Munkaidőkeret: hogyan alkalmazható hatékonyan?
A munkaidőkeretben történő foglalkoztatás rendkívül hatékonnyá és rugalmassá teheti a humánerőforrás-gazdálkodást, a bonyolult adminisztráció miatt mégis kevesen alkalmazzák. Ángyán Péter, a NEXON projektvezetője szerint azonban egy erre alkalmas szoftver jelentősen megkönnyítheti az adatok kezelését.
- Bonyolultabb a munkaidőkeret adminisztrációja a hagyományos munkaidő-nyilvántartásnál?
Ángyán Péter (Á.P.): - A munkaidőkeretnél a már korábban megszokott adatokat (munkaidő kezdete és vége, túlóra, készenléti idő, távollétek stb.) kell vezetni. Nehézséget az jelent, hogy a beosztások akár naponta és dolgozónként is eltérhetnek, a munkaidő mennyiségét pedig a keret átlagában kell nézni. Ráadásul a munkaidőkeret tervezésekor figyelembe kell venni a speciális munkaügyi előírásokat - például nem szabad megfeledkezni a 11 órás pihenőidő vagy az ünnepnapok kiadásáról. Ebből következik, hogy a munkaidőkeret tervezését és adminisztrálását szinte lehetetlen papíron vagy egy Excel táblázatban megoldani.
- Ezek szerint informatikai támogatásra van szükség...
Á. P.: - Egy jól kialakított szoftver nagymértékben megkönnyíti a fent vázolt adminisztrációs folyamatot. A bevezetés költsége már akkor megtérül, ha a segítségével sikerül kivédeni egy munkaügyi bírságot, amelynek összege szabálysértésenként akár 3 millió forintig is terjedhet. "Melléktermékként" ráadásul egy jól strukturált adatbázishoz jut a vállalat, amelyet felhasználhat a hatékonyság növeléséhez. Láthatóvá és elemezhetővé válik például a munkaidő-kihasználtság, pontos kimutatásokat lehet készíteni a túlórákról, ami a bérköltségek optimalizálásában fontos szerepet játszik.
- Az adatok szabályos nyilvántartásán túl konkrétan miben nyújt segítséget egy ilyen szoftver?
Á. P: - A legfontosabb, hogy a szoftver hatékonyabbá teszi a kötelező kimutatások és a bérszámfejtéshez szükséges adatok összeállítását. Papír alapú adminisztráláskor például olyan hosszadalmas a rögzítési idő, hogy amennyiben a vállalat a hónap ötödikéig el akarja utalni a fizetéseket, már az előző hónap 25-én le kell adni a munkaidő-adatokat a bérszámfejtésnek. Ez természetesen azzal jár, hogy az utolsó napokra csak a tervezett adatokat rögzítik a vállalatok, pedig ekkor is előfordulhat, hogy valamelyik dolgozó megbetegedik, vagy egy sürgős megrendelés miatt túlórázni kell. Egy jó munkaidő-nyilvántartó szoftverrel erre nincs szükség, hiszen a bérszámfejtés egy megfelelően összeállított statisztikát kap.
Természetesen mindig a vállalat speciális igényei határozzák meg, hogy a munkaidő-nyilvántartó szoftver hogyan tudja növelni a hatékonyságot. Szalagszerű gyártás esetén például kézenfekvő a költséghely-olvasók alkalmazása, így kiderül, egyes munkafolyamatok mennyi munkaórát vesznek igénybe.
Az adminisztrációt ezzel szemben egy több telephellyel rendelkező vállalatnál vagy távmunkában dolgozóknál a webes felülettel lehet megreformálni. Ezáltal elkerülhető az a szintén gyakori eset, hogy a telephelyek vagy az egyes dolgozók későn postázzák a jelenléti íveket, és emiatt csúszik a központi bérszámfejtés. A munkaidőadatokat ugyanis a dolgozók folyamatosan vezethetik egy adatbázisban, amelyet a központból is bármikor el lehet érni. Így ellenőrizni lehet a kitöltés állapotát, és a bérszámfejtéshez szükséges adatok is bármikor rendelkezésre állnak.
Ángyán Péter (Á.P.): - A munkaidőkeretnél a már korábban megszokott adatokat (munkaidő kezdete és vége, túlóra, készenléti idő, távollétek stb.) kell vezetni. Nehézséget az jelent, hogy a beosztások akár naponta és dolgozónként is eltérhetnek, a munkaidő mennyiségét pedig a keret átlagában kell nézni. Ráadásul a munkaidőkeret tervezésekor figyelembe kell venni a speciális munkaügyi előírásokat - például nem szabad megfeledkezni a 11 órás pihenőidő vagy az ünnepnapok kiadásáról. Ebből következik, hogy a munkaidőkeret tervezését és adminisztrálását szinte lehetetlen papíron vagy egy Excel táblázatban megoldani.
Mit kell tudni a munkaidőkeretről?A munkaidőkeret lényege, hogy az előre meghatározott kereten belül dolgozónként más és más beosztás készíthető, a munkaórák száma pedig rendkívül rugalmasan alakítható, mivel a keret átlagában kell megfelelni az előírásoknak. Az egyedi beosztások készítésénél napi 4 órás alsó és 12 órás felső határral lehet számolni a rendes és rendkívüli munkavégzést együttvéve, továbbá lehetőség van a pihenőnapok összevonására, illetve ezek helyett pihenőidő kiadására. A beosztást két héttel előre, írásban kell közölni a foglalkoztatottal. Speciális előírások vonatkoznak a készenléti- és az idénymunkára, a megszakítás nélküli, valamint a 3 vagy többműszakos munkarendben dolgozókra. Ha többet szeretne megtudni a munkaidőkeret tervezéséről, jelentkezzen a Munkaidőkeret tervezés és a kapcsolódó bérszámfejtési feladatok tanfolyamra!
- Ezek szerint informatikai támogatásra van szükség...
Á. P.: - Egy jól kialakított szoftver nagymértékben megkönnyíti a fent vázolt adminisztrációs folyamatot. A bevezetés költsége már akkor megtérül, ha a segítségével sikerül kivédeni egy munkaügyi bírságot, amelynek összege szabálysértésenként akár 3 millió forintig is terjedhet. "Melléktermékként" ráadásul egy jól strukturált adatbázishoz jut a vállalat, amelyet felhasználhat a hatékonyság növeléséhez. Láthatóvá és elemezhetővé válik például a munkaidő-kihasználtság, pontos kimutatásokat lehet készíteni a túlórákról, ami a bérköltségek optimalizálásában fontos szerepet játszik.
- Az adatok szabályos nyilvántartásán túl konkrétan miben nyújt segítséget egy ilyen szoftver?
Szoftver kedvezménnyel: A NEXON munkaidő-nyilvántartó szoftvere, a nexONTIME teljes mértékben testre szabható, széles körűen integrálható rendszer. Moduláris felépítése révén megoldást jelent a néhány főt foglalkoztató kisvállalkozások és a sok telephellyel rendelkező nagyvállalatok számára is. A szoftver árából ráadásul a 20 éves NEXON most év végéig rendkívüli kedvezményt biztosít (egyedi árajánlat a vállalat honlapján kérhető). A NEXON emellett lehetőséget biztosít az ASP (Application Service Provider) modell alkalmazására is, amelynek keretében havidíjas rendszerben biztosítja a munkaidő-nyilvántartáshoz kapcsolódó szoftvert, így ez közvetlen költségként elszámolható.
Természetesen mindig a vállalat speciális igényei határozzák meg, hogy a munkaidő-nyilvántartó szoftver hogyan tudja növelni a hatékonyságot. Szalagszerű gyártás esetén például kézenfekvő a költséghely-olvasók alkalmazása, így kiderül, egyes munkafolyamatok mennyi munkaórát vesznek igénybe.
Az adminisztrációt ezzel szemben egy több telephellyel rendelkező vállalatnál vagy távmunkában dolgozóknál a webes felülettel lehet megreformálni. Ezáltal elkerülhető az a szintén gyakori eset, hogy a telephelyek vagy az egyes dolgozók későn postázzák a jelenléti íveket, és emiatt csúszik a központi bérszámfejtés. A munkaidőadatokat ugyanis a dolgozók folyamatosan vezethetik egy adatbázisban, amelyet a központból is bármikor el lehet érni. Így ellenőrizni lehet a kitöltés állapotát, és a bérszámfejtéshez szükséges adatok is bármikor rendelkezésre állnak.
A karrierépítés szakma. Megjelenése előtt elolvastuk, mit ír egy fejvadász az álláskeresőknek a „Karrierszerviz - Kulcs a karrierhez” című könyv második, frissített kiadásában.
Jön a home office sorozat az "új normálisról"?