Megjelent: 4 éve

Virtuális asszisztensek - a kiszervezett adminisztráció

Míg külföldön elterjedt és a vállalkozások körében elfogadott, addig hazánkban újdonságnak számít, hogy a nők saját vállalkozást alapítva virtuális asszisztensként otthonról dolgozzanak. Sok esetben a nőket a gyermekvállalás után már nem várják vissza korábbi munkakörükbe. Dolgozni, karriert építeni azonban ők is szeretnének. Ehhez teremtik meg maguknak a lehetőséget saját virtuális asszisztens vállalkozásukkal. Magyarországon elsőként Kiss-Márton Adrienn, HR szakember és virtuális asszisztens (VA) mentor fogta össze a hazai virtuális asszisztens közösség tagjait, akiknek most konferenciát is szervezett.

A rendezvényen lehetőségük adódott - a hasznos előadások mellett -, az online térből kiszakadva személyesen is találkozni. Kiss-Márton Adrienn előadásában megosztotta gondolatait, hogyan jutott arra az elhatározásra, hogy a hazai munkaerőpiacon is elősegítse a virtuális asszisztens, mint szakma elterjedését. Kitért az ügyfélszerzésre, melynél kulcs momentumként említette meg, hogy a virtuális asszisztensek a saját személyiségüket viszik a vállalkozásba, mert csakis ők dönthetik el, hogy az eddig megszerzett tapasztalatukkal és értékrenddel mit tudnak, akarnak képviselni. Ebben a munkakörben dolgozók nincsenek könnyű helyzetben, mert a vállalkozói réteg körében nem ismert a VA szakma, és félve próbálnak ki bármilyen újdonságot. Viszont ha szimpatikusak egymásnak - ugyanúgy, mint egy állásinterjún -, akkor ki fogják próbálni a közös munkát.

A virtuális asszisztensek egyik legfőbb problémája, hogy a megszerzett tudásukat "hogyan adják el" a megbízóknak, ezért fontos, hogy tisztában legyenek saját képességeikkel, hogy milyen szakterületeken tudnak hatékony segítséget jelenteni a cégvezetőknek. Ez az alapja minden sikeres együttműködésnek, mert a szakterület meghatározza az ügyfélkört is. Az élethosszig tartó tanulás ma már mindenki számára fontos, egy VA életében viszont elengedhetetlen. Hiszen minden folyamatosan változik. Naponta jelennek meg új applikációk, szoftverek, melyek elsajátítására képesnek kell lennünk. Minél több dologgal találkozik egy VA, annál több feladat ellátásában tud produktív támogatást nyújtani az ügyfeleinek.

„Fontos meghatározni a kereteinket, mert megbízóink csak így tudnak üzleti partnerként tekinteni ránk."

Dr. Kása-Richlach MónikaDr. Kása-Richlach Mónika
A konferencián Dr. Kása-Richlach Mónika, jogász és fotós szakember osztotta meg tudását GDPR témában. Tapasztalatai alapján a GDPR vonatkozásában kettészakadt az ország, mert sokan még nem készítették el szabályzataikat. A hazai vállalkozásoknak kb. 10 %-a készült fel, míg a többiek kockáztatják, hogy rátaláljanak a hatóságok. Valóban nem egyszerű betartani a szabályozást, de az alapok ismerete, mint például, hogy mi minősül személyes adatnak, mindenki számára fontos lenne. A vállalkozásoknak nem kell a GDPR összes részét alkalmazni, sokszor elég, ha az alapelveket ismerik. Mint a hazai KKV szereplőire, a virtuális asszisztensekre is vonatkoznak a GDPR által megkövetelt nyilvántartások vezetése. A kezelt adatok köréről szerződést kell kötniük, és minden esetben garantálni kell a biztonságot. A GDPR rendelkezéseire és gyakorlati alkalmazására online worskhopokon a 2018-as év folyamán már több VA-t is felkészített.

Szabó Ágnes webshop guru, előadásában arról is beszélt, hogy egy webáruház tulajdonosnak heti, akár 60 óra munkaidőt is jelent az online vállalkozás fenntartása. A cégvezetőknek komoly nehézség, hogy egyszerre több munkakört is el kell látniuk, viszont idővel elérhető, hogy a feladatok kiszervezhetővé váljanak. A kiszervezett feladatok elvégzésben kiválóan tudnak segíteni a virtuális asszisztensek, mert speciális szakmai feladatok ellátására képesek. Fontos a szakosodás, a folyamatos önfejlesztés és tanulás.

"Általános irodai asszisztensért eldobsz egy követ, és hatot találsz el vele."

Kardos GergelyKardos Gergely
Az online jelenlét fontosságáról tartott előadásában Kardos Gergely elmondta, hogy a virtuális asszisztensek weboldalainak pontosan kell informálnia az érdeklődőket, mint egy online önéletrajznak, hogy milyen területeken szerzett munkatapasztalatokat és miben tud segítségére lenni egy adott vállalkozásnak. Ehhez ismertette a különböző weboldalkészítő alkalmazások pro- és kontra érveit.

Molnár Barna, marketing szakember előadásában kiemelte, hogy miért fontos egy VA számára a marketing. Véleménye szerint, ha a marketing nem működik, akkor egy vállalkozás csak vállalkozgat, nem képes a fejlődésre és megragad egy szinten. Egy virtuális asszisztensnek javasolt piackutatást végezni, hogy az adott területen, ahol dolgozni szeretne van-e rá igény. Ha ez megvan, akkor ezt az üzenetet kell közvetítenie a VA-nak az ügyfelek felé, és el kell kezdenie felépíteni a saját brandjét. Fontos, hogy ha adott területen szolgáltató VA-nek lehetősége van "válogatni" az ügyfelek között, csak hasonló értékrendekkel funkcionáló megbízókkal dolgozzon, mert csak így tudnak hosszú távon együttműködni.

A találkozó utolsó etapjában, panelbeszélgetés keretében, évek óta sikeresen működő virtuális asszisztensek osztották meg kezdeti tapasztalataikat és nehézségeiket ügyfélszerzésről, mindennapi problémákról, illetve hallhattuk gondolataikat a jövőre vonatkozóan is.

Fotó: Bódogh Gabriella
  • 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI?info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását.info button Részletek ticket button Jegyek
  • 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is!info button Részletek ticket button Jegyek
További cikkek
A tipikus női vállalkozó 42 éves és 1 gyereke van

Megtalálni a módot a megélhetés biztosítására úgy, hogy közben a társadalmi elvárásoknak is megfeleljenek a magánéletükben – ez motiválja... Teljes cikk

Kortárs bántalmazás, bullying és elvárások szorításában - 2000 gyerek tartozik hozzá: Karikó Rita iskolapszichológus egy napja

Szóbeli vagy akár fizikai bántalmazás, cikizés, beilleszkedési gondok, tanári és szülői elvárások, családi viták, anyu és apu válik - rengeteg... Teljes cikk

Óriási igény van űripari szakemberekre - Magyarország felvette a kesztyűt

Az UniSpace program keretében három minisztérium - a Külgazdasági és Külügyminisztérium, a Kulturális és Innovációs Minisztérium és a... Teljes cikk