Aki kérdez: Cseke Dóra

Szervezetfejlesztés kapcsán, hogy sikerül a HR szervezetet stratégiai partnerként elfogadtatni a többi területtel?

A Ludwig & Mentesi Kft. 1995-ben indult, fő profilja a magas minőségű kenyérféle-, pékárugyártás és kereskedelem. A 22 évből 15 év működést végigkísértem és jelen vagyok ez idő alatt is.

Munkámat a cégnél pénzügyi területen kezdtem, akkoriban még külsős könyvelő cég végezte az összes munkaüggyel kapcsolatos adminisztrációt, klasszikus HR tevékenység, mint erőforrással való gazdálkodás, toborzás nem volt létfontosságú.

Ahogy fejlődtünk, ahogy növekedett a létszám, indokolttá vált a munkaügyi feladatok helyben való elvégzése. A tudást elméletben elsajátítva, 2007-ben vettem át az ügyeket, ami akkor még csak azt jelentette, hogy a néha-néha előforduló ki- vagy belépést intézzük, a béreket elszámoljuk. Ezen kívül a munkaruhákkal, kötelező oktatásokkal, utazási támogatással foglalkoztunk. Nagy lépésnek számított azonban, hogy a bérprogram helyi használata napi szinten lehetővé tette az esetleges kérdésekre adandó gyors választ, segítségnyújtást a munkavállalók számára.

Az emberi erőforrás menedzselése még ekkor sem volt fellelhető a vállalatnál.

Nagyléptékben fejlődött a cég, egyre szélesebb skálán kezdtünk mozogni, kibővítettük a kínálatot, a partnerek száma megnövekedett, saját és franchise üzleteket nyitottunk, megjelent a pékek és sofőrök után az eladói kör is, mint új munkavállalói csoport.

Mostanra közel 400 pontra szállítunk naponta, 8 saját- és 8 franchise üzlettel rendelkezünk, valamint egy cukrászati üzemet is nyitottunk.
A termelésben bevezettük a lean-t, a kiszállításban az elektronikus árukiadási rendszert, teljes átszervezés történt a raktározásban és a back-office-ban, ami magába foglalta a rendelésfelvétel, számlázás, pénzügyi és könyvelési területeket.

Ezen időszak végére jelentősen megváltoztak a munkaerő-piaci viszonyok.
A fizikai állományt érintő fluktuáció hatalmassá vált, mindemellett nagy erőkkel vívtuk a harcot a dolgozó megtartásáért is: számos új bérelemet vezettünk be, interaktív startprogrammal támogatjuk az új belépőket, létrehoztuk a JÓkenyér sportklubot, a dolgozói ajánlási lehetőséget, kibővítettük az orvosi szűrést. Előbbiek nyilvántartása, kommunikációja, az egyszerűsített foglalkoztatás kényszerű megjelenése cégünknél, a tb kifizetőhely létrejötte, nagy terheket róttak a munkaügyi területre. Megannyi új elem került a rendszerbe, ezért szükségszerűvé vált a munkakör teljes átgondolása, megújítása, átszervezése, valamint az emberi erőforrás teljeskörű menedzselése. Ugyanis, nehézségnek számított az is, hogy az egyes szférák vezetői maguk toborozták az embereiket, és maguk is válogatták őket.

Hogyan történt a fejlesztés?

Természetesen segítséget kértünk egy szervezetfejlesztő cégtől. Ugyanazzal a tapasztalt csapattal dolgoztunk, akik már támogattak minket az adminisztráció átalakításánál is. Külső szemmel jobban látható minden olyan akadály, hiba, amelyet mi észre sem veszünk, ha benne vagyunk.

Elektronikus formába tereltük és összehangoltuk a különböző bérügyi felületeket, dokumentumokat (oktatások, munkaruha, orvosi beutaló, e-bérjegyzék, Erzsébet kártya, beléptető, munkaidő nyilvántartó, bérprogram, szerződések, nyilatkozatok.) Nagy részt vállaltak a munkában a partner-programozók, informatikusok. Az egyszerűsített foglalkoztatás teljeskörű kezelését különválasztottuk, de saját kolléga kezei közé adtuk. Szabályoztuk a be- és kilépés teendőit. A bérszámfejtés elemei közül számottevő mozzanatot automatizáltuk. Végül szerződést kötöttünk két Diákszövetkezettel.

A különböző területek, mint ügyvezetés, termelés, szállítás, üzletfejlesztés, adminisztráció nagyban segítették a változtatásra törekvő erőfeszítéseinket. Célunk nemcsak az volt, hogy hatékonnyá váljon a munkaügy, mint munkakör, hanem az is, hogy ezzel mérhető időt nyerjünk a dolgozókkal való minőségi kapcsolattartásra.

Hogy az i-re feltegyük a pontot - a folyamatszervezés során - azt a döntést hoztuk, hogy bővítjük a JÓkenyér csapatát egy olyan humánerőforrás szakemberrel, aki ezentúl a toborzással, kiválasztással foglalkozik, valamint kialakít egy olyan munkavállalói kommunikációs rendszert, amely lehetővé teszi a dolgozókkal való egyszerű és gyors kapcsolatteremtést és kapcsolattartást, ezzel biztonságosabbá téve a munkavállalói szociális hálót.

Ezennel egyértelműen elfogadottá vált minden területünk számára, hogy a JÓkenyér-munkaügy kinőtte magát egy önálló szervezetté, és ezzel a felnőtté válással nemcsak a munkaterületek és azok vezetői nyernek nap, mint nap, hanem a munkavállalók is nagyobb törődést, pártfogást kapnak.
Az egyes szervezetek - munkaüggyel való - napi szintű együttműködése szoros, az információáramlás zavartalan, a segítségnyújtás kölcsönös. Ellenben a fejlődés és tanulás folyamatos.

Mindannyiunknak jobb érzés tudni: a munkavállaló egy jóval inkább koordinált háttérrel éli nálunk az életét, képes a minőségi munkavégzésre, mert érzi a biztos támogatást, ismeri céljainkat, és szívvel, lélekkel csatlakozik azokhoz.

Kérdésemet Hámori Judithoz intézem (Indra-Consulting Kft., - Partner, Leadership Consulting):

Mit jelent a humán tőke menedzsment a HR felelősségeit, feladatait és szerepét tekintve?