevékenységeket jelöli: egy adatfeldolgozási osztályvezető esetén például olyanok szerepelnek, mint hogy "koordinálja az összes adatfeldolgozási, adatellenőrzési és adatelőkészítési folyamatot", míg egy postai kézbesítőnél az "átvesz, megőriz és kézbesít minden bejövő levelet, képeslapot, valamint csomagot" mondat lesz a megfelelő. A lényeg, hogy kerüljük az általános megfogalmazásokat, úgy mint "egyéb tevékenységek ellátása" vagy "további feladatok elvégzése". Az ilyen mondatok ugyanis lehetőséget adnak arra, hogy a vezetők mindenféle feladattal terheljék le a beosztottakat.

A kapcsolatokat taglaló rész arra mutat rá, hogy az alkalmazott a munkája során kikkel áll kapcsolatban mind szervezeten belül, mind kívül. Pl. egy HR-vezető-helyettesnél tételesen lebontható, hogy a jelentéstétel a személyzeti vezérigazgatónak, a közös munkavégzés a főosztályvezetőkkel és az ügyvezetőkkel, a vállalati kívüli kapcsolatok pedig a munkaügyi irodákkal, a fejvadász cégekkel, szakszervezeti képviselőkkel történik, miközben saját embereire, az emberi erőforrás-előadókra, a trénerekre, illetve a titkárnőre felügyel.

A munkaköri leírás egyik leglényegesebb eleme a felelősségek és kötelezettségek sora, ez ismerteti ugyanis konkrétan az alkalmazottat és a felettesét a munkaköri követelményekről. Minden egyes tételt egy-két mondattal célszerű magyarázni, pl. "alárendeltek kiválasztása, képzése és fejlesztése", "A képzés irányítása, beleértve a tanítást, a bemutatót és a tanácsadást" stb.

A hatáskör a munkakört betöltő döntési jogkörét részletezi, beleértve a döntéshozatali korlátokat, mások feletti közvetlen felügyeleti jogot és a költségvetési korlátokat. Pl. egy beszerző "havonta legfeljebb 100 ezer Ft értékben vásárolhat csavarokat".

A munkaköri leírásban esetenként számszerűsített teljesítménynormák is megtalálhatók, hogy az alkalmazott tisztában legyen az elvárásokkal, illetve, hogy ismerje azokat az apró követelményeket, amivel teljes mértékben elégedetté teheti felettesét.

A munkaköri leírás készítésének alapelvei:

- A munkaköri leírás elkészítésekor törekedjünk arra, hogy világos és könnyen áttekinthető legyen, hiszen más leírások elolvasása nélkül is a tökéletes érthetőséget kell példáznia.
- A beosztás meghatározásakor jelöljük meg a munka kiterjedését és természetét ehhez hasonló kifejezésekkel: "a főosztály számára", "a vezető elvárásai alapján". Ezzel az alkalmazottak pontosan tudni fogják, kinek milyen feladatot végeznek.
- Legyünk választékosak és konkrétak a munka fajtájának, komplexitási fokának, szükséges képzettségi szintjének, a felelősség mértékének, valamint az elszámoltatás mértékének és módjának meghatározásakor. Használjuk bátran cselekvést kifejező szavakat, úgy mint "elemez", "gyűjt", "szerkeszt", "tervez", "továbbít" stb.
- Fogalmazzuk meg minél kevesebb szóval, a rövid, pontos kifejezések ugyanis egyértelműbbek.
- Minden esetben ellenőrizzük le magunkat, próbáljuk meg egy idegen szemével nézni a munkaköri leírást, hátha egy-egy szó, mondat miatt esetleg könnyen félreértelmezhető.