Megjelent: 7 éve

A multitasking nem tesz jót az agynak

Az online összekapcsolódottság miatt minden nap rengeteg alkalmunk van arra, hogy emailekkel, chateléssel fecséreljük el az időnket, és ne haladjunk a tényleges munkánkkal. Új divat köszöntött be: vannak, akik sportot űznek abból, hogy minimális emailforgalmat bonyolítsanak. Naponta maximum ötöt írnak - írja a Piac&Profit.

Mindenki időhiányban él, s egyre népszerűbb a “productivity hack” irodalma, amely hatékonyságra tanít, időnk és figyelmünk - mint véges erőforrások - okos kihasználására vezet rá.

Fontos a cég és a munkavállaló reputációja szempontjából, hogy ne teljenek napokba, míg az ember válaszol egy kliens, fogyasztó vagy beszállító emailjére, mert azzal rossz színben tünteti fel önmagát és cégét is. De tény, hogy ha állandóan az online kommunikációs csatornákat figyeljük, függőség alakulhat ki bennünk az újdonság, az szenzációk iránt (a jutalmazással és örömérzettel kapcsolatos hormonokat szabadít fel az agy, valahányszor megnyitunk egy új honlapot vagy emailt), s így könnyen elfecsérelhetjük az értékes munkaidőt.

Először is fontos, hogy amikor elkezdjük a munkanapot, legyünk tisztában vele, mik a fő céljaink aznapra, milyen teendőket akarunk elvégezni mindenképpen.


Hatékony pörgés



Charles Duhigg, a The New York Times újságírója értelemszerűen a szöveg alkotását és az ehhez kapcsolódó kutatómunkát érzi alaptevékenységének, mondhatjuk úgy is, hogy fő üzleti profiljának. De mivel a világ egyik legtekintélyesebb napilapjánál dolgozik, nyilván őt is bombázzák mindenféle sajtóközleményekkel, rendezvénymeghívókkal, interjúlehetőségekkel.

Duhiggnak 2016-ban könyve jelent meg a szakmai produktivitásról Smarter Faster Better (Okosabban, Gyorsabban, Jobban) címmel, s már a címe pontosan összefoglalja milyen elvárások zúdulnak ránk. Ma már nem lehet lötyögni. Főleg, hogy egyes multiknál szoftver elemzi az alkalmazottak ténykedéseit, az emailforgalmukat, a telefonhívásaik sűrűségét és hosszát, a fájlokat, amiket kezelnek, a jelentéseket, amiket leadnak a munkájukról, az irodán kívül töltött időt - és az algoritmus tesz ajánlatokat arra, hogy kit kellene kirúgni, mert nem elég hatékony.

Duhiggot akkor kezdte foglalkoztatni a munakvállalói termelékenység témaköre, amikor egyik munkanapja végén rájött, hogy egy csomó mindent csinált, csak éppen azt nem végezte el, ami a listáján szerepelt a nap elején. Pedig nem csevegett másokkal a büfében, nem is mozdult ki a napilap székházából: egész nap a komputerénél ült.

Könyvében annak a vélekedésének ad hangot, hogy a modern munkavállalók hajlamosak összekeverni a pörgést a termelékenységgel. Csak azért, mert egy rakás dolgot elvégzünk, és kiküldtünk 35 vagy 70 emailt egy nap, még nem jelenti azt, hogy valóban azt csináljuk, ami az elsődleges dolgunk lenne a munkakörünkben. “Egy egész életet le lehet így élni”, magyarázta az újságíró egy konferencián.

Gondolkozzunk a "nagy egészről"

A digitális, online összekötöttség azt is jelenti, hogy folyton érkeznek kívülről az inputok, szól a telefonon, egy céges partner ránk ír a csetappon, a főnök akar beszélni velünk, a kollégánk kérdez valamit és segítségünket kéri. Új, váratlan megoldandó feladatok elé állítanak minket. A listánk pedig, ami a nap prioritásait tartalmazta, igencsak háttérbe szorul.

Ramit Sethi, a GrowthLab vezetője úgy véli, hogy a gyors reakciókészség fenntartásával beáldozunk még egy fontos dolgot: hogy képesek legyünk a “nagy egészről” gondolkodni, összefüggésében nézni a dolgokat. Ez némi morfondírozást igényel, ami úgy tűnik, hogy nem produktív idő. Pedig nagyon is az.


Emailezzünk kevesebbet



Laura Vanderkam azt írta I Know How She Does It (Tudom, hogyan csinálja) című 2015-ös könyvében, hogy sosem tudjuk maradéktalanul kigyomlálni az inboxunkból a felesleges dolgokat. Szerinte érdemes úgy kezelni a bejövő emailfolyamot, hogy ha valamit egy hétig nem válaszoltunk meg, az vagy elmúlt és nem fontos, vagy már ránk írtak emlékeztető emailt, hogy újra kérjenek reakciót rá.

Duhigg azt mondja, “ha egy nap 4-5 emailt küldtem ki, az azt jelenti, hogy egy csomó más dolgot elvégeztem”. Bár nem mondja ki, hogy a napi 4-5 email nála az alapkvóta, de tény, hogy jobban tetszenek neki az ilyen napok. Elvégre ő újságíró, nem PR-asszisztens, aki állandóan kommunikál. Az is igaz, hogy neki nincsenek ügyfelei. Az ő célközönsége az olvasó. Azt pedig a végeredmény, az újságcikk érdekli.

Más munkakörökben bajosan érhető el az ilyen alacsony napi emailmennyiség. Mégis a legtöbb szakértő egyetért abban, hogy a multitasking nem tesz jót az agynak, egyik feladatból a másikba ugrándozni mindig holtidőket teremt, amikor újra fel kell vennünk a fonalat, rá kell koncentrálnunk az abbahagyott feladatra, hogy lássuk, hol is tartottunk vele. Ezek a kis lelassulások összeadódnak, s nagy elvesztegetett időmennyiséget eredményeznek.

Ezért célszerű az emailezgetést a nap egy vagy két pontjára adagolni, amikor fél órát rászánva megírunk és megválaszolunk sok üzenetet.


Koncentráljunk a részfeladatokra



Van egy olyan vélemény is, mely szerint azért aprózzuk el magunkat mindenféle kisebb jelentőségű tennivalókkal, mert sokszor a legfőbb tevékenység, amit el kéne végeznünk félelemmel tölt el. Túl sok múlik rajta, sőt talán újszerű tevékenység, amiben még nem szereztünk jártasságot, s kerüljük. Félelemből. Ezt vallja Leo Babauta, a Kevesebb ereje című könyv szerzője, aki a minimalizmus gurujaként híresült el.

Babauta is azt hangsúlyozza, hogy világosan kell látnunk, mit érzünk fontosnak és mit nem. Nem engedhetjük, hogy százmillió elvégzendő feladat miatt elveszítsük ezt a fajta éleslátásunkat.

Ha újra azon kapjuk magunkat, hogy mindenféle előre nem igazán vivő kis teendővel foglaljuk le magunkat, gondolatban lépjünk vissza egyet, nézzünk távolról a munkánkra, elemezzük, hogy mi az igazán fontos feladat, és ugorjunk rá arra. Ő is fontosnak tartja, hogy egyszerre csak egy dolgot végezzünk (multitasking nélkül), és a fontosabb részfeladatokra legalább 15 percig koncentráljunk.

Döntsük el, hogy fontos vagy nem?


Tim Ferris karrierguru, a The 4-Hour Workweek című 2007-ben megjelent bestseller írója, New Gingrich amerikai politikus két tanácsadója, James Carville és Paula Begala egyik könyvéből sajátított el egy fontos módszert arra, hogyan mérlegelje, mi az igazán fontos teendő, és mi nem.

Gondoljunk csak bele, hogy mire támad egy oroszlán. Hát nem egy egérre. Pedig tökéletesen képes lenne elpusztítani a mezei egeret. De az az energia, amit az elkapása megkíván, túl sok ahhoz, amennyi kalóriaértéket ki lehet nyerni az akcióból. Az egérke kicsiny testének elfogyasztásából.

Magyarán: ráfizetéses a dolog. Az oroszlánnak vele egyivású, nagytestű állatokat kell elfognia, hogy fedezni tudja teste igényeit.

Ferris szerint gyakrabban kellene megkérdeznünk magunktól: “Ma az egerek vadászatával töltöttem a napot, vagy az antilop becserkészésével?” Ez a mércéje egy hatékony napnak.

Ami nem azt jelenti, hogy egy email megírása már derogál, mert túl kis feladat nekem, hanem a fő célt szolgáló teendőket vegyük előbbre, s minden más feladatnak, ami egérüldözést szolgál, legfeljebb másodlagos fontosságot tulajdonítsunk.

Ez az egér vagy antilop dilemma a hosszútávú projektek kiválasztásánál is jó mérce tud lenni, véli Ferriss.

Kép: Pixabay
Piac&Profit (Business Insider)
  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI?info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is!info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
Kiábrándítóan lassan növekszik a női vezetők száma - mutatjuk, hogy befolyásolja ezt a rugalmas munkavégzés

Miközben a nők által betöltött felsővezetői pozíciók aránya világszerte 19,4%-ról 33,5%-ra nőtt két évtized alatt, a fejlődés... Teljes cikk

Hogyan építsük a vállalati kultúrát hibrid munkavégzés esetén?

A csapatépítés ösztönzésével, az eredmények jutalmazásával, a kommunikáció támogatásával és a munka-magánélet egyensúlyának... Teljes cikk

Így járulhat hozzá a HR a vállalati sikerhez: a HR-es mint az üzleti stratégiaalkotás résztvevője

A HR szakembereknek részt kell venniük az üzleti stratégiaalkotásban, ennek érdekében érdekében szükséges az üzleti gondolkodás fejlesztése, hogy... Teljes cikk