Harcolj az időrablókkal a saját fegyvereiddel!

Mások esküsznek egy kiváló idő-és feladatmenedzsment módszerre, de neked nem működik? Megvetted a legszuperebb (és persze legdrágább) tervezőt, de egy hónap után egyszerűen nem akaródzik használni? Minden reggel a tükörbe nézve azt mantrázod, hogy na majd ma nemet mondasz, de nem tudod megtenni? Hiába tervezel meg szépen mindent, mindig jön valami váratlan és rohanhatsz tüzet oltani?

Nyugodj meg, sokunknak kihívás az idő-és feladatmenedzsment. Minden rendben van veled, nem vagy lusta és akaratgyenge és reménytelen eset. 
Egyszerűen csak a viselkedési stílusodnak megfelelően kell megküzdened az időrablókkal. 

A DOMINÁNS TÍPUS

Szeretnek A pontból B pontba gyorsan eljutni. A lehető legrövidebb idő alatt, a legrövidebb úton.
Természetes erősségük: vezetni másokat, irányítani, stratégiai gondolkodás, látják az összképet, célokat tűznek ki és megvalósítják azokat
Hogyan látják magukat: jó problémamegoldók, könnyen hoznak döntéseket, versengők, közvetlenek, újítók, változást gerjesztenek, vállalják a felelősséget
Hogyan látjuk mi őket: türelmetlenek, érzéketlenek, karrieristák, arrogánsak, zaklatottak
Fő érzelmük: düh
Félelmük: hogy mások kihasználhatják őket, hogy egy olyan cél elérésének eszközévé válnak, amit mások tűztek ki; hogy az idejüket vesztegetik.

 

Ha leginkább a Domináns (piros) stílusba tartozol, vagyis jellemzőek rád a fentiek, akkor nagy valószínűséggel ezek lopják az idődet: tűzoltás, krízis management, írott terv hiánya, hirtelen döntések következményei.

Vagyis ami neked sokat segítene: 

• A sürgős-fontos (Eisenhower) mátrix segítségével határozd meg a feladataid prioritását. Figyelem! Valószínűleg több dolgot észlelsz fontosnak, mint amennyi indokolt lenne, és a sürgősség alapján cselekszel. 

• Gondold végig, hogy a legutóbbi tűzoltásaidat mivel lehetett volna megelőzni. Iktass be olyan nem sürgős, de fontos feladatokat, amelyek segítségével rákészülhetsz az ilyen helyzetekre, megelőzheted a kríziseket. 

• Eljött az ideje, hogy elkezd kinevelni az utódodat, tanítani a beosztottjaidat, ha vannak, hogy tudj majd delegálni. 

• Ha nincsenek beosztottjaid, de vannak ismétlődő feladataid, készítsd minél több sablont, folyamatot, eszközt magadnak, amivel időt tudsz spórolni. 

• Írj priorizált feladatlistát minden nap – tartsd is be! Versenyezz magaddal, és csinálj meg minél több fontos de nem feltétlenül sürgős dolgot egy nap. 

• Ha nagyon elkap a sürgősség érzése, állj meg egy pillanatra és gondold végig: tényleg annyira sürgős a feladat, hogy mindent félre kell dobnod? És személy szerint neked kell mindent félredobnod? Ha tudsz, delegálj. 

• Ha hajlamos vagy a nagyon hirtelen döntésekre, próbálj ki egy egyszerű módszert: ha legközelebb megkérdeznek valamiről, ne vágd rá azonnal a döntésed. Minimum fél percig merengj a válaszodon, és ha komplexebb döntésről van szó, legalább igyál meg egy teát. 

 

A BEFOLYÁSOLÓ TÍPUS

Ők A pontból B pontba gyorsan NEM jutnak el. 
Természetes erősségük: motiválóan hatnak másokra, optimisták, rengeteg ötletük van, társasági emberek
Hogyan látják magukat: optimisták, barátságosak, magabiztosak, vidámak, lazák
Hogyan látjuk mi őket: szervezetlenek, túlságosan optimisták, könnyelműek, nyughatatlanok, tapintatlanok
Fő érzelmük: optimizmus
Félelmük: határidők, és hogy nem szeretik őket

 

Ha inkább a fenti lista áll közelebb hozzád, akkor nagy valószínűséggel a Befolyásoló (sárga) stílusba (is) tartozol, és nagy valószínűséggel ezek lopják az idődet: álmodozás, halogatás, nem tudsz nemet mondani, hosszú ebédidők, a kupis asztalod.

Mivel te nem a feladat, hanem az ember oldalhoz tartozol, számodra ezek segíthetnek sokat:

• Először is tegyél rendet az asztalodon. Kellenek a színes cetlik és füzetek és kis papírkák és szövegkiemelők, de ha túl sok van, nagy a zaj és már nem is látod meg őket. Minden hónapban próbálj meg legalább egyszer elpakolni, hogy ne gyengítse egymást a sok jelzés az asztalodon. 

• A kapcsolatok építése fontos feladat, mindazonáltal nem szabad túlzásba vinni, nehogy túlzottan elvigye az idődet.

• Ha valamire nem-et mondasz, attól az még nem rontja el a kapcsolatodat a másik féllel. Az asszertív kommunikáció eszköztára sokat segíthet kezelni ezeket a helyzeteket. 

• Ügyesen tudsz sok dolgot egyszerre csinálni, de sajnos mégsem neked való a multitasking. Egyébként is hajlamos vagy a csapongásra és sokszor nehezedre esik a projektek lezárása, ha még pluszban szándékosan próbálnál egyszerre több odafigyelést igénylő dolgot csinálni, az súlyosbítaná a helyzetet. 

• Ha kapsz egy határidőt, told kicsit előrébb, csak magadnak, és úgy jegyezd fel. Ha megint az utolsó pillanatra hagynád a végrehajtást, legalább egy kicsi plusz időd marad. 

• Ha most azt mondanám, törölj ki (vagy húzd át egy Törlendő nevű mappába) minden 30 napnál régebbi levelet az Inboxodból, valószínűleg a kezdeti sokk után téged kevésbé rázna meg a dolog, mint a többi stílushoz tartozókat, mivel tudjuk, hogy ezekkel az e-mailekkel már valószínűleg sosem fogsz semmit kezdeni. Szóval rajta, tedd csak meg. Így rendeződik kicsit a levélfiókod is. Később, ha ráébredsz, hogy egy feladatot biztosan nem fogsz megcsinálni, tedd meg, amit meg kell tenned: iktasd, töröld, szólj róla vagy mélyen hallgass, add tovább, stb. Csak ne hagyd ott heverni céltalanul a többi e-mail között. 

• Ha előre tudod, hogy nehézségekbe fog ütközni egy feladatod végrehajtása, meséld el valakinek, hogy meg fogod csinálni – ezzel finoman rákényszerítve magad a cselekvésre. 

• Kapcsolódj le a közösségi médiáról és próbálj meg minden zavaró tényezőt kiiktatni, ha koncentrálnod kell. Ha nem kell e-mailezned, kapcsold ki a levelező programod. 

 

A KITARTÓ TÍPUS

Ők A pontból B pontba lassan, apró lépésekkel jutnak el. 
Természetes erősségük: a csapatmunka, és hogy mások céljait megvalósítsák; lojálisak, kitartóak, alkalmazkodnak másokhoz, figyelnek a határidőkre.
Hogyan látják magukat: kitartóak, nyugodtak, csapatjátékosok, segítőkészek, önfeláldozók
Hogyan látjuk mi őket: lassúak, passzívak, nem bírják a változást, közömbösek, makacsok
Fő érzelmük: hogy elrejtik érzelmeiket
Félelmük: a stabilitás elvesztése, változás.

 

Ha a Kitartó (zöld) stílusúakra jellemzőkben láttad meg inkább saját magad, akkor nagy valószínűséggel ezek lopják az idődet: a kellemetlen feladatok halogatása, szokások, ellenállás a változásnak.

Mivel mindig kitartóan, keményen dolgozol, sokszor mások helyett is, néha megérdemled, hogy halogasd a kellemetlen feladatokat. Ha ez azonban már túl nagy méreteteket ölt, akkor ezeket tudod tenni: 

• A nemszeretem feladatokat bontsd részfeladatokra, és csinálj meg most csak egyet. 

• Ütemezd be magadnak ezeket a feladatokat. Ne tervezz be mást ezekre az időpontokra.

• Ne gondolkodj túl sokat egy feladaton, csak kezdd el csinálni. Ezt úgy tudod könnyen elérni, hogy úgy indulsz neki, hogy csak belenézel, kipróbálod – aztán úgyis elkap majd a lendület és szépen be fogod fejezni, ahogy mindig mindent. És akkor elmúlik a szorongás is, amit a halogatás miatt érzel. 

• Jutalmazd meg magad, ha végeztél egy addig halogatott feladattal. 

• Gondolj arra, hogy ha Te nem csinálod meg a csapatból, akkor senki. És kész kell lennie.

• Hajlamos vagy azokat a feladatokat is halogatni, amiket egyébként meg akarsz csinálni. Tudatosítsd magadban, hogy nincs olyan, hogy ideális időpont valamire, később sem lesz sokkal könnyebb vagy jobb. Ha attól félsz, hogy nem fog elég jól sikerülni, akkor gyakorolj előtte, és gondolj arra, hogy ha majd kész lesz, akkor még mindig szépíthetsz, tökéletesíthetsz rajta. A kudarctól való szorongás cselekvés nélkül az önbizalmadat kezdi ki. 

• Ne rágódj túl sokat a változásokon, úgyis be fognak következni. Próbáld meg átkattintani az agyad: képzeletben cserélj szerepet, és kampányolj a változás mellett. Foglald össze, miben lesz jobb neked az új rendszer. 

• Kérlek emlékezz rá, hogy egyetlen dolgot tilos halogatnod: bármilyen, az egészségeddel kapcsolatos feladatot, orvoshoz látogatást, szűrővizsgálatokat.

 

A SZABÁLYKÖVETŐ TÍPUS

Ők A pontból egyáltalán nem biztos, hogy B pontba jutnak el. Lehet, hogy C, D, E vagy F pontba jutnak el.
Természetes erősségük: struktúrához és szabályokhoz való alkalmazkodás, figyelnek a folyamatokra, mindig van egy „B” tervük, diplomatikusak.
Hogyan látják magukat: strukturáltak, szervezettek, maximalisták, minőségre törekszenek, diplomatikusak
Hogyan látjuk mi őket: cinikusok, hidegek, rugalmatlanok, távolságtartók, bizonytalanok
Fő érzelmük: aggódás
Félelmük: a kritika/hogy nem a legjobb döntést hozzák meg.

 

Ha a Szabálykövető (kék) stílusba tartozol, és a fenti lista ír le legpontosabban, akkor nagy valószínűséggel ezek lopják az idődet: az összes adat begyűjtése, analizálása, megtalálni a legmegfelelőbb, de nem feltétlenül a legpraktikusabb megoldást.

• Szerencsés vagy, mert az időgazdálkodásról szóló könyvek többségét neked írták, hiszen te vagy leginkább képes a strukturált működésre. Olvass a témában, vagy ha időd engedi, iratkozz be egy képzésre. 

• Használd a tehetségedet: strukturáld az e-mail mapparendszeredet, dolgozz ki jó gyakorlatokat a produktivitásod növelésére. 

• Mindig figyelj az időre! Amikor elkezdesz egy feladatot, rövid idő alatt nagy mértékben növelheted a teljesítményed és a minőséget. (Az idő – minőség görbe meredeken ível felfelé.) Eljön azonban az a pillanat, ami után már túl sok időt kell tölteni ahhoz, hogy minimális minőségjavulást érhess el, amikor már nem éri meg még tovább csiszolni a tökéletességig, amit éppen csinálsz (a görbe kilapul…). Vedd észre ezt a pillanatot és ilyenkor hagyd abba. 

• Ha túl sok ideig tart meghoznod az ideális döntést, alkalmazd a súlyozás módszerét. Gondold végig, mi számodra a legfontosabb szempont a választásban, és mik kevésbé fontosak. Adj ezeknek egy-egy szorzót. (Válassz maximum 5 szempontot és ezzel a fázissal ne tölts el 15 percnél hosszabb időt!) Pontozd be a választási lehetőségeidet a szempontjaid alapján (maximum 2 perc / szempont / lehetőség) és alkalmazd a súlyozást. Válaszd a legtöbb pontot kapott lehetőséget. 

• Próbálj meg a teljes képre fókuszálni, ne vessz el a részletekben. 

• Ne legyél túlzottan kritikus sem magaddal, sem másokkal.

• Ha már meghoztál egy döntést, ne rágódj rajta. Az hogy mi lett volna, hogyan kellett volna, teljesen irreleváns. Vond le a megfelelő következtetéseket, és menj tovább. Ha később ki kell javítani valamit, meg fogod tudni csinálni, tökéletesre. 

 

Ha nem tudod, hogy melyik viselkedési stílus jellemző rád, itt találsz egy DISC tesztet.

Természetesen jól tudjuk, hogy az emberek mindig többdimenziósak, ritkán írhatók le egy viselkedési stílus segítségével. Általában egy másodlagos, és lehet, hogy egy harmadlagos stílus is befolyásolja a működésüket.

Mindemellett reméljük, a fenti listák segítenek majd neked a legsikeresebb megküzdési stratégia megtalálásában a saját időrablóid ellen. 

Az erő legyen veled!
Az optimizmus legyen veled!
A kitartás legyen veled!
A rendszer legyen veled!