CÉGÜNK REJTETT ÉLETVONALA
Mivel a gépek, az anyagmozgató eszközök, a raktár berendezései, és az árukészletek könnyen érzékelhető dolgok, a vezetők hajlamosak erősen koncentrálni ezekre. Sőt, nem ritka, hogy egy vezetőnek szinte rögzül a figyelme a cé
Mivel a gépek, az anyagmozgató eszközök, a raktár berendezései, és az árukészletek könnyen érzékelhető dolgok, a vezetők hajlamosak erősen koncentrálni ezekre. Sőt, nem ritka, hogy egy vezetőnek szinte rögzül a figyelme a cége fizikai területein, a termelés és működés szembeötlő problémáin és helyzetein. És természetesen egy vezetőnek kell is ezekkel az ügyekkel foglalkoznia, mert a cég végső soron, az alapján lesz sikeres, vagy sikertelen, hogy képes-e előállítani azokat a termékeket vagy szolgáltatásokat, amiért létrejött.
De a helyzet nem ennyire egyszerű. Ahhoz ugyanis, hogy a fizikai folyamatok, a gyártás és a logisztika rendszerei, hibátlanul, hatékonyan és jó minőségben megtörténhessenek, szükséges egy „láthatatlan összetevő”. Valaminek egyben kell tartania a rendszereket, és irányítania a folyamatokat. Ezt a valamit, nevezhetnénk a cégünk adminisztrációs vagy menedzsment rendszerének is, vagy akár belső információs és adatkezelési rendszernek is. A végső elemzésben azonban, ennek magva egy jól működő belső kommunikációs rendszer lenne.
A belső kommunikáció szerepe
Egy cégen belül a kommunikáció, és az adminisztratív részecskék áramlása olyan, mint az emberi testnek a vérkeringés. Nélküle perceken belül meghalnánk. Egy suszter látszólag képes lenne egymaga, kizárólag készpénzes alapon, a munkákat azonnal elvégezve működni. És ehhez nem, vagy alig venne igénybe belső kommunikációs folyamatokat. De ez csak a látszat.
Valójában, még egy egyéni vállalkozónak is kell nyilvántartásokat vezetnie, könyveltetnie, beszerzéseket végeznie, pénzekkel gazdálkodnia, ügyfeleket szereznie, esetleg reklámoznia, stb. Ezen folyamatok elvégzéséhez pedig elengedhetetlen, hogy legyen egy belső kommunikációs rendszere. Egy egyéni vállalkozónál egy elsősorban dossziék sorát és nyilvántartó könyveket jelentene, amikben a vállalkozása minden belső áramlását kezeli. Még neki is profinak kell lennie ezek kezelésében, különben könnyen zűrzavarba kerülhet.
De amint egy cégben akár csak 3-5 munkatárs kezd dolgozni, a belső kommunikációs problémák kezdenek hatványozódni, mert a különböző funkciókat már más-más személy viszi, és minden adatot, iratot, elszámolást, számlát, stb. egymás között kell tudniuk helyesen továbbítani. Ennek érdekében pedig ki kell építeni egy egyszerű, de hatékony továbbítási és kezelési rendszert, különben „belefulladnak” az adminisztrációba. A rosszul megszervezett belső kommunikációs rendszer képes akár 50%-kal, vagy többel is csökkenteni egy cég hatékonyságát, és így a profitját is.
Egy egyszerű, de hatékony rendszer
A belső kommunikációs rendszernek nem kell bonyolultnak lennie, annak ellenére, hogy a hibátlan működése élet-halál kérdése minden vállalkozás számára. A megalkotásához elegendő az alapelveket megérteni. A cégünkben minden munkakört egy kommunikációs csomópontnak kell tekintenünk, amiket kommunikációs utak kötnek össze. Ezért lényegében ezt a két fajta dolgot, a csomópontot és az utakat kell jól kialakítanunk, hogy az adatok és iratok gyorsan és egyszerűen áramolhassanak a rendszeren át.
A csomópontok, akik lényegében a feladatukat végző munkatársak, akkor működnek a legjobban, ha az asztalukon van a hatékony munkavégzésüket segítő három-négy irattartó kosár. Az egyik kosár a beérkező és elintézendő dolgoknak. A második olyan ügyeknek, amiket jelenleg nem lehet elintézni, mert még további adatokra vagy intézkedésekre szükséges várni velük kapcsolatban. A harmadik pedig azon ügyeket képviselő iratok számára, amiket már elintézett az illető. További kosarak lehetnek szükségesek a lefűzendő anyagok számára. Egy ilyen kosárrendszer nagyon meggyorsítja, és szervezetté teszi a munkavégzést.
A kommunikációs utak kérdését pedig a legegyszerűbben egy központi helyen elhelyezett postaládarendszer oldja meg, amelyben minden munkatársnak van egy saját postaládája. Ennél is jobb, ha minden munkakörnek van saját postaládája. Így mindenki, aki elvégezte a saját munkáját egy adott irat kapcsán, könnyen továbbítani tudja azt a következő érintett személynek, vagy munkakörnek. Egyszerűen csak be tudja helyezni a személy nevével, vagy a munkakör elnevezésével felcímkézett postaládába.
Egy ilyen belső kommunikációs rendszer felgyorsítja a szervezet adminisztrációs folyamatait, kiküszöböli a hibák jelentős részét, lehetővé teszi az információáramlás javítását, megalapozza a cég növekedését, és nem utolsó sorban, könnyebbé teszi a vezetők életét.
VÁLLALKOZÁSFEJLESZTÉSI ELŐADÁS
Jöjjön el a következő előadásunkra, ahol többet tudhat meg a belső kommunikációs rendszerről és további létfontosságú fejlesztési eszközökről, amivel növelheti a hatékonyságot cégében.
Kattintson ide a részletekért!
