A rendezvényszervezéshez hideg fej kell
Jó buli részt venni egy koncerten, kiállításon vagy partin, ám azt már kevesen gondolják, hogy mennyi készséget és képességet igényel a rendezvények szervezése. A minimum, hogy tudni kell az emberekkel bánni és rendszerben, de a legapróbb részletekre is figyelve gondolkodni.
A jó rendezvény titka, hogy a kiszolgáló személyzet minden tagja tisztában van a feladatával, annak részleteivel és az időzítéssel. Ráadásul kéznél van az összes eszköz, amit használnia kell. A rendezvényszervezőnek ezért át kell látnia: mi a projekt lényege, üzenete, és jó ötletekkel kell előállnia, hogy ezt az üzenetet eljuttassa a célközönség számára.
Néha száz kéz is kevés
Mint minden üzleti alapon szerveződő vállalkozásnál, az előkészítésben, a lebonyolításban és a program végén a szálak elvarrásában, a nyújtott szolgáltatás minőségének kiértékelésében is központi feladata van a rendezvényszervezőnek. Egy nagyobb sportverseny esetében például négy-ötszáz oldalas forgatókönyv alapján lehet csak koordinálni a zavartalan együttműködést, az előkészítés pedig akár másfél évet is felemészt.
A nagyobb létszámú látogatót mozgató rendezvények, nemzetközi programok szervezése részletekbe menő tervezést és pontosságot igényel. Nem hiányozhat a megfelelő színű szalvétától kezdve a hírességeket fogadó hostessekig senki és semmi. A résztvevők és kínálandó szolgáltatások gondos logisztikája hideg fejet, jó szervezőképességet és mindenre kiterjedő figyelmet igényel.
A jó programszervező
A rendezvények sikerének érdekében a logisztikai feladatok megoldása mellett jól kell tudni bánni a különböző kulturális hátterű munkatársakkal is. Hatékony kommunikációs képesség, tárgyalási készség, a munkatársak erősségeit gyorsan felismerő döntési képesség szükséges az eredményességhez a programszervezés területén. A fejlett nyelvi kifejezőkészség hiánya, beszédkészség különféle zavarai hátrányt jelentenek a munka végzésében. A szervezési készség mellett a józan ész is elengedhetetlen, csakúgy mint az adminisztrációs gyakorlat, számítógép-kezelési ismeretek.
A sikeres munkavégzéshez egészséges és ép érzékszervek szükségesek, kiemelt szerephez jut a látás, a hallás és beszédkészség. Mivel a kellemes megjelenés a szakmában a sikeres munka egyik alapfeltétele, a külső is meghatározhatja, mennyire tudja megnyerni a programokra a résztvevőket, illetve a közönséget.
A szervezői munkával együtt jár a gyakori utazás, hiszen a programok megszervezése, lebonyolítása, az előadók és a közönség megnyerése, a kiállítások, tárlatok megrendezése sok mozgással, állandó helyváltoztatással járó tevékenységet jelent. A dekorációs munkában, a plakátkészítésnél, illetve elhelyezésnél vagy a képzőművészeti, népművészeti, fotó stb. szakkörök vezetésénél előnyös lehet a jó kéz-, illetve ujjügyesség.
Különösen a kisebb településeken működő kulturális intézmények élén a kulturális szervező nagyon összetett feladatkört lát el: egy személyben szervez, irányít, reklámoz, gazdasági ügyeket bonyolít le, könyvel, ehhez jó figyelemösszpontosítási készségre lesz szüksége.
A VIP mindig VIP
A fontos emberek ellátása minden rendezvény során kiemelt feladat. Legyen a meghívott vendég nemzetközi hírű szakember, médiasztár vagy közigazgatás helyi elöljárója - a különleges bánásmód megilleti. A programokhoz kapcsolódó várakozási idők áthidalásáról, az osztályon felüli ellátásról, a személyes biztonságról külön kell gondoskodnia a rendezvény szervezőjének. A tájékozódást segítő térkép mellett biztosított útvonalak kijelölése, a vendégek transzfere is a szervezőt terhelő feladat.
Mindig kell egy "B" terv is
A programok összeállításánál, a rendezvények forgatókönyvének tervezésekor a váratlant is számításba kell venni. Az időjárás váratlan tréfái mellett technikai problémák, késések, közlekedési helyzetek figyelembe vétele is szükséges, hogy minden vendég elégedetten távozzon a programok helyszínéről. Egy nagy szabadtéri koncert esetében például a váratlan áramszünet nem akadályozhatja a fellépőket. Elég üzemanyagot és a zajhatást elfedő távolságot kell tervezni a szükségaggregátorok működtetéséhez. A működőképességet pedig a program napján ellenőrizni is kell. Egy olyan kérdés, amire a zenerajongása alapján kulturális szervező képzésre jelentkező átlag hallgató elsőre talán nem is gondolna...
Krízishelyzetet teremthet a közlekedés, a programra elkésve érkező, türelmetlen látogatók elhelyezése, parkolási lehetőség szervezése és a rendezvényt követően a távozás megkönnyítése alapvető követelmény.
- 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. Részletek Jegyek
- 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI? Részletek Jegyek
- 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását. Részletek Jegyek
- 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is! Részletek Jegyek
Nem jogerősen egy év felfüggesztett szabadságvesztésre ítélt az Egri Járásbíróság egy ittasan dolgozó buszsofőrt Egerben - közölte a Heves... Teljes cikk
A Bács-Kiskun Vármegyei Főügyészség jelentős mennyiségű kábítószerre elkövetett kábítószer-kereskedelem, új pszichoaktív anyaggal... Teljes cikk
Ha egy olyan kollégánk vonul nyugdíjba, aki különösen kedves számunkra, természetes hogy szeretnénk őt meglepni valamivel. De mi lehet a megfelelő... Teljes cikk
- Szervezzük le időben a céges év végi partikat – zsúfolt szezon jöhet 3 éve
- 80 százalékkal kevesebb rendezvény - nagy bajban a rendezvényszervezők 3 éve
- "Nem hiszem, hogy visszatér a svédasztal" 3 éve
- Rendezvényszervezők: a második nagy pofont kapta a szakma 15 év alatt 3 éve
- Hogyan lesz valakiből e-sport szakértő és mivel telik egy napja? 3 éve
- Nem lesz ősszel HVG Állásbörze, jönnek a hibrid rendezvények 4 éve
- Összekapaszkodnak a szinte lenullázódott rendezvényipar képviselői 4 éve
- Kormányzati segítséget kérnek a rendezvényszervezők 4 éve
- Reménysugár rendezvényszervezőknek: COVID-biztos koncertet teszteltek Lipcsében 4 éve
- A rendezvényszervezők is támogatást kérnek az államtól 4 éve
- Gulyás Gergely: maradnak a járványügyi korlátozások 4 éve