Az iroda, ahol oda ül, ahová csak akar

"Képzelje el, hogy reggel bemegy a munkahelyére és ahelyett, hogy lehuppanna a saját íróasztalához, a recepció előtt kialakított kényelmes fotelekben olvassa el az e-mailjeit egy csésze kávé mellett. Ha nagy koncentrációt igénylő feladatot kell végeznie, például két Excel táblát kell megszerkesztenie, akkor bemegy egy csendes szobába, ahol ezt nyugodtan meg tudja tenni. Ha telefonálnia kell, akkor az erre a célra kialakított irodai szigetre megy, ha pedig egy projektet kell megbeszélnie kollégáival, leülnek egy kreatív tárgyalószigethez". És mi a különös ebben? Hogy elképzelhető, nincs is saját íróasztala, a feladatát mégis teljesen el tudja látni" - mesélt a modern irodák trendjéről a HR Portálnak a Sebestyén Diána, a Kinnarps Hungary Kft. üzletfejlesztési menedzsere.

Az iroda olyan, mint az otthonunk

A cég filozófiája szerint az irodák helységeinek az otthonhoz hasonlóan különféle funkciókat kell ellátniuk. A lakásban folyamatosan vándorolva tesszük a dolgunkat: a konyhában főzünk, az ebédlőben eszünk, a hálószobában alszunk. A modern irodák kialakításánál is ezt az elvet követik, és ahelyett, hogy egyéni munkaállomásokat hoznának létre, inkább különféle tereket alkotnak, amelyek több funkció betöltésére alkalmasak.

Kutatások szerint ugyanis hiába van 200 munkaállomás egy irodában, ennek gyakran 30-40 százaléka kihasználatlan. A kollégák külső helyszínen is tárgyalhatnak, éppen ebédelnek, szabadnaposok, vagy esetleg éppen átültek egy kollégájuk mellé, hogy megbeszéljenek valamit. Felesleges fenntartani 200 íróasztalt, ehelyett elegendő ennek a fele vagy kétharmada, ezeknek a nagy részét viszont az összes kolléga közösen használja. Az átalakítást követően tehát már csak kevesen rendelkeznek majd saját íróasztallal, a felszabaduló helyen pedig olyan helyszíneket lehet létrehozni, amelyek nem csak a munkát segítik, de kellemesebbé teszik az iroda hangulatát is.

Felmérések szerint ugyanis az építészeti és berendezési megoldásoknak jelentős hatásuk van a dolgozók hangulatára. Az üres falú és nagy belmagasságú helyiségekben például kicsinynek és jelentéktelennek, míg a faburkolatú és szövetekkel dekorált kisebb helyiségekben biztonságban érzik magukat az alkalmazottak. Az egyik legegyszerűbb módon úgy teremthető kreatívabb légkör a munkahelyen, ha minden munkatárs ablak vagy bevilágító felület közelében foglal helyet. Egy vizsgálat keretében két, tanulókból álló csoport olvasási készségét hasonlították össze. A természetes fénynél olvasó csoport tagjai 26 százalékkal gyorsabban olvastak.



Sok munkahelyen dolgoznak azon, hogy spontán találkozóhelyeket hozzanak létre az emberek számára. Olyan egyszerű intézkedés, mint a folyosók szűkítése, kiváló megoldásnak bizonyult a kreatív megbeszélések számának növelésére. Ugyanígy a kényes munkahelyi megbeszélések helyszínéül szolgáló helyiségekben semleges és megnyugtató színeket kell használni, míg a kreativitást előtérbe helyező terekben a hangsúlyos színek az előnyösek.

Az irodán belüli vándoroltatással kisebb a fluktuáció

Erre a munkavégzési koncepcióra történő áttérés - mint minden változás- kezdetben érzékenyen érintheti a kollégákat - mondta Sebestyén Diána, aki ugyanakkor azt is megjegyezte, hogy miután "beindult" a rendszer, a dolgozók 97 százaléka soha nem akar visszatérni a korábbi szisztémához. Ebben feltehetően az is szerepet játszik, hogy az átalakítást több hónapos tervezés előzi meg, amely során felmérik, hogy milyen munkafolyamatok vannak a cégen belül, kikérik az alkalmazottak véleményét, majd egy mobilalkalmazássegítségével felmérik, milyen különböző funkciót betöltő terekre van szükség és milyen arányban. Nincs tehát általános recept, minden esetben a cégre szabják az irodai megoldásokat- hangsúlyozta Sebestyén Diána, aki szerint a vezetők hamar láthatják az eredményeket is. Nyugati statisztikák szerint ugyanis azoknál a cégeknél, ahol elvégezték az átalakítást, 92 százalékkal nőtt a dolgozók elkötelezettsége a vállalat iránt. Négy százalékról 1,8 százalékra csökkent a megbetegedési arány, a papírfelhasználás 60 százalékkal csökkent, a hatékonyság növekedése miatt pedig 14 százalékkal kevesebb túlórapénzt fizettek ki. A kedvező munkakörülmények miatt a HR-osztály feladata is lecsökkent, hiszen kisebb lett a fluktuáció.



Sebestyén Diána szerint a cégek sok pénzt fordítanak csapatépítésre, holott az irodán belüli vándoroltatással jelentősen javítható a belső kommunikáció, kötetlenebbé válik a csoportos munka, hiszen olyan emberek is szóba elegyednek egymással, akik korábban a távolság miatt egyáltalán nem beszéltek.


Nagyon fontos ugyanakkor, hogy legalább a vezetőség elkötelezett legyen a változások iránt, őket a tervezés során tanácsokkal is ellátják, hogy milyen eszközökkel lehet elfogadottá tenni az új rendszert az alkalmazottak körében. A legnagyobb probléma általában abból ered, hogy egy-egy munkahelyen gyakran három generáció is dolgozik, így nehéz mindenki számára elfogadható szisztémát kialakítani.

Nálunk még csak most indul

Magyarországon most indultak az első projektek, egyelőre csak a Kinnarps irodáját lehet példaként említeni. A konzervatív álláspontot képviselő irodák tehát egyelőre túlnyomó többségben vannak, s ez feltehetően a saját íróasztalhoz való ragaszkodás miatt egy darabig így is marad. A magyar munkavállalók ugyanis gyakran a már több multinál is elterjedt clean desk-rendszert is tehernek érzik. Ennek lényege, hogy a nap, vagy a munkafolyamat végén mindenkinek rendet kell tennie az asztalán. Ez viszont sok kollégának gondot okoz, miután úgy érzik, hogy sokkal otthonosabb, ha egy általuk képzett iratkupac tetején dolgoznak. Sokan tartanak ráadásul attól is, hogy teljesen személytelenné válik az iroda, hiszen ezentúl nem lehet majd hová letenni a tavalyi nyaralásról készült képeket, vagy az emlékezetes pillanatokkal illusztrált, saját készítésű naptárat.

A gazdaságosság miatt feltehetően megállíthatatlan a modern irodák elterjedése, de a cégvezetők a várható ellenállás miatt kétszer is meggondolják majd, mielőtt belevágnak az átalakításba.