Audit – vigyázz, kész, rajt! A sikeres audit titka

Multinacionális környezetben gyakori jelenség, hogy néhány napra / hétre auditorok lepik el az irodát. Legyen szó belső auditról – ahol belső auditorok adnak tanúsítványt arról, hogy az adott vállalat vagy részleg a belső szabály

Multinacionális környezetben gyakori jelenség, hogy néhány napra / hétre auditorok lepik el az irodát. Legyen szó belső auditról – ahol belső auditorok adnak tanúsítványt arról, hogy az adott vállalat vagy részleg a belső szabályzatnak megfelelően végzi mindennapi feladatait – vagy külső auditról – ahol tanúsító cég vagy az ügyfél maga ellenőrzi a minőségi követelmények betartását, az auditáltak mindig lázas készülődésbe fognak és izgalommal várják a „vizsganapo(ka)t”. Akár első auditodra készülsz, akár a sokadikra, az alábbi tanácsok sokat segíthetnek a felkészülésben, hogy az auditot magabiztosan és jó eredménnyel zárd.

1. Mit csinál egy auditor?

Az audit során az auditor végignézi az egyes munkafolyamatokat, tevékenységeket. Az információgyűjtés fő eszközei számára az adott munkafolyamat megfigyelése, az interjú a folyamat résztvevőivel, valamint a bizonyítékok és dokumentumok megtekintése. Az ő feladata ugyanis, hogy az összegyűjtött információk alapján bizonyítékokat szolgáljon a tanúsító testület felé, hogy az auditált irányítási rendszerünk megfelel minden vele szemben támasztott szabványkövetelménynek.

Fő tevékenységei:

• Részletesen elemzi a vizsgált folyamatokat
• Bekéri a szükséges dokumentációkat, interjút készít a folyamat résztvevőivel
• Áttekinti a mérési eredményeket és azok felhasználását, esetleges korrekciós lépéseket
• Összesíti és kielemzi a begyűjtött adatokat és mintákat
• Megvizsgálja a kivételek kezelésének módját
• Feltárja a folyamatleírástól eltérő gyakorlatokat
• Értékelést / Tanúsítványt készít a vizsgálat során tapasztaltakról

2. Kommunikáció

Az audit sikerességéhez szükség van a cég vezetésének, és – legalább az auditon részt vevő – alkalmazottaknak a támogatására, együttműködésére. Ezért különösen fontos, hogy a menedzsment előzetesen tájékoztassa az auditról az érintett alkalmazottakat, és ismertesse az audittal kapcsolatos elvárásait és célkitűzéseit. Fontos az is, hogy a dolgozók megértsék, hogy miért van szükség az auditra, mit kíván a vezetőség a sikeres audittal elérni (belső ellenőrzés, ügyfél kritériumoknak megfelelés, speciális tanúsítvány megszerzése, stb). Ha a dolgozók belátják, hogy az adott tanúsítvány megszerzése a cég piaci helyzetének megerősítése érdekében szükséges, akkor bevonásuk is jóval hatékonyabb. Az audit célján túl érdemes tájékoztatni az alkalmazottakat az érintettek köréről, az audit időpontjáról és tartamáról, a kiadható információkról, dokumentumokról és az elvárt eredményről.

3. Valóság vs. Kirakati show

Minden auditált cég érdeke, hogy az auditon az auditon „a legszebb arcát” mutassa. Ha azonban a bemutatott folyamatok és a valóság között túl nagy szakadék tátong, azt még a legtapasztalatlanabb auditor is hamar kiszúrja. Ilyenkor a leggyakoribb auditori reakció, hogy eltér a megtervezett forgatókönyvtől és így már sokkal kevésbé tudják a cég auditon részt vevő tagjai  irányítani az eseményeket. A hirtelen fordulat miatt a hangulat feszélyezettebbé válik és az előre szépen megrendezett „előadás” szempillantás alatt fejetlen kapkodássá válik. Fontos, hogy már a felkészülés alatt részletesen tájékoztassuk az audit interjú alanyait, hogy valójában mire számíthatnak. Az auditor az interjú alanyok munkaköréhez kacsolódó feladatokról, az azokhoz kapcsolódó szabályozásokról, valamint a szabályozások gyakorlati betartásáról kér bemutatót. Sőt legtöbbször az elmondottakat alátámasztó bizonyító dokumentumokat is kér. Nagyon meggyőző tud lenni, ha az interjú alany azonnal tud mutatni egy-két tipikus példát, amikor miden a szabályozott és szokásos módon működött.

4. Első lépések

• A felkészülésért felelős személyek és az auditban résztvevők kijelölése
• Agenda elkészítése (audit dátuma, fontosabb események, audit megnyitása és zárása, az egyes előadások és interjúk sorrendje és időpontja, stb)
• A résztvevők nevének és elérhetőségének kilistázása
• Az auditorok elhelyezésének és ellátásának biztosítása (belépési engedély, teremfoglalás, catering, szükséges hozzáférések, stb)
• Résztvevők tájékoztatása és oktatása

5. Résztvevők és kapcsolattartók körültekintő kiválasztása

Rendszerint az audit sikere áll vagy bukik a megfelelő személyek kiválasztásán. Érdemes tehát olyan személyeket választani, akik részletesen ismerik a vizsgált folyamatokat, jó prezentációs képességekkel rendelkeznek, lehetőség szerint vettek már részt korábbi auditon és elérhetőek az audit idejére. Ha bizonytalan, a tapasztalatlan dolgozókkal találkozik az auditor, akik összezavarhatóak néhány jól irányzott kérdéssel, akkor könnyen oda lehet a tanúsítvány.

A teljes cikk a Multiculti.hu 10 pontos kisokos szekciójában olvasható