Felforgatta a bérszámfejtést az új Mt.

Nem tétlenkedtek a jogalkotók, most is számos változás történt, ami a bérszámfejtést is befolyásolja? Mik a NEXON első tapasztalatai?

A Munka törvénykönyvében történt módosítások hoztak jelentős változást: 

Háromfajta új típusú szabadság lépett hatályba:

- Apaszabadság: az időtartam 5-ről 10 napra emelkedett, ugyanakkor a 6-10. nap között csak a távolléti díj 40%-a illeti meg az apákat. Ez pedig sokakat anyagilag rosszul érint, különösen, ha a baba érkezése kapcsán felmerülő költségeket tekintetbe vesszük. A cég számára továbbra is csak a szabadság költéségének első öt napja igényelhető vissza, míg a második öt nap a munkáltatót terheli. Így sok cég fontolgatja, hogy erre az 5 napra, amint a költségvetésébe belefér, kiegészíti 100%-ra a távolléti díjat. Ez is része lehet a megtartási stratégiának, ami minden munkáltatónál az egyik legfontosabb cél jelenleg. 

- Szülői szabadság: amelynek értelmében 44 nap szabadságot kaphatnak a szülők a gyermek 3 éves koráig. Itt a törvény a távolléti díj 10 %-át írja elő (amit még csökkenteni kell ezen időszakra a munkavállalónak megfizetett gyermekgondozási díj, vagy gyermekgondozást segítő ellátás összegével). Januárban még nem találkoztunk ezzel az igénnyel élesben, ami abból a szempontból szerencsés, hogy van a szabályozásnál egy nem tisztázott kérdés, hogy a bruttó vagy nettó összeget kell levonni a 10%-ból a számítás kapcsán.

- Gondozói munkaidő-kedvezmény: 5 munkanap, ami fizetetlen szabadság, de a cég nem tagadhatja meg a munkavállalótól. 

Az adók területén is történtek változások, amelyek azonban a folyamatokat alapvetően nem befolyásolták, ilyen a 25 év alattiak adókedvezménye, a SZÉP-kártya vagy a minimálbér emelkedése. Itt nagyobb átalakulást a 30 év alatti anyák adókedvezménye hozott. Ezt már most is sokan igénylik, van olyan cég, ahol a fiatal állomány miatt jelentős mennyiségben érvényesítik ezt az adókedvezményt. Ez a lehetőség várhatóan hasonlóan népszerű lesz, mint a 25 év alattiak kedvezménye vagy a SZÉP-kártya, amelyet bár temettünk néhány éve, mégis a cafeteria rendszerekben a mai napig a legnépszerűbb elem, illetve olyan helyeken is adják, ahol egyébként nincs más juttatás.

A három említett új típusú szabadság gondolkodásra készteti a cégeket, hiszen ezeket az összes rendszeren át kell vezetni, nevesíteni kell, illetve külön ki kell mutatni, akár főkönyvben, akár a munkaidő-nyilvántartásban. A bérszámfejtő programok viszonylag könnyen illeszthetők az adóváltozásokhoz, viszont a munkanappal kapcsolatos változások esetén újfajta időtípusokat kell létrehozni és bevezetni. Tovább bonyolítja az elszámolást, hogy nem alapbérre, hanem távolléti díjra kell ezeket kiszámolni. A munkáltatónak ezek kapcsán dokumentációs kötelezettsége is van. Úgyhogy elmondhatjuk, hogy az év elejét alapvetően nem az adóváltozások, hanem az Mt.-ben történt módosulások határozták meg. 

Ráadásul ezek a szabadságok olyan, az erőforrás rendelkezésre állását döntően befolyásoló napok, amelyekkel nehéz tervezni, ugyanakkor nem lehet rájuk nemet mondani, ezeket a törvény szerint kötelező kiadni, úgyhogy ezekre a napokra helyettesítést kell szervezni. Fiatal munkavállalói állománnyal rendelkező cégeknél, ahol sok gyermek születik a 44 nap komoly időtartam (különösen, hogy tavaly augusztusig visszamenőleg is lehet érvényesíteni), ami a munkaszervezést is jelentősen befolyásolja. Ezeknek a módosításoknak a végső formája későn alakult ki, így nem igazán tudtak velük tervezni a cégek. 

Ahogy a munkába járás költségtérítésének megduplázódásával sem, ami januárban derült ki. Van olyan ügyfelünk, ahol több mint ezer ember veszi igénybe ezt a költségtérítést, így ez költségszempontból jelentős összeg, amivel előre szintén nem tudtak a büdzsében tervezni. 

Ezen változások nyomán milyen eszközök, szoftveres megoldások fejlődhetnek a közeljövőben?

Az egyik leginkább papír alapon zajló működés az egészségbiztosítási ellátásokkal kapcsolatos adminisztráció, ahol már elfogadják a beszkennelt táppénzes papírt is, ami ugyan még messze nem digitalizáció, de mégis nagy lépést jelent sok cég számára. 

A munkavállalói elégedettség és élmény érdekében egyre több cég nyitott a digitális megoldásokra. Jó példa erre az év végi kötelező igazolások köre, ahol évről évre bővül azoknak az ügyfeleknek a száma, akik digitális aláírással adják ki ezeket. Ez papírmentesség és emberi erőforrás szempontjából is mindenképpen hatalmas megtakarítás, illetve a hibalehetőségek, esetleges GDPR sértések, száma is csökken a digitális adminisztrációval. 2023-ban csak a bérszámfejtés szolgáltatásunk keretében több mint hatvanezer munkavállalónak készítettük el digitális aláírással az igazolását.

Idén pedig már a munkavállalói aláírást teszteljük, így hamarosan már nem csak a cég, hanem a munkavállalók számára is biztosítjuk a digitális aláírás lehetőségét. Ez pedig mindenki számára kényelmesebb, csökkenti az időnyomást és a költségeket. 

A másik terület, amire jelentős igény van, a mobil megoldások. Applikáción keresztül tudunk bérjegyzéket adni, az előbb említett igazolások is elérhetők a felületen, de ezen kívül lehetőség van munkaidő-tervezésre, szabadság igénylésére, jóváhagyásra. Adatváltozásokat is el lehet indítani ezeken a megoldásokon keresztül, ami praktikus és kényelmes funkció, valamint a kedvezményekre jogosító nyomtatványok is elérhetők, ami szintén megkönnyíti a HR adminisztráció dolgát. Jó hír, hogy ezek a megoldások a gyártó cégek körében is egyre népszerűbbek.

Tavaly beszélgettünk arról, hogy egyre több kkv veszi igénybe az outsourcing szolgáltatást. Ez a tendencia folytatódott 2022-ben is? 

Azt tapasztaljuk, hogy a vállalkozásoknak egyre nehezebb gazdaságosan megteremteni azt a tudást, és környezetet, amire szükségük lenne, hogy önállóan kövessék a változásokat a folyamatokban, technikailag, adminisztrációban, így nagyobb biztonságban érzik kiszervezve ezt a tevékenységet. Ez egyben költségcsökkentés is, hiszen nem kifejezetten az alaptevékenységhez illeszkedő szaktudást igényel, ami a szolgáltatóknál viszont rendelkezésre áll, megfelelő szoftveres háttérrel. 

A kiszervezésnek olyan előnye is van, hogy meg tudjuk osztani a tapasztalatainkat a partnereinkkel. Mi magunk az outsource üzletágon több mint százan vagyunk, a folyamatainkat mi is folyamatosan nézzük, szervezzük, hogyan működhetnénk jobban. Ezeket a tapasztalatokat is mind beépítjük a tanácsadásba, a rendszerekbe, ezért is fontos a kölcsönös tudásmegosztás. 

A HR outsourcing területén milyen igények vannak jelen, milyen irányok tűnnek ígéretesnek a jövőben?

A NEXON már sok éve szolgáltat HR outsourcingot.  Elindult egy tendencia: több multinacionális ügyfelünk van, ahol az a központi döntés született, hogy a HR-t kiszervezik külföldre, és Magyarországon nem marad senki. Viszont a magyar jogszabályok nem támogatják még a teljes digitalizációt, például egy üzemorvosi igazolást nem lehet digitálisan benyújtani. Így ezeket a tevékenységeket a mi segítségünkkel oldják meg.

De olyan is előfordul, hogy a teljes HR feladatkör itt marad kiszervezve. A hazai cégek is egyre inkább élnek azzal a lehetőséggel, hogy legalább a HR adminisztrációt kiszervezik és a stratégiai feladatokra koncentrálnak. Ezekre az igényekre tudunk rugalmas megoldásokat nyújtani, olyan módon, ami növeli a munkavállalói elkötelezettséget, és új lehetőségeket ad a munkáltatók, és a HR munkatársak kezébe.   

Minden HR bevezetés egyben folyamatrendezést is jelent az adott cégnél. Sokszor találkozunk azzal, amikor belépünk egy cég életébe, hogy a folyamatokat zártabbá, hatékonyabbá tudjuk tenni, olyan új irányokat mutatunk, amit esetleg az adott helyen még nem láttak, de nekünk már van benne tapasztalatunk. Gyakran folyamatoptimalizálást is végzünk, amikor egy cég úgy érzi nem működnek elég jól a dolgok, és ezek nyomán kiderül, hogy kevesebb erőforrással, jobban is lehet működni. 

A kiszervezés akkor is jól funkcionálhat, ha valaki új irányokat keres, és szerteágazóbb tapasztalatokat szeretne a működésébe bevonni. Nagyon erős auditok jellemzik manapság ezeket a folyamatokat, így az SLA alapú működés kiemelten fontos. 

A HR outsourcing a jövő útja, hiszen szinte minden HR tevékenység jól kiszervezhető. Ez egy nagyon izgalmas üzletág, amiben rengeteg a lehetőség mindkét fél részére. Így ez az üzletág nálunk is egyre bővül munkavállalók és ügyfelek szempontjából egyaránt. 

A legnagyobb bérszámfejtéssel foglalkozó cégek a Budapest Business Journal 2022-es listáján. A cégek nevére kattintva további információkat talál:

A Budapest Business Journal iparági listái (Book of Lists) és összes kiadványa a www.bbj.hu/shop oldalon vásárolható meg.

Nyitóképen Laczkó Erzsébet