Főzni bárki tud. És prezentálni?

FŐZNI BÁRKI TUD, állítja a L'ecsó című népszerű rajzfilm szuperséfje, August Gustó. Szerintem nincs ez másképpen a prezentációk esetében sem, mégis annyi félresikerült (félkész, túlsózott, íz nélküli, kotyvasztott) előadást látunk. Az előző írásomban a ''miértre'' kerestem az okokat a vállalati template-eken keresztül. Ebben a bejegyzésben a ''hogyan másképpre'' adok válaszokat. (Maradva a főzős hasonlatnál a jó alapanyag kiválasztásának szempontjait nézzük meg ételmintákon keresztül ) Javaslom, hogy párhuzamosan nyissa meg vállalatának Powerpoint template-jét és ellenőrizze, hogy megfelel-e a szabályoknak.

Kezdjük mindjárt "in medias res", nézzük meg melyek a jó template alapelvei:

- Egységesség - Egyszerűség - Funkcionalitás - Vizualizációs tisztaság

Ha megvannak az alapelvek, akkor fontos hogy használjuk is őket. (például nézzük meg, hogy az általunk használt template megfelel-e ennek a négy egyszerű elvnek).Amennyiben most hozzuk létre a saját formátumunkat, akkor legfontosabb jótanácsom, hogy vonjunk be valós felhasználókat a létrehozási folyamatba és ne csak a grafikusok, dezájnerek uraljék a terepet.

A minta és a hitelesség kedvéért egy általam készített céges template-n keresztül mutatom be a szabályokat. A legfontosabb elemek, melyeknek szerepelni kell a template-ben:

1. Nyitó oldal
2. Általános szöveg oldal (méretekkel, színekkel,szövegkiemelővel)
3. Táblázat formátum
4. Diagramok formátuma
5. Képek formátuma
6. Záróoldalak

=== 1.Nyitó oldal ===

Itt kissé eltérő grafikai elemeket használunk a későbbiektől. A logó nagyobb, a grafikai elemek hangsúlyosabbak. Fontos a nagybetűs (min. 32-36-os) és jól látható cím. A dátum, hely, előadó se maradjon le. Érdemes már itt szerepeltetni a partner logóját. Ha kép kerül a nyitóoldalra (amit én sokszor javaslok), akkor figyelj a felbontásra, az egységességre. Sok cég használja még, hogy szezonálisan szerepelteti a következő fontos eseményét a nyitóoldalon a témától függetlenül.

=== 2. Szövegek oldala ===

A szövegek megjelenítésében javaslom a méretezés és a betűtípus megnevezését is, mert ez gyorsítja a használatot. Itt kell megjeleníteni a bulletpointot is, ami lehetőség szerint legyen egyedi. A színek használatának definiálása a kiemelés szempontjából fontos, mert a Powerpointban nem használunk pl. aláhúzást.

Szövegkiemelő: köszönhetően a Powerpoint 2007-ben szereplő SmartArt eszköznek az új programban könnyen tudunk kiemelni szövegeket. Ezek némelyike lehetővé teszi képek beszúrását is. A mellékelt mintán például, a cég logójának egyik eleme (az “e” betű), került beépítésre.

=== 3.Táblázat forma ===

A vállalati prezentációk (pl. pénzügyi, számviteli területen)egyik gyakori elemei a táblázatok. Ritkán látom, hogy ezek egységesek lennének, pedig ez sokat segítene a láthatósági problémákon. A gyenge táblák egyik fő oka, hogy sokszor emeljük át őket excell-ből meghagyva az ottani formátumot. (A 2007-es office már ezt is kényelmesen kezeli) A másik gyakori probléma a kiemelés-kihangsúlyozás kérdése. Ezt is lehet a template-ban szabályozni.(ahogy a mintában látható)

=== 4. Diagram típusok ===

A template használatának következő fontos eleme a diagramok hatékony használata. Javaslom ezek színvilágának, forma világának meghatározását, és egyben az excelből áthozottak tiltását. mivel a zlehetetlenné teszi a template eredeti formavilágának megőrzését. Kerüljük el továbbá a 3D megoldások alkalmazását, mert nem ad hozzá sem tartalmilag, sem formailag. Minden esetben érdemes a három alaptípus formai meghatározását megtenni: kördiagram, vonaldiagram, oszlopdiagram.

=== 5. Képek használata ===

A képek használata is gyakran az őskáoszt modellezi. A formátumok (file-típus, pixel-szám, méret) meghatározása mellett javaslom az elhelyezkedés és a minimális felbontás meghatározását is. (kivételes esetben a képforrások megjelölését). A Powerpoint 2007 sok beépített képformázást tartalmaz, érdemes ezekből szemezgetni, mert ezzel könnyű színvonalas megjelenést elérni.

=== 6. Záróoldal ===

Az egységesség érdekében javaslom, hogy legyen egy hivatalos záró oldal is a szokásos kérdések variációval.

Persze ez csak egy rövid példa volt. A variációk száma jelentősen növekedhet a vállalati profil függvényében. További külön template elemek lehetnek:

1. Tartalomjegyzék formátuma
2. Szakaszcímek formátuma
3. Összefoglaló formátuma stb.

Amennyiben ezek mind készen vannak és használják is a kollégák, akkor az ugrásszerű fejlődés és javulás genetikailag lesz kódolva, vagyis a siker elkerülhetetlen lesz, (hiszen a jó alapanyag félig győztessé tehet)

mert FŐZNI MINDENKI TUD!

dr. Z

A jelen cikk folytatását képezi egy korábbi írásomnak: Miért büdösek a vállalati prezentációk?