Megjelent: 17 éve

A rendezvényszervezéshez hideg fej kell

Jó buli részt venni egy koncerten, kiállításon vagy partin, ám azt már kevesen gondolják, hogy mennyi készséget és képességet igényel a rendezvények szervezése. A minimum, hogy tudni kell az emberekkel bánni és rendszerben, de a legapróbb részletekre is figyelve gondolkodni.

A kulturális szervező művészeti, szórakoztató, szabadidős és sport programokat szervez, reklámtevékenységet végez, művészeti csoportokat, klubokat, szakköröket vezet vagy azok működéséhez nyújt szakmai segítséget, valamint gazdasági ügyeket intéz.

A jó rendezvény titka, hogy a kiszolgáló személyzet minden tagja tisztában van a feladatával, annak részleteivel és az időzítéssel. Ráadásul kéznél van az összes eszköz, amit használnia kell. A rendezvényszervezőnek ezért át kell látnia: mi a projekt lényege, üzenete, és jó ötletekkel kell előállnia, hogy ezt az üzenetet eljuttassa a célközönség számára.

Néha száz kéz is kevés

Mint minden üzleti alapon szerveződő vállalkozásnál, az előkészítésben, a lebonyolításban és a program végén a szálak elvarrásában, a nyújtott szolgáltatás minőségének kiértékelésében is központi feladata van a rendezvényszervezőnek. Egy nagyobb sportverseny esetében például négy-ötszáz oldalas forgatókönyv alapján lehet csak koordinálni a zavartalan együttműködést, az előkészítés pedig akár másfél évet is felemészt.

A nagyobb létszámú látogatót mozgató rendezvények, nemzetközi programok szervezése részletekbe menő tervezést és pontosságot igényel. Nem hiányozhat a megfelelő színű szalvétától kezdve a hírességeket fogadó hostessekig senki és semmi. A résztvevők és kínálandó szolgáltatások gondos logisztikája hideg fejet, jó szervezőképességet és mindenre kiterjedő figyelmet igényel.

A jó programszervező

A rendezvények sikerének érdekében a logisztikai feladatok megoldása mellett jól kell tudni bánni a különböző kulturális hátterű munkatársakkal is. Hatékony kommunikációs képesség, tárgyalási készség, a munkatársak erősségeit gyorsan felismerő döntési képesség szükséges az eredményességhez a programszervezés területén. A fejlett nyelvi kifejezőkészség hiánya, beszédkészség különféle zavarai hátrányt jelentenek a munka végzésében. A szervezési készség mellett a józan ész is elengedhetetlen, csakúgy mint az adminisztrációs gyakorlat, számítógép-kezelési ismeretek.

A sikeres munkavégzéshez egészséges és ép érzékszervek szükségesek, kiemelt szerephez jut a látás, a hallás és beszédkészség. Mivel a kellemes megjelenés a szakmában a sikeres munka egyik alapfeltétele, a külső is meghatározhatja, mennyire tudja megnyerni a programokra a résztvevőket, illetve a közönséget.

A szervezői munkával együtt jár a gyakori utazás, hiszen a programok megszervezése, lebonyolítása, az előadók és a közönség megnyerése, a kiállítások, tárlatok megrendezése sok mozgással, állandó helyváltoztatással járó tevékenységet jelent. A dekorációs munkában, a plakátkészítésnél, illetve elhelyezésnél vagy a képzőművészeti, népművészeti, fotó stb. szakkörök vezetésénél előnyös lehet a jó kéz-, illetve ujjügyesség.
Különösen a kisebb településeken működő kulturális intézmények élén a kulturális szervező nagyon összetett feladatkört lát el: egy személyben szervez, irányít, reklámoz, gazdasági ügyeket bonyolít le, könyvel, ehhez jó figyelemösszpontosítási készségre lesz szüksége.

A VIP mindig VIP

A fontos emberek ellátása minden rendezvény során kiemelt feladat. Legyen a meghívott vendég nemzetközi hírű szakember, médiasztár vagy közigazgatás helyi elöljárója - a különleges bánásmód megilleti. A programokhoz kapcsolódó várakozási idők áthidalásáról, az osztályon felüli ellátásról, a személyes biztonságról külön kell gondoskodnia a rendezvény szervezőjének. A tájékozódást segítő térkép mellett biztosított útvonalak kijelölése, a vendégek transzfere is a szervezőt terhelő feladat.

Mindig kell egy "B" terv is

A programok összeállításánál, a rendezvények forgatókönyvének tervezésekor a váratlant is számításba kell venni. Az időjárás váratlan tréfái mellett technikai problémák, késések, közlekedési helyzetek figyelembe vétele is szükséges, hogy minden vendég elégedetten távozzon a programok helyszínéről. Egy nagy szabadtéri koncert esetében például a váratlan áramszünet nem akadályozhatja a fellépőket. Elég üzemanyagot és a zajhatást elfedő távolságot kell tervezni a szükségaggregátorok működtetéséhez. A működőképességet pedig a program napján ellenőrizni is kell. Egy olyan kérdés, amire a zenerajongása alapján kulturális szervező képzésre jelentkező átlag hallgató elsőre talán nem is gondolna...

Krízishelyzetet teremthet a közlekedés, a programra elkésve érkező, türelmetlen látogatók elhelyezése, parkolási lehetőség szervezése és a rendezvényt követően a távozás megkönnyítése alapvető követelmény.

  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI?info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is!info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Ittasan dolgozó buszsofőr ellen mondták ki az ítéletet

Nem jogerősen egy év felfüggesztett szabadságvesztésre ítélt az Egri Járásbíróság egy ittasan dolgozó buszsofőrt Egerben - közölte a Heves... Teljes cikk

Autószerelő drogdíler ellen emeltek vádat, aki műhelyében árulta a kábítószert

A Bács-Kiskun Vármegyei Főügyészség jelentős mennyiségű kábítószerre elkövetett kábítószer-kereskedelem, új pszichoaktív anyaggal... Teljes cikk

Ajándékötletek nyugdíjba készülő kollégáknak

Ha egy olyan kollégánk vonul nyugdíjba, aki különösen kedves számunkra, természetes hogy szeretnénk őt meglepni valamivel. De mi lehet a megfelelő... Teljes cikk