Projektmenedzsment tűz alatt: miért jó a katonás jelentkező a felvételnél?
„Háborgó vizek adják a nagyszerű kapitányt.” Ez a mondás szerintem hatványozottan igaz a projektvezetők esetén, hiszen előbb-utóbb, bármilyen jó tervet is csinálunk, bármennyi tartalékkal is tervezünk és bármilyen mázlink is van, a projektvezető átesik a tűzkeresztségen, beüt a ménkű és egy válságban levő projektben találja magát. Ez a cikk konkrét nehéz helyzeteket és a megoldásukra használt katonaságból kölcsönzött módszereket mutatja be.
„Egy ismerősöm keres weboldal projektre sürgős segítséget. Ti vagytok az emberei?”
ugrott fel a mobilomon a rezgés kíséretében az alábbi segélykérés.
„Többen elvéreztek már az ügyfélút, űrlap, kártyás fizetés, CRM-es ügyfélkezelés útvesztőjében.”
hangzott egy másik kiábrándult vállalkozó vallomása.
„A szervizesek indulnak vissza Bolognába, ha a korábban ideszállított 100 tonna gépalkatrész nem tud a raktárból idekerülni azonnal”.
mondta egy olasz főnök, aki meglepődve tapasztalta, hogy a gépek átvitele a raktárból a telepítés helyére nem történt meg és mindössze egy rozoga targonca volt az ügyfél birtokában. És végül:
„A közvetítést helyre kell állítani a kezdésig, ez parancs”
robbant be a mobil hangszórójába az egyik legemlékezetesebb megkeresésem, amit hallottam egy focimeccs előtt néhány perccel.
Mindegyik eset más, de ha hasonlókat hallunk az ügyféltől, akkor a projektvezetők igazi próbája előtt állunk, amikor elválik a vér a víztől.
A megoldás lépései katonai alapelvekkel
Ha nehéz helyzet van, akkor gyorsan, hatékonyan és határozottan kell eljárni. Pontosan ezért sokat lehet meríteni a katonai vezetésből, hiszen ott aztán igazán nehéz helyzetekre képzik ki az embereket. Tapasztalatom szerint az alábbi technikák fegyelmezett végrehajtása segít a megoldásban. Ezért a katonai vezetés szerinti keménykezű és higgadt projektvezetők azok, akik általában a nehéz projekteket sikerre viszik.
1. „Felderítés”: Hol vagyunk?
Technika
A projektmenedzsernek ideális projekt esetén is az első és mindent alapjaiban meghatározó lépése, hogy a jelenlegi helyzetet és igényeket felméri. Vész esetén ezt nagyon gyorsan meg kell tennie. Ehhez sokszor hatástalanítania kell a helyzet magával hozott érzelmi töltetét, amely blokkolhatja a gondolkodást. Erre egy nagyon jó trükk Mel Robbins 3 másodperces szabálya, amikor az ember visszaszámol 3, 2, 1 és 0 számokat hangosan kimondva, mintha egy űrhajó kilövésébe csöppenne és utána azonnal cselekszik. Ez egy metakognitív trükk, amivel az adott helyzet érzelmi ördögi köréből ki lehet szakadni és az előttünk levő feladatra koncentrálni.
Személy szerint nekem pl. a Triglav hegymászásnál is segített, amikor egy 70 méteres sziklafalon (kikötés nélkül) lemászva megcsúsztam és már a leesés ténye elkezdett a fejembe belemászni. A három másodperces szabály viszont kiszakított, segített cselekedni és leereszkedni. Tehát higgadtan fel kell mérni, hogy hol állunk éppen, kell a diagnózis.
Alkalmazása
A weboldal készítés projektekben néha olyan munkát kell átvenni, amelynél a vállalkozó viszonya elmérgesedett a fejlesztővel és minél előbb biztonságban akarja tudni az internetes üzleti gépezetét. A fenti példánál egy nagy amerikai cégnek, akinek olyan ügyfelei vannak, mint a nagy kék közösségi média és a T-Rexet is a kertjében tudó kereső, nem volt hozzáférés a weboldalhoz semmilyen szinten. A jogi precedúrára pedig nem volt idő, hiszen a cég weboldala ugyan üzemelt, de óráról-órára újabb üzleteket veszített a nem stabilan működő funkciók miatt. Itt a helyzet felméréséhez először a projektvezetőnek magát kell kihúznia a stresszes projekt érzelmi kráteréből, majd az ügyfelet. Az ügyféloldali célok és igények megismerése volt az első. Majd a saját projektvezetői tapasztalatok szerinti megoldást elmondva az ügyfél már elkezdte érezni, hogy az ügy kézben lesz tartva.
2. „Hírszerzés”: Hova akarunk eljutni?
Technika
A jelenlegi helyzet átlátása után gyorsan és minden must-have (elengedhetetlen) igényt feltérképezve át kell látnunk, hogy hová akarunk eljutni. Az idő nagyon komoly tényező, így a nice-to-have (jó-lenne) igényekre na pazaroljuk az időnket. Látni kell a "hova akarunk eljutni?" kérdésre a választ és szét kell választani a must-have és nice-to-have igényeket. Általában erre egy jó szabály, ha megnézzük, hogy mi az, aminek a hiánya irreverzibilis (szép Árpád kori kifejezéssel élve nem megfordítható) eredményt adhat. Példának okáért az interneten egy nem működő kapcsolati űrlap általában irreverzibilis hiba, hiszen adatvesztést eredményez, nem tudnak az ügyfelek elérni. Míg egy animációs effektus hiánya később megoldható.
Alkalmazása
A weboldal átállás projektben egy gyorsan elkészíthető, de stabilan működő korábban használt alapra kellett ráültetni a korábbi weboldal funkcionalitását. Nem volt idő a legszebb design-ra, a feng shui szerint legjobban passzoló színvilágra és a legtrendibb effektusokra sem. A must-have igény az volt, hogy a weboldal működjön stabilan a korábbi internetes címén és az ügyfelek tudjanak terméket vásárolni és kapcsolatba lépni a céggel.
3. „Eligazítás”: Terv
Technika
Korábban nagyon meglepődtem, hogy az amerikai hadsereg a különböző akciók megtervezésénél Powerpoint prezentációkat használ. Jobban megvizsgálva a helyzetet azonban nem meglepő, hogy egy vizuális és sok lehetőséget adó eszközt kiválóan lehet a tervek bemutatására használni. Ezt a példát annak a szemléltetésére szánom, hogy az informatikai szoftverek sokat segítenek a tervezésben és ezek bemutatásában.
Magam részéről a hibrid projekt menedzsmentet részesítem legtöbbször előnyben, ahol a nagyobb mérföldköveket/sprinteket a hagyományos vízesés modellel, a mérföldköveken belül pedig agilis módszerekkel tervezek a Kanban szerint. Ez gyakorlatilag pl. a MS Project és a Jira/Trello stb. kombinációját adja. Az ajánlatok a mérföldkövek szerinti ütemezés Gantt diagrammal készülnek, de az egyes munkafázisok agilis kezelést kapnak a sprinteken belül.
Nagyon sürgős projektekben sokszor nincs idő a pontos szoftveres tervezésre, de egy flipchart-ra villámgyorsan felrajzolható a terv, az egyes feladatok és azok egymástól való függősége és a felelősök. Ha nem golyók repkednek, én a lean startup szerinti „induljunk villámgyorsan és utána fokozatosan iterálva gyorsan fejlődjünk” híve vagyok.
Alkalmazása
A webes projekt is ezért flipchartra került és ezek alapján már láthatóak voltak vizuálisan is az összefüggések. Majd ezek alapján készült egy vízeséses Gantt diagram, ami már az ügyféllel és a projektcsapattal is megosztható és indulhatott is a munka utolsó fázisa.
4. „Tűz”: Munka
Technika
A különböző projektmenedzsment módszertan feladatok nagy része véget ér a tervezésnél, hiszen ideális esetben ezeknél már a feladatok elvégezhető munkacsomagokra lesznek szétosztva és mindenki tudja, hogy mikor és mi a teendője a projekt sikeréhez. A való életben azonban sokszor változásokba futunk bele és itt jön jól az agilis módszertanok gyorsasága. A folyamatos leszállítandó átadásnál az ügyfél is dolgoztatva van, de a gyakori visszajelzése alapján a gyorsan javul a produktum minősége.
Alkalmazása
A weboldal átvétel projektnél a nagyon gyorsan létrejött egy az ügyféllel megosztott tesztoldal, aminek elkészítésével a weboldal átvehető és kézben tartható volt már. Ezzel párhuzamosan pedig készült a szebb, gyorsabb, átgondoltabb és már több nice-to-have funkciót tartalmazó végleges oldal, ami az életmentő ideiglenes weboldalt váltotta fel.
Epilógus a projektmenedzser nehézségekről
Egyesek szerint projektmenedzsernek lenni olyan egyszerű, mint biciklizni. Annyi nehezítéssel, hogy a bicikli ég, a projektvezető ruhája szintén ég, az egész környék ég és igazából a pokol tornácán tekerünk. Azt gondolom azonban, hogy a megfelelő technikák alkalmazásával a legnehezebb projektből is megtalálható a kiút. Nyilván preventív módon nem szabad nehéz helyzetbe kerülni, pl. a weboldal példában szereplő cég jó lett volna, ha tisztában van a weboldal indítás előfeltételeivel, van szerződés a honlap karbantartásra és projekt menedzser híján nem vág bele.
Nem mindegyik helyzet oldható meg, valószínűleg a projekt vasháromszögnél a minőség-idő-költség trióból lesz, ami elszáll. Ugyanakkor, sok projekt menthető, ha a jelen helyzetet hideg fejjel felmérjük, tudjuk a célt, tervezünk, majd pedig végrehajtjuk ezt. Végül nem árt, ha a katonaságnál sokszor felvételi követelménynek számító, mélyen ágyazott kötélidegeink vannak.
Ezért véleményem szerint a jó projektvezető fegyelmezett és a ha szükség van rá, akkor elő tudja húzni a szerszámos ládájából megfelelő módszereket a helyzet kezelésére.