A projektteam-munka és a hagyományos szervezeti működés különbségei

Projektteam-munka vs. hagyományos szervezeti működés

Vannak olyan feladatok, amelyek nem nélkülözhetők a szervezet életéből, és csak hagyományos keretek között - funkcionális feladatként - kivitelezhetők. Sok feladat azonban átcsoportosítható projektbe, ami révén növelhető a szervezeti működés hatékonysága. A projekt-teamek számos ponton eltérnek a hagyományos szervezeti működés kereteitől. A teamek kis létszámú, adott probléma megoldása érdekében létrehozott dinamikus szerveződések. A nagy idői, teljesítménybeli és anyagi nyomás okán joggal feltételezhetjük, hogy a teamek, illetve a teamekben hatékonyan működni tudó munkavállalók más jellemzőkkel bírnak, mint a hagyományos szerveződési keretek között tevékenykedő szervezetek, illetve mint azok a dolgozók, akik kizárólag hagyományos szervezeti keretek között akarnak és tudnak hatékonyan működni.

Munkához való viszonyulás

A munkához való viszonyulás nagymértékben meghatározza a kivitelezett feladat minőségét. Amikor a dolgozó csak kötelességtudatból végzi el faladatait, az eszközhasználat szegényesebb, a munkafolyamat ötlettelenebb, a végeredmény minőségi színvonala alacsonyabb. Az elkötelezett, a feladat iránt lelkesedő dolgozók (lásd később: vállalkozói munkaattitűd) nagyobb erőbedobással, több energia-befektetéssel dolgozva törekszenek a feladatok magas szintű kivitelezésére. A projekt-team belátható időre szerveződik egy meghatározott feladat kivitelezésére. A team-tagok azért válnak viszonylag gyorsan a csoport tagjává, mert szakmai kompetenciáik birtokában, szakértőként vesznek részt az adott feladat ellátásában. Szakértőként általában pozitívan viszonyulnak az adott feladathoz, ezért a projektre jellemző időnyomás és az előre kiszámíthatatlan, gyakori ad hoc események is inkább inspirálják, semmint negatív irányban befolyásolnák őket.

Ezt az elkötelezettséget az is fokozza, hogy ebben a munkavégzési formában a team-tagok igen rugalmas keretek között látják el feladataikat, és nagyfokú autonómiával bírnak. Ebből kifolyólag kevéssé jellemző a fásultság és a rutinszerű munkavégzés rájuk. A projekt-team tagjai nyitottak a folyamatos fejlődésre, önmaguk formálására az aktuális célfeladat függvényében, ami jelenlegi dinamikusan változó világunkban a versenyképesség egyik alappillérének minősíthető. Erre a szemléletre és attitűdre a fenntarthatóság érdekében a hagyományos szervezeteknek is szükségük van. A rugalmasság, az alkalmazkodás adja a jelen és a közeljövő szervezeteinek létjogosultságát.

Munkaköri feladatok, felelősség

A hagyományos szervezetekre az a jellemző, hogy egy-egy személy egy-egy feladatkört lát el, ami által viszonylag rövid idő alatt nagy rutinra tesz szert. Viszont ezek a munkavállalók a szokásostól eltérő feladatok elvégzéséhez általában nem éreznek elegendő motivációt, és sokszor a képességek hiánya is tapasztalható. A munkavégzés dinamizmusának fenntartásához azonban nélkülözhetetlen, hogy a munkatársak egymás munkafeladataiba is belelássanak és képesek legyenek a rutinfeladatokon túli feladatok ellátására, melyre a team-munka szerveződési keretei lehetőséget biztosítanak. A hagyományos munkavégzésre az jellemző, hogy a dolgozók csak a saját munkakörükért érzik a felelősséget, míg a projektmunka során a team-tagok a célfeladat kivitelezéséért is felelősnek érzik magukat, a munkához globálisabb szemlélettel viszonyulnak. Projektmunka esetén a munkakörök határai képlékennyé válhatnak: a team valamennyi tagja egy-egy terület szakértője, ugyanakkor mindannyian kellően rugalmasak és nyitottak az egyéb munkaköri feladatok ellátására. Autonóm szakemberként felelősséget vállalnak egyrészt saját munkaköri feladataikért, másrészt a projekt sikeres előre haladásáért. Ahhoz, hogy ez általánossá váljon, egy szemléletváltásra van szükség, melynek része az újdonságok befogadására és a folyamatos fejlődésre való hajlandóság.

Eszközhasználat

A munkafeladatok komplexitásából és a munkakörülmények rugalmasságából kifolyólag a projekt-teamek összetett eszközbázissal kell, hogy dolgozzanak. A feladatok kivitelezése, valamint az egymással való kommunikáció a legtöbb esetben a cyber-tér használatba vételével történik, főleg akkor, amikor a team tagjai fizikailag is az ország, esetleg a világ különböző pontjain dolgoznak virtuális teamként. Ilyenkor megnő a jelentősége a technológiai eszközök használata iránti fogékonyságnak. Emellett - főleg nemzetközi és virtuális teamek esetében - elvárás, hogy a team tagjai beszéljenek idegen nyelveket, hiszen nemzetközi/virtuális team esetében az idegen nyelvek használatának képessége a team-tagok részéről nem nélkülözhető. A virtuális team-szerveződéssel áthághatók az országok határai, nem kell pénzt kiadni a dolgozók utaztatására vagy irodabérletre.

Kommunikáció, tudásmegosztás

A projekt-team tagjai elsődlegesen a projekt sikeres befejezésére motiváltak. Annak érdekében, hogy a team összességében eredményesen zárja a projektet, a tagok érdekeltek abban, hogy folyamatosan kövessék a helyzet diktálta változásokat, és birtokában legyenek az aktuális információknak (situational awareness). A projekt-teamekben éppen ezért intenzívebb kommunikációra, folyamatos információcserére van szükség, amelyet különböző információs technológiai eszközökkel is támogatnak (lsd: Groupware-programok). A fokozott kommunikáció eredményeként a projekt-teamek tagjai között kialakul egy közös mentális kép (shared mental model) a folyamatról, a projekt céljáról, egymásról, egymás tudásáról, képességeiről, amely a team működésében megfigyelhető koordinációt, összerendezettséget eredményezi. A közös mentális modell a team-tagok tudásának összeérése révén alakul ki, így az egyes tudásokból fokozatosan kialakul egy "team-tudás". Ez egy olyan közös értelmezési keret, aminek köszönhetően a team-tagok fokozatosan egy nyelvet kezdenek beszélni, és szinte már szavak nélkül is képesek megérteni egymást. Ezt hívjuk implicit kommunikációnak.

Individuális különbségek személyiség és a szociális kompetenciák terén

A szociális folyamatok a nagy idői és teljesítmény-nyomás következtében a projekt-teamekben felgyorsulnak, az interakciók direktebbé válnak, annak ellenére, hogy a feladatorientáció a meghatározó. Ahhoz, hogy mind a feladatorientáció, mind a kapcsolatorientáció magas színvonalú legyen, olyan személyiségekre van szükség, akik nem csupán a szakterületüket képviselik a teamben, hanem együttműködésre is alkalmasak. A team-munka olyan többlet-szociális készségeket és érzékenységet, empátiát igényel a team-tagoktól, amire a hagyományos szervezeti kultúrában nincs ilyen mértékben szükség.

A projekt-teamek hatékony működéséhez szükséges, hogy a team-tagok nyitottabb, a változásokhoz rugalmasabban alkalmazkodó személyek legyenek, akik jól tolerálják a kétértelmű helyzeteket, és jobban bírják az időnyomással járó feszültséget is.

Mindemellett fontos, hogy a projekt-teamekben nagy autonómiát várnak el a tagoktól, mindenkinek megvannak az egyéni feladatai, és saját szakterületéért minden tag maga vállalja a felelősséget (Molleman és mtsai, 2004). A nagymértékű autonómia miatt az is elvárás, hogy a team-tagok lelkiismeretesen, különösebb külső kontroll nélkül színvonalasan dolgozzanak. A team nem egy olyan szerveződés, ahol a vezető ellenőriz, és csak olyan tagokkal lehet hatékony kivitelezni a projektfeladatokat, akik önállóan és lelkiismeretesen dolgoznak (Van Vianen és De Dreu, 2001).

Az extravertált, mások irányában nyitott személyek szívesebben és jobban dolgoznak team-munkában. Csoportszinten gondolkodva azonban arra kell törekedni, hogy a teamben egyensúlyban legyen az extravertált és az introvertált tagok aránya. Az extravertált személyek hajlandóbban az együttműködésre, az információ megosztására, viszont inkább társas lények, ezért a "klubszerű" működés megelőzése érdekében érdemes néhány introvertált tagot is a teambe szervezni.

Vezetői szerep

Jelenleg a munka idői és térbeli jellemzői folyamatosan jelentős változásokon mennek keresztül, ezért nem kerülhető el a vezetői szerep változása sem, ami team-munka esetében leginkább a hagyományos vezetői szerep formalitásának csökkenéséhez vezet (Gajdusek, 2007).

Projektteam-munka esetén jellemző, hogy - ahogy a feladat, úgy a - vezetői szerep is időszakos, az adott feladathoz kapcsolódó sajátos kompetencia miatt generálódik, és a feladat teljesítésének idejére szól. Ilyen szerveződés mellett - vezetőként és team-tagként is - az lehet hatékony, aki rendelkezik egy ún. "vállalkozói munkaattitűddel", ami olvasatunkban azt jelenti, hogy sajátjának érzi a feladatot, azonosul azzal, és törekszik a lehető legmagasabb színvonalú feladatvégzésre - tekintettel arra, hogy szakmai és anyagi elismerése egyaránt a kivitelezett termék vagy szolgáltatás színvonalához igazodik.

Jellemző továbbá, hogy a projektmunkák megjelenésével párhuzamosan növekszik a demokratikus vezetői magatartás elismerése, amikor a vezető képes a team tagjaként, a többi team-taggal egyenrangú funkciót betöltve maga is hatékony csapattaggá válni. Projektteam-munkák esetében a vezetőnek ugyanúgy vannak szakmai feladatai, mint a team többi tagjának azzal a különbséggel, hogy rá hárul a teljes team-munka koordinálása is. Mivel azonban a team-munka időszakos, az lesz a vezetői feladat is: a vezetői státusz az adott feladat kivitelezésének idejére szól, annak teljesítésével a vezetői státusz is megszűnik.

A team-munka sajátosságai

Ma a team-munka szerepének nagyobb jelentőséget tulajdonítanak, mint korábban bármikor. A team egy olyan munkaszerveződési forma, amelybe a tagok a szakértelmük okán kerülnek, de a team hatékony működése érdekében a team-tagoknak meghatározott személyiségjegyekkel és szociális készségekkel kell rendelkezniük. Team esetében a tagok között - a közös munka és a megfelelő vezetés során - kialakul az együttgondolkozás és az együttműködés képessége. A team szakértő tagjai személyes érdeküknek érzik a feladat minőségi szintű kivitelezését, tekintettel arra, hogy ez számukra a jövőben kiváló szakmai referenciát jelent majd. A teamek által kivitelezett projektek fejlesztő jellegű, nagy szakmai és anyagi felelősséggel együtt járó feladatok. Éppen ezért fontos egy olyan szervezeti közeg megteremtése, amelyben a tagok érzik, hogy munkájuk fontos része az egésznek, továbbá hogy számíthatnak egymásra, és arra, hogy a mindenki által hozzáadott érték eredményeként egy kiváló végeredmény születik.

A projektek megjelenése miatt jellemzővé vált, hogy a munkavállalók - általában időlegesen - több vezetőtől kapnak utasítást. A projekt működése alatt nem csak az érintett munkavállalók, hanem a teljes szervezet másképp működik: máshová kerülnek a prioritások, és átalakul a munkamegosztás rendje. A feladat befejeztével aztán a szervezeti működés visszaáll az eredeti formációra, majd egy újabb projektjellegű probléma keletkezése esetén a vállalat átmenetileg újra felveheti a projektszervezeti felállást. A projektfeladatok megoldása általában kreatív és újszerű hozzáállást igényel a projekten dolgozóktól, és ez a hozzáállás és működésmód nagy mértékben gátolhatja a vállalat már kialakult működési rutinját. Ugyanakkor a projektjellegű működés lehetőséget ad az üzleti környezet turbulens jellegű változásaihoz való rugalmas alkalmazkodásra.

A team-munka sajátosságai szervezeti szinten

A team egy olyan speciális heterogén szerveződés egy szervezeten belül, melyet különböző szakterületet képviselő, magas szakmai hozzáértéssel rendelkező munkavállalók képviselnek. A feladatok kezelése interdiszciplináris jellegű, így számottevően nő a hozzáadott érték. A teamet úgy érdemes felépíteni, hogy a projekten dolgozók eltérő módon közelítsék meg ugyanazt a problémát, legyenek közöttük specialisták (egy szűk szakterület ismerői) és legyenek széles szervezeti látókörrel rendelkező generalisták is.

A projektszervezet mindemellett gyorsan tud alkalmazkodni a vállalatot körülvevő gazdasági környezethez, azonnali reakciókra, és akár megelőző, preventív lépésekre is képessé válik. A projektszervezet legnagyobb előnye a gyors reagálási képesség. A piaci szükségletektől függően a szervezet egyszerre akár több projektcsapatot is működtethet és szűntethet meg egyszerre.

Nem hagyhatjuk figyelmen kívül a projektteam-munkával együtt járó nehézségeket sem. A projektszervezetre az egyenrangú munkatársi kapcsolatok a jellemzőek. Senki nem kényszerítheti a másikra véleményét, meg kell győzni a társakat. Demokratikus, többségi elven működő döntési technikák irányt szabnak a tevékenységnek, azonban az egyenrangúság lassíthatja a döntési folyamatokat.

Csoportban elkerülhetetlen, hogy a tagok önmagukat a többiekhez hasonlítsák. Az a jó azonban, ha ez az összehasonlítás és a versengés pozitív légkörben telik. A csoportlégkör alapvető meghatározója a csoportfolyamatoknak. Ha a csoportlégkör demokratikus, mindenki el meri mondani véleményét. Olyan csoportkultúrának kell kialakulni, amelyben a csoporttagok tisztelik egymást és elfogadják egymás véleményét. Ezzel elkerülhető a csoportnyomás hatására kialakuló csoportgondolkodás, amelyre jellemző, hogy a csoporttagok véleménye szélsőségessé válik, és a külső formáló hatásokat nem engedik hatni, melynek következtében igen rossz döntések születhetnek.

A feladat megoldásáért a tagok közösen vállalják a felelősséget, de ún. társas lazsálás előfordulhat, ha valaki próbál "elbújni", nem dolgozni, felelősséget nem vállalni a teamen belül, az az egész team-munkahatékonyságát nagy mértékben csökkentheti.

A projektszervezet létrehozása egyben azt is jelenti, hogy a szervezet emberi erőforrásait ideiglenesen meg kell osztani az alaptevékenységek ellátására, illetve a projektfeladatok megoldására. Ez az egyidejűleg jelentkező kettős teher megbonthatja a szervezet működését, s egyszerre okozhat hatékonyságcsökkenést, illetve nem elégséges hatékonyságú vállalati működést mindkét területen.

A team-munka sajátosságai egyéni szinten

Egyénfüggő, hogy ki tud, és ki akar team-munka keretei között dolgozni, az azonban tény, hogy a jelen kor munkavállalóitól részben, vagy a munkafolyamatok teljes egészét tekintve elvárás a csoportmunkára való alkalmasság. A hatékony kimenetelű team-munka kulcsa a megfelelő szervezés. Fontos, hogy a projektvezető maximálisan átlássa a feladatokat és megfelelő arányban ossza szét a felelősséget. Ha a munkavállaló számára nem világos, ő miért felelős, és a munkavégzés részletei nem nyomon követhetőek, könnyen előfordulhat, hogy a munkavállaló társas lazsálásba menekül, és elbújva a csoportban, nem vállal felelősséget feladataiért.

A team-munka során a kapcsolatok jellemzően horizontálisak, így a team tagjai megtanulják a jó együttműködés szabályait, alkalmazkodóbbá, és fokozatosan egyre rugalmasabbá válnak. Lehetséges, hogy - bár a tagok egy szervezet tagjai - korábban még soha nem dolgoztak együtt, nem ismerik egymást. A közös munka során azonban lehetőségük nyílik megismerkedni, felismerni a másik tevékenységének fontosságát, és megtalálni a kapcsolódásokat a saját és a többiek szakterülete között, aminek köszönhetően intenzívebbé válik a szervezeti dinamika.

Team-munka során minden team-tagtól elvárás az önállóság. Azáltal, hogy a team-tagnak a közös megbeszéléseket követően önállóan kell összehangolnia feladatait és beosztani idejét, nagy mértékben fejlődhet önállósága.

Összefoglalás

A piaci változásokra reagáló szervezetek működésében egyre gyakrabban jelennek meg a projektek és a team-munka. A team-munka révén a szervezet rugalmasabb válik, gyorsabb reakciókra, és proaktivitásra lesz alkalmas. Projekteket meghatározott céllal, szigorú idői, teljesítmény- és anyagi keretek között szerveznek, amelyekbe a tagok hozzáértésük és szakértelmük miatt kerülnek beválogatásra. Szakértői teamben dolgozni komoly felelősség és szakmai referencia. Ez a típusú munkavégzés mást vár el a dolgozótól, mint a hagyományos szervezeti működés, kifejezetten szükséges az ún. "vállalkozói munkaattitűd". A team-munka mint munkaszervezési forma számos ponton eltérhet a hagyományos szervezeti működéstől, és kiváló hozadékokkal bírhat mind az egyéni, mind a szervezeti hatékonyságnövelés tekintetében.

Répáczki Rita
HR HáttéR/2010. május

Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - Leépítés helyett team-munka
2. oldal - A projektteam-munka és a hagyományos szervezeti működés különbségei