Így segíti a munkát Excel automatizálása
Az Excel automatizálási lehetőségekkel segíti a mindennapi munkát. Alkalmazható minden olyan gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. Tatai István szakértő írása.
Ilyenkor születnek sorra azok a bizonyos Excel táblák, és kezdik önálló életüket élni a vállalkozás szervereinek rejtett zugaiban. Ezek a táblák átjárást (interfészt) biztosítanak az új követelmények és a meglévő rendszer között, így biztosítják, hogy ne kelljen a vállalatirányítási vagy könyvelési rendszert módosítani.
Nézzünk egy aktuális, egyszerű példát: egy könyveléssel foglalkozó cég részére a megbízó megállapodás szerint leadja órás bontásban a dolgozók munkaidő-adatait, a hiányzásokat és a túlórát pedig az alábbi kódokkal jelölik: B (beteg), Ig (igazolatlan), To (túlóra). Ezeket a könyvelőprogram beolvassa és elkészíti a megfelelő elszámolást - így minden rendben van.
Egészen addig, amíg a megbízó cég nem vásárol egy újabb programot, amely a fenti esetekben más kódokat használ (pl. Bet., Igaz., Túl.), és az időadatok sem egész- vagy negyedórákban, hanem percekre bontva érkeznek meg, ráadásul úgy, hogy minden dolgozó külön munkalapon van, nem pedig egy táblában. Na, ilyenkor baj van.
A hirtelen megoldás az szokott lenni, hogy a könyvelők kézzel nekiállnak, cserélgetik a kódokat, másolgatják az adatokat, átalakítják az új formátumot valahogyan a korábbira. Ez rendkívül időigényes megoldás, és a hibázás lehetősége is igen magas. Egy ilyen táblázat átformálása a régi formátumra könnyen felemésztheti egy kolléga rengeteg munkaóráját. Ezekben az esetekben lehet kiváló megoldás az Excel automatizálása, programozása.
Fenti példánkban a programozás elvégzéséhez szükséges egyrészt az a táblázatformátum, ami a megbízótól érkezik, másrészt az a táblázatformátum, amely a könyvelő program számára szükséges, továbbá az a szabályrendszer, ami szerint az átalakítást el kell végezni.
Idézett példánkban a szabályok és tevékenységek tehát főbb vonalakban a következők lesznek:
- össze kell gyűjteni az időadatokat a különböző munkalapokról egy összesítő lapra
- konvertálni kell az időadatokat
- konvertálni kell a kódokat
- összegzéseket és ellenőrzéseket kell végezni a táblázatokon
Ezek időigénye egy egyedileg, a probléma célzott megoldására készített Excel program segítségével kevesebb mint 5 perc - szemben a kolléga számtalan ráfordított munkaórájával.
Így segít az Excel a munkában
Az Excel további automatizálási lehetőségekkel is segíti egy cég dolgozóinak mindennapi munkáját:
- adatrögzítés ellenőrzése bevitelkor, cellaszinten és összefüggések szerint
(pl. nem elfogadott időformátum, intervallumon kívüli adat, érkezésnél korábbi távozás esetén hibajelzést ad)
- csak listából választható adat engedélyezése (a lista igény szerint bővíthető)
- munkaidőadatok összegyűjtése, rendezése, túlóraszámítás, juttatások számítása
- képzési naptár automatizálása figyelmeztetésekkel
- több táblázat egyesítése vagy egy táblázat adatainak szétosztása több munkalapra vagy több file-ba
- meglévő táblázat módosítása utáni automatikus újraképletezés
- listák összehasonlítása, eltérések keresése stb.
Az Excel automatizálását minden olyan, gyakran visszatérő, időt rabló, vagy bonyolult szabályrendszerű feladatra lehet alkalmazni, ahol fontos a gyors és pontos eredmény. A program készítése egy egyszeri befektetés, amelynek megtérülési ideje mindössze néhány hónap.
Tatai István
Excel Expert
A témában bővebb ismeretek szerezhetők az Excel Expert HR Blogján.
- 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is! Részletek Jegyek
- 2024.05.02Munkaviszony létesítése és megszűntetése – Dr. Berke Gyula Pannon Munkajogi Akadémia - Pannon Munkajogi Akadémia előadás-sorozatunkat, melyben kiváló és elismert szakmai előadók támogatásával ismerhetjük meg a munkajog különböző területeit, ajánljuk mindazoknak, akik szeretnék ismereteiket bővíteni, gyakorlati megközelítésben szeretnék az alkalmazott jogi hátteret megismerni. Részletek Jegyek
- 2024.05.09Egy jól működő csapat titka – Vezetői reziliencia fejlesztése A vezetői reziliencia fejlesztése képzésünk arra világít rá, hogyan lehet úgy tekinteni a tényekre, hogy relativizáljuk őket, kezelhető megvilágításba helyezzük a nehézségeket és igyekezzünk megőrizni a racionalitásunkat, hogy ebben a nehéz helyzetben is fejlődni tudjon a csapatunk. Segítve a csapattagoknak abban, hogy a problémalátásukat a megoldás keresés fókusza váltsa fel és megváltozzon az interakcióik minősége. Részletek Jegyek
- 2024.05.09Munkaidő, pihenőidő – Dr. Takács Gábor Pannon Munkajogi Akadémia - Pannon Munkajogi Akadémia előadás-sorozatunkat, melyben kiváló és elismert szakmai előadók támogatásával ismerhetjük meg a munkajog különböző területeit, ajánljuk mindazoknak, akik szeretnék ismereteiket bővíteni, gyakorlati megközelítésben szeretnék az alkalmazott jogi hátteret megismerni Részletek Jegyek
Németországban és Ausztriában tízből négy tanuló fér hozzá az AI-hoz az osztályteremben, az Egyesült Királyságban és Spanyolországban ez az... Teljes cikk
Vajon mit tartogat 2024-ben a mesterséges intelligencia? 2023-ban minden eseményen téma volt az AI és ember kapcsolata, hatása egymásra. HR szempontból... Teljes cikk
A brit gazdasági szakos hallgatók szerint az ügyfélszolgálati munkakörökre lesz a legnagyobb hatással a mesterséges intelligencia - derül ki egy... Teljes cikk
- Ekkora fizetésért jönnének haza a külföldön dolgozó magyarok 3 napja
- Megkezdte nyári toborzását a Lidl is, mutatjuk, mennyit lehet keresni 4 napja
- Munka a szabadság alatt? - A dolgozók több mint 75%-a válaszol a munkahelyi e-mailekre, amikor szabadságon van 1 hete
- Szabadság gyerekkel 1 hete
- Külföldi munka 2 hete
- Egyszerűsített foglalkoztatás 2 hete
- Honnan tudhatjuk, hogy már nem egészséges az, amennyit dolgozunk? 3 hete
- Hornung Ágnes: a munka és a magánélet összehangolása kiemelten fontos 4 hete
- A hétvégén dolgozó foglalkoztatottak aránya a világban 4 hete
- Hogyan vehetem ki az apasági szabadságot, ha csak 10 napot dolgozom egy hónapban? 4 hete
- Mikor kapom meg a fizetésem és a bent maradt szabadságomat, ha felmondtam? 4 hete