Megjelent: 16 éve

A hatékony meeting a vezető kezében van

A kaotikus vitától az unalmas monológig széles a céges megbeszélések palettája. A gyeplő a meeting vezetőjének a kezében van, aki ügyesen egyensúlyozva érdekessé és hasznossá teheti a megbeszélést. Ehhez adnak tippeket vezetői tanácsadók.

Az értekezlet összehívása előtt célszerű alaposan átgondolni a meeting témáit, főbb irányvonalát, időpontját. Tanácsos mindezt e-mailben is továbbítani a résztvevőknek, hogy az időpontot, a szükséges anyagokat legalább fél-egy nappal a meeting előtt kézhez kapják, áttanulmányozhassák. Ennek kiváltképp akkor van jelentősége, ha a témák nem illeszkednek a napi munkavégzés rutinjába. A parttalan, végtelenségig elnyújtott találkozók elkerülése végett azt is érdemes tisztázni, honnan-hová szeretnénk eljutni. A legtöbb irodában alapfelszereltség a meetingek tartásához szükséges infrastruktúra (multimédia, folyamatábrák, flipchart, írásvetítő, prezentációs eszközök). Ha nem, akkor az értekezlet előtt gondoskodni kell a megfelelő eszközök beszerzéséről is.

Reggel frissebbek a munkatársak

Az időzítés sem mindegy. A reggeli órákban tartott értekezleten még frissebbek, pihentebbek a dolgozók, ám az irreálisan korai időpontok - például reggel 7 és fél 8 között - kerülendők. A tervezésnél a jelenlévők tűrőképességét is figyelembe kell venni. "Halaszthatatlan, kiemelt prioritású témák esetén sem tanácsos 90 percnél tovább értekezni, mivel a tapasztalatok szerint a munkavállalók ennyit bírnak egyvégtében figyelni. Ha ennél több szükséges, másfél óra után tartsunk negyedórás szünetet és csak utána folytatódjon a meeting!"- tanácsolja Torma Kálmán, a Cegos Kft. vezetői tanácsadója. Ám optimális esetben 1 órás értekezlet is bőven elegendő.

Az értekezletek szervezésénél előforduló hiba, ha nem csak az érintetteket hívjuk meg. "Ne vegyen részt olyan munkatárs, akinek nem kell jelen lennie. Jobb esetben unatkozni fog. Rosszabb esetben szakmailag megalapozatlan közbeszólásokkal hátráltathatja a megbeszélés menetét"- mutat rá a szakember.

Kordában tartani a bőbeszédűeket

A gördülékenység érdekében tanácsos előre megszabott időkerettel kordában tartani a mondanivalójukat túl bő lére eresztő munkatársakat. Ebben nagy segítséget jelenthet egy, a munkatársak közül felkért moderátor, aki jelzi a felszólalási idő leteltét. " Az időkeretnek főként a nagyobb, 10-12 embert érintő értekezleteken lehet jelentősége Törekedjünk rá, hogy a munkatársak maximum 5 percben fejtsék ki mondandójukat"- hívja fel a figyelmet a szakember. A jó moderátor emellett a halk szavú, kevésbé beszédes kollégák véleményét is igyekszik kikérni a témák kapcsán.

Készüljön jegyzőkönyv vagy emlékeztető

A "szó elszáll, az írás marad" elve alapján készüljön jegyzőkönyv is az értekezletekről! Ám mindezt ne a meeting levezénylője foglalja írásba. Különben követhetetlenné válnak az elhangzottak.

Más a helyzet, ha kevesen vannak

Más a helyzet a mindössze néhány (4-5) fő bevonásával tartott meetingekkel. Ezek rendszerint olyan kollégák részvétele mellett zajlanak, akik jól ismerik egymást. Lipcsei András, a Pendl & Piswanger Vezetői Tanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója szerint ilyenkor épp a szükségtelen formalitások erőltetésével hibázza a legnagyobbat a meeting vezetője. A túltechnologizált, két fő előtt is monumentális prezentációt tartó vezető könnyen komikussá válhat. Néhány fős értekezleteken inkább a kötetlenebb, interaktív kommunikáció ajánlatos. Ilyenkor a meeting levezénylője moderátorként bármikor lehetőséget biztosíthat a kollégák reakciói, hozzászólásai számára. Ám a kisebb létszámú értekezletek előtt, közben is célszerű vázlatot, feljegyzéseket készíteni, nehogy elveszítsük a fonalat. A vezetőnek a meetingen arra is ügyelni kell, hogy a különböző szakterülethez tartozó dolgozók is könnyedén megértsék egymást.

Fontos a tényszerű összegzés

Lezárni is tudni kell az értekezletet. A megbeszélés végén mindig a levezető vegye vissza a szót. Rövid visszatekintés formájában célszerű az elhangzottakat és azt is összegezni: honnan hová jutottak a meeting folyamán, milyen szükséges teendők elvégzésére világított rá az adott értekezlet és mindezt kinek, milyen határidővel kell majd elvégeznie. A meeting végén - ha akkor már tudható- érdemes kitérni a következő értekezlet pontos idejére is.

Tippek a hatékony értekezlethez:

  • A téma, a cél, a résztvevők, az időpont, az időtartam meghatározása
  • Meghívók és háttéranyagok előzetes kiküldése
  • A meeting megtartásához szükséges eszközök előkészítése, beszerzése
  • A meeting menetének meghatározása
  • Feljegyzések készítése
  • Az értekezlet kapcsán felmerülő feladatok kiadása, a felelősök megnevezése
  • A következő értekezlet időpontjának megadása


    Takács Gabriella

    • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
    • 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI?info button Részletek ticket button Jegyek
    • 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását.info button Részletek ticket button Jegyek
    • 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is!info button Részletek ticket button Jegyek