Email menedzsment
Manapság a meetingek mellett az emailek töltik ki a munkaidőnk legnagyobb részét. Melynek köszönhetően sosem marad elegendő IDŐ a folyamatban lévő projektek befejezésére és a napi feladatok ellátására. A több százas/ezres olvasatl
Manapság a meetingek mellett az emailek töltik ki a munkaidőnk legnagyobb részét. Melynek köszönhetően sosem marad elegendő IDŐ a folyamatban lévő projektek befejezésére és a napi feladatok ellátására. A több százas/ezres olvasatlanul maradt emailnek lehetnek egyéni, de szervezeti okai is. Egyéni szinten könnyen és gyorsan lehet javítani az inbox kezelés hatékonyságán az alábbi tippek alkalmazásával, szervezeti szinten pedig az egyes folyamatok és döntéshozatali mechanizmusok rendszerét érdemes átvizsgálni. Kutatások bizonyítják ugyanis, hogy azon vállatoknál, ahol lassan születnek meg a döntések és nincsenek egyértelmű utasítások, az emberek egymást bombázzák a kérdések tisztázását és válaszokat kérő üzeneteikkel és meeting meghívóikkal. A megfelelően kezelt emailek csökkentik a megbeszélések számát, és a megfelelően levezényelt megbeszélések csökkentik az emailek számát. Mivel a szervezeti problémák kezelése túlnyúlik egy 10 pontos gyorstalpaló keretein, alábbi cikkünkben az egyéni szinten alkalmazható trükköket osztjuk meg veletek.
1. Csak röviden
Ha egy bekezdésnél hosszabb a válasz, akkor kapd fel a telefont. Ilyenkor gyorsabb és hatékonyabb a szóbeli kommunikáció. A hosszú email üzeneteket ugyanis a címzett végig sem olvassa, vagy csak felületesen pillant bele, ami megannyi félreértést eredményez.
2. Csak meghatározott időközönként látogasd inboxodat
Ha folyamatosan az emailjeid mögött ülsz, akkor semmi másra nem marad időd. Jól bevált módszer, ha az emailezést napi 4-5 alkalomra csökkented. Reggel elsőként, ebéd előtt és/vagy után, nap végén és lefekvés előtt (csak ha nagyon muszáj!). És ha attól tartasz, hogy esetleg valami sürgős üzenetre nem tudnál időben reagálni, akkor hívd fel kollégáid, főnököd, beosztottaid figyelmét, hogy sürgős esetekben hívjanak fel vagy írják meg chat-en keresztül kérdésüket.
3. Nem kell mindig azonnal válaszolni
David Allen, a Getting Things Done szerzője javaslata szerint alkalmazd a 2 perces szabályt: ha az email elolvasása és megválaszolása 2 percen belül megoldható, akkor válaszolj azonnal. Ilyenkor ugyanis sokkal több időt vesz el Tőled, ha félreteszed, flag-eled, vagy a to-do-k közé felírod és később percekig keresgéled. Nem szerencsés viszont minden esetben azonnal válaszolni. Lehet, hogy elsőre furcsán hangzik, de nem jó, ha mindenkit hozzászoktatsz, hogy Tőled azonnali választ kapnak. A legtöbb ember, ha teheti a könnyebbik utat választja. Ha Tőled hamarabb kapnak választ, minthogy utána olvassanak, vagy maguk keressék meg a megoldást, akkor biztos lehetsz benne, hogy mindig Téged fognak minden apró-cseprő kérdéssel zargatni.
4. Dühből sose válaszolj azonnal
Ha olyan emailt kapsz, ami felidegesít, akkor tedd félre. Jelöld meg olvasatlanként, húzd le a teendők mappába és csinálj mást, vagy igyál egy kávét. Csak akkor válaszolj, amikor már megnyugodtál és tudsz higgadtan gondolkodni.
5. Ha cc-n vagy, nincs szükség válaszadásra
Semmi szükség olyan társalgásba fejest ugrani, amin csak cc-re tettek. Ha mondanivalód van, akkor csak annak küldd, akihez szólni szeretnél. Egyéb esetben pedig felesleges a válasz, hisz csak informatív jelleggel kapsz róla másolatot.
A teljes cikk a Multiculti.hu oldalon olvasható