7 MUDA - Ahol nincs gyártás
A válság hatására még a sikeres cégekre is jellemző lett a befelé fordulás, a másik figyelése, a bürokrácia növekedése. A piac helyett a pozíciónkra, az adminisztrációra, a politikára figyelnek a vezetők és ennek következtében
A válság hatására még a sikeres cégekre is jellemző lett a befelé fordulás, a másik figyelése, a bürokrácia növekedése. A piac helyett a pozíciónkra, az adminisztrációra, a politikára figyelnek a vezetők és ennek következtében később a munkatársak is. Egyre gyakoribb a levelezőrendszerben a másolatot kap mező feltöltése a teljes igazgatósággal. Mindenki lássa, hogy ránk szükség van, mennyit dolgozom, dolgozunk. Ezeken a természetes önvédelmi reflexeken mernünk kell változtatni.
Aki magára ismer a lenti felsoroláskor ne féljen elhagyni a látszat-tevékenységeket! Arra koncentráljunk, hogy mi az, amiért a vevő nem fizet! Akkor biztos megmarad a pozíciónk. Elfehéredő ujjakkal hiába fogjuk görcsösen a székünket, így biztosan elveszítjük. Elveszítjük a képességeinket és az embereinket is.
1. Várakozás
Meg nem válaszolt e-mailek.
Fel nem vett telefonok, visszahívás elmaradása.
A user miatt lelassuló számítógépek. Privát tartalmak, képek, zenék, tárolása, játékok, szoftverek használata a céges gépen.
Egyszerre több megnyitott és nem használt alkalmazás futtatása, rendszerleállás.
Archiválás, tömörítés, töredezettség mentesítés el nem végzése okozta lassulás.
Döntésekről nem tájékoztatott munkatársak. Információ blokkolás. Miért én tudom meg utoljára?
Beteg, vagy jobb esetben szabadságon lévő munkatárs helyettesíthetősége nem megoldott. Napokig, hetekig blokkolt információ.
Keresgéléssel eltöltött idő.
Késés az értekezletekről, állandó csúszás a határidő megtartásban.
Természetes, hogy a kiválasztásra került új munkatárs belépéséig várnunk kell. Fontos, hogy amíg várunk, számos lépést tehetünk annak érdekében, hogy érezze a tiszteletet, érezze, hogy számítanak rá és örülnek annak, hogy ő kezd el hamarosan velünk dolgozni.
Elkészíthető az e-mail fiókja, megrendelhető a névjegye, beállítható az íróasztala, a gépén a jogosultságai megadhatóak, összerakható a fogadó csomagja, amiben a legfontosabb vállalattal kapcsolatos információk találhatóak, elkészíthető az alapoktatás és részlegre képzés rá vonatkozó tematikája.
2. Felesleges Mozgás
Feleslegesen mozgatott információ. A tevékenységhez nem kapcsolódó privát körlevelek. Feleslegesen megküldött másolatok, tájékoztatások.
Rosszul elhelyezett berendezések miatt, a feltétlenül szükségesnél több, indokolatlan fizikai mozgás az épületben, irodák között és folyosókon.
Elmaradó értekezlet alkalmával hibásan és hiányosan elkészített lemondás az outlook mappában.
Felesleges felvételi körök.
Felkészületlenül megkezdett értekezletek. Rohangálás adatokért, hibás adatok helyszíni javítása.
Felesleges bankszámlák használata.
3. Túltermelés
Feleslegesen elkészített jelentések, melyekből semmilyen döntés nem kerül meghozatalra.
Megrendelés hiányában legyártott, vagy beszerzett eszközök, termékek.
Túlfoglalkoztatás, felesleges létszám, látszat-tevékenységek.
Túl sok vezető, túl sok felesleges egyeztetés és bürokrácia. A szervezet a piac helyett befelé fordul és adminisztratív selejteket gyárt.
4. Túl bonyolult folyamatok
Döntésképtelenségből, vagy felhatalmazás, akár felelősségvállalás hiányából fakadó többszöri engedélyeztetés és jóváhagyás.
A rendszerben meglévő adatok, információk ismételt bekérése.
Aláírási jogosultság, felhatalmazás blokkolása, egy kézben tartása, pozíció indokolatlan és felesleges kiemelése, "erősítése".
Felelősségvállalás hiányából, félelemből, alkalmatlanságból másokra, más osztályokra terhelt feladatok.
5. Szállítás / információ termék, vagy anyag felesleges mozgatása
Feleslegesen alkalmazott tárolási pontok.
Társterületek között nem optimalizált távolságok.
Információhiányból, fakadó többszöri kommunikáció, adatkérés, levélben, e-mailben.
Egy adott dokumentum egyszerre több változatban is elmentett, ki kell keresni az utolsó variánst. Mindenki másikat használ.
Feleslegesen feladott hirdetések, látszat tevékenység azonos elbánásra, esélyegyenlőségre hivatkozva.
6. Felesleges készlet
Nagy mennyiségben megrendelt és (akár több helyen is tárolt) boríték, levélpapír, irodaszer, festékpatron.
Feleslegesen az archiválási időn túl tárolt számlák, dokumentumok, információk.
Bürokráciából, önvédelemből tárolt levelezések, igazolások, szerződések.
7. Hibák, selejt, dupla munka
Többszöri, ismételt tervezés.
Szabályzatok, belső eljárási rendek oktatásának elmaradásából, vagy figyelmen kívül hagyásából eredő károkozás.
Rosszul kiadott és érthetetlen feladatok, tisztázatlan határidők miatti ismételt, vagy el nem végzett feladat okozta zavarok.
Tisztázatlan felelősségek miatti párhuzamos munka.
Hibás, csak formailag elkészített munkaköri leírásokból fakadó egymásra várás.
Kommunikációs hibából, többen foglalkoznak azonos feladattal, vagy egymástól függetlenül azonos adatokat töltenek fel külön-külön tárolási pontra.
Döntésképtelen, elhúzódó, többször azonos témában kiírt értekezletek.
Standardizálás elmaradásából fakadó többletmunka a lean bevezetéskor. Azonos ötleten többen, többféleképpen dolgoznak.
www.lean-hr.hu