Frankenstein az irodákban

Hogyan születnek az igazi szörnyszülött prezentációk? “3 dia Feritől, 4 a HR-ről, 2 az értékesítésről. Összerakjuk, én meg majd elmondom”. Gyakran készülnek így a hazai vállalati prezentációk, az eredmény katasztrófa.

Hogyan születnek az igazi szörnyszülött prezentációk?

“3 dia Feritől, 4 a HR-ről, 2 az értékesítésről. Összerakjuk, én meg majd elmondom”. Gyakran készülnek így a hazai vállalati prezentációk, az eredmény katasztrófa.

A minap olvastam egy szép jelzőt Jerry Weismannál (Presenting to Win) erről a klasszikus prezentációs jelenségről: Frankeistein-hatás. Gyönyörű analógia és metafóra egyben, jó példája annak, hogyan tegyünk valami üzenetet tartóssá és megjegyezhetővé.

Miért válik az ilyen prezentáció szörnyszülötté?

Mert nem szerves fejlődés eredménye az előadás, hanem kész – egymástól tartalmában és formájában is eltérő – részek spontán összeillesztése. Nem lesz logikai ív, átgondolt mondanivaló és üzenet.  (a formai követelményekről inkább ne is ejtsünk szót). Az ilyen test sosem kellhet igazán életre, csak imbolygó, szerencsétlen törzszülött lesz.

Hogyan lehet az ilyen szörnyszülöttek megszületését elkerülni?

1. Megelőzés

• “Jó” vállalati template: Egy céges minta önmagában biztosítja, hogy a prezentációk kinézete egységes legyen. Ez egy egyszeri befektetés. Ha valakit érdekel a téma, érdemes elolvasni a korábbi cikksorozatot erről a drprezi.com-on.
• Vezetői minta prezi: Ha a vezető küld egy valós mintát (pl a saját előadásának részeit), az még tartalmilag is meghatározó lehet a kollégáknak. A minta mutatja a szóhasználatot, a vizuális elemeket és sok minden egyebet is. A kollégák leggyakrabban ezt kezdik el átírni és ez kezdetnek nagyon jó.
• Jól megfogalmazott elvárások: “Pár dia a tavalyi eredményeitekről…..” - Az így megfogalmazott elvárások eredménye a 2 diás-pár adatostól a 8 diás-megatáblázatosig terjedhet. De hogy mi és mekkora terjedelemben kell, azt csak az előadó tudja. Teljes egészében az ő felelőssége, hogy mit is fog kapni. Minél pontosabban fogalmazzuk meg az elvárásainkat, annál pontosabb lesz a visszakapott prezentációs is. Persze sokszor ez sem elég. Kedvenc példám egy hazai nagyvállalat, ahol meg van határozva, hogy a Board elé max. 20 diás prezentációk mehetnek. Ez elsőre nagyon helyes. Másodikra? Vannak akik képesen 20 diára 100 dia anyagát felrakni, miközben az elvárásoknak alapvetően megfelel .

2. Akut kezelés

Ha már megtörtént a baj - vagyis 5 féle anyagot kaptunk, 7 féle minőségben - akkor ne a meglévő anyagokat kezdjük el faragni. Ez a megoldás időigényes és fárasztó lesz. Javaslom ehelyett, hogy menjünk vissza megint az alapokhoz, gondoljuk át a célunkat, az üzeneteinket és a szükséges érveket. Készítsünk egy vázat és erre építsük fel megint az egészet. Ezáltal újra szervesen fog felépülni megint az előadásunk. Tudom, hogy ez alapvetően időigényes feladat, de többszörösen megtéríti a befektetett időt.

dr. Z

P.s: Ha valaki nyilvános példát akar látni a jelenségre, akkor érdemes megnézni a Széll Kálmán terv bemutató diáit is. Elérhető itt.