Lehetőségeink a TÉR helyett...

Mit csináljunk helyette?

A TÉR helyett inkább coaching beszélgetéseket használjunk. Az egyoldalú felelősségre vonhatóság és a beosztottat minősítő teljesítményértékelés helyett vezessünk be kétoldalú, kölcsönös felelősséget vállaló a coaching beszélgetést, ahol felelősségteljes párbeszéd folyik arról, hogy a főnök és beosztottja hogyan dolgozzanak együtt tovább, annak érdekében, hogy az eddigieknél hatékonyabbak legyenek. A főnök feladata az irányítás, a képzés, a felkészítés, és felügyelet biztosítása, illetve mindannak megtétele, ami ahhoz kell, hogy a beosztott sikeresen teljesítsen. Éppen emiatt a főnök és a közvetlen beosztott közösen felelős a beosztott munkájának minőségéért. A coaching beszélgetés összeforrasztja a sorsokat, a főnök is a játék részévé válik. A coaching beszélgetés szükségtelenné teszi, hogy a beosztott a vezetőnek tetszelegjen, ugyanis arról szól, hogy ők, mint csapattagok hogyan dolgozzanak együtt sokkal hatékonyabban, és eredményesebben, mint ezt korábban tették. Az egyértelműség érdekében múltbéli eseményeket beszélnek át, amikor jól vagy épp rosszul végezték munkájukat egyénileg, és közösen.

A coaching beszélgetés szerkezete a jövőre koncentrál, arról szól, hogy "én, mint csapattag és partner mit várok tőled" annak érdekében, hogy a feladat úgy teljesüljön, ahogyan mindketten szeretnénk. A hagyományos, pontokkal értékelő listát olyan kérdésekkel váltsuk fel, amelyek segítségével megismerhetjük munkatársaink gondolatait arról, hogy ők hogyan tudják legjobban teljesíteni a feladatukat. (Segítő kérdések a keretes írásban.) Tulajdonképpen mindkét fél a legkézenfekvőbb témára vár választ: "Adott, hogy én ki vagyok, mik az erősségeim és mit tanulok ettől a másik embertől. A kérdés az, hogy mi a legjobb módja annak, hogy úgy egészítsük ki egymást, hogy a munkát kiválóan teljesítsük?"

Felmerülhet a kérdés, hogy ha nem lesz teljesítményértékelés, hogyan készítünk háttéranyagot, ha valakit ki akarunk rúgni? Szüntessük meg a TÉR-t és helyettesítsük coahcing beszélgetésekkel, az őszinte dialógusok során az emberek sokkal több, közvetlen módot fognak találni a "háttéranyag elkészítésére".

Ne felejtsük, hogy a fejlődés természetesen minden egyén saját felelőssége. Csak mi magunk tujduk önmagunkat jobbá tenni. A legtöbb, amit másokért tehetünk, hogy bizalmon alapuló kapcsolatot alakítunk ki, ahol visszacsatolást kérhetnek az emberek, és segítséget, amikor azt szükségesnek látják, és elég értékesnek érzik magukat ahhoz, hogy mindezt meg is tegyék. Az első, legfontosabb lépés ebbe az irányba a TÉR-től való megszabadulás. Tudom, sok vezető van, aki szeretne változtatni a játékon, de úgy érzi, hogy kötik a meglévő játékszabályok. Bízom benne, hogy ha ezután lehetőségük adódik, megragadják majd a TÉR rendszert és elhelyezik a hengeres irattartóban.

Coaching beszélgetés

A vállalatok többsége olyan TÉR-t használ, ahol félévente, évente adnak visszajelzést a munkatársaknak. Amikor párunk rendet rak a dolgozószobában, a hazaérkezésünk után megköszönjük neki és nem várunk Karácsonyig, mert akkor van a hálaadás ideje. Ugyanígy a munkatársaknak is fontos, hogy akkor kapjanak dicséretet vagy elmarasztalást, amikor még erősen él a jó vagy rossz teljesítmény emléke.

Nem fair, ha a vezetők félévente szembesítik a beosztottakat azzal, hogy tulajdonképpen nem is elégedettek a munkájával. Annak érdekében, hogy elkerüljük az ilyen kellemetlenségeket, javaslom, hogy szervezzünk rendszeres (pl. havi) 1:1 megbeszéléseket a csapat valamennyi tagjával, ahol végig lehet beszélni az elmúlt hónap eseményeit, visszajelzést adhatunk egymásnak arról, hogy mi ment jól és mit lehetne még jobban csinálni. Ez a gyakorlat arra is jó, hogy megálljunk egy percre, és havonta legalább egyszer közösen áttekintsük az előrehaladást.

Egyszóval:
Fogalmazzunk meg világos, tiszta az elvárásokat; lehetőleg ne tízet, hanem egyetlen egyet egy negyedévre.
Legyen elismerés és jutalom, ha a dolgok jól mennek.
Javaslom, hogy találkozzanak a rendszeresen az előrehaladás megvitatására, és találják ki, hogy a siker érdekében milyen gátakat kell még lerombolni.
Gyakran adjunk visszajelzést és akkor, amikor tetten érjük a jó vagy a rossz teljesítményt. Ne várjuk meg amíg eljön a hivatalos feedback ideje!

Felkészülés

Alkalmazott

Készítsen rövid feljegyzéseket az előző megbeszélésen hozott döntésekről.

Gyűjtse össze azokat az adatokat, amelyek a kitűzött havi és évarányos (Year-to-Date) célokhoz képest mutatják az előrelépést.

Gondolja végig, hogy hol van szükség segítségre és támogatásra.

Vezető

Nézze át az előző megbeszélés jegyzeteit.

Gyűjtse össze azokat az információkat, amelyek a munkatárs magatartásával, viselkedésével kapcsolatosak. Szeddje össze a teljesítményre gyakorolt hatásukat.

A megbeszélés

Szánjunk egy teljes órát a beszélgetésekre. Tapasztalatom szerint ezek a találkozások csak ritkán tartanak ennyi ideig; rendszerint rövidebbek.

Először a beosztott adjon gyors áttekintést ad az elmúlt hónap tevékenységeiről, eredményeiről. Győződjünk meg arról, hogy megértettük az elmúlt hónap sikereit. Jó eszköz erre, ha visszamondjuk a beosztottunknak, hogy mit értettünk meg abból, amit mondott.

Közösen beszéljük át a célokhoz viszonyított előrehaladást. A fókuszt arra helyezzük, hogy azonosítsuk a sikert gátló akadályokat, és beszéljük meg, a vezető hogyan tud segíteni.

Foglaljuk össze azokat a vezetői tevékenységeket, amelyek különösen hatékonyak voltak, vagy éppen egyáltalán nem voltak hatással a beosztott munkájára. Kérjünk visszajelzést ezekről.

Kb. negyedévente, fordítsunk időt arra, hogy áttekintjük a beosztott fejlődési tervét, és ennek megfelelően tűzzük ki a feladatokat az elkövetkező 90 napra.

Állapodjunk meg, hogy miként követjük nyomon az elvégzendő feladatokat.

A megbeszélést követően

A megbeszélésen elhangzottakat érdemes írásba foglalni, hogy a következő alkalommal egyszerűen lehessen hivatkozni rá. Ne használjunk bonyolult sablonokat, elég egyszerű bekezdésekben összefoglalni a beszélgetést.

Összefoglalás

Rengeteg cégnél használnak valamilyen TÉR rendszert, sőt tanácsadó cégek sokasága hívja fel a figyelmünket a legjobb iparági gyakorlatra: egy valamirevaló cég a XXI. században nem létezhet TÉR nélkül. Bízom benne, hogy a cikkel felhívtam a figyelmet arra, hogy a TÉR nem hogy a teljesítmény javítását szolgálná, de egyenesen ellene hat, óriási overhead költségeket ró a vállalatokra és rossz beidegződéseket tanít az emberek számára.

Ne feledjük, hogy mindazt, amit a munkahelyek tanítanak az embereknek, az összes képességet, tapasztalatot és felfogást az emberek "hazaviszik" és hatással lesznek a családjaikra, a közösségekre, a kultúrára, és a világra is. Amilyen pozitív atmoszférát teremtünk a munkahelyen, olyan pozitív lesz annak hatása az otthonokban. Ami körbe megy, az visszajön.

Dr. Dobay Róbert
Menedzsmentor Kft.


Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - Dobja ki teljesítményértékelő rendszerét!
2. oldal - Lehetőségeink a TÉR helyett...