Változáskezelés apró lépésekkel, azaz mi is az a mikrováltozás-menedzsment?

A HBR egyik 2021-es cikkében az Infosys vezetőitől származó kutatás alapja a változások kezelése volt, mégpedig a hosszan tartó és hosszú távú változások menedzselése és elérése.

(Az Infosys Technologies Limited India második legnagyobb IT-cége több, mint 100 ezer dolgozóval és 22 országban működtetett irodákkal). A Covid indukálta változáskezelésre három fő stratégiát határoztak meg, amelyekkel sikeresen érhető el tartós és nagymértékű változás. Mindezt a saját tapasztalataik, valamint 1000 globális céggel folytatott kutatásuk alapján állapították meg.

Az üzleti átalakulásokat és változásokat általában egy hosszan eltartó folyamattal azonosítjuk. A recesszió után ez a folyamat jobban fókuszált és gyorsabb lett, de az áttörés 2020. márciusában következett be, amikor a Covid-19 globális szinten nyomta be a vészcsengőt a vállalatoknál, aminek a hatására nagyon gyorsan át kellett gondolni a változással és a megváltozott környezethez való nagyon gyors alkalmazkodással kapcsolatos képességüket.

Az Infosys emberei a változásokhoz történő alkalmazkodást a saját bőrükön tapasztalták a többéves átalakulásuk, majd a járvány kapcsán. Tapasztalataikat más vállalatokkal is szerették volna összevetni, ezért megkérdeztek 1000 globális vállalati vezetőt, hogy megértsék mit tesznek a legjobb vállalatok annak érdekében, hogy a megváltozott környezetben a cégeket és az embereket a felszínen tartsák.

A kutatás során arra jutottak, hogy a kisebb, és nagyon jól megtervezett változtatások sorozata mutatkozik a legjobb megközelítésnek, ha tartós, és nagy változásokat szeretnének elérni szervezeti szinten. Abban az esetben, amikor ezek a kisebb változások folyamatosan működnek, akkor kifejtenek egy olyan összetett hatást, amely nagyobb mértékű változásként jelenik meg. Ezt a megközelítést illetik ők “mikrováltozás-menedzsment” vagy “a mikro az új mega” elnevezéssel.

A “mikrováltozás-menedzsment” alapja az emberi motiváció és a viselkedéselmélet, nem pedig sablonok és kommunikáció, amelyek személytelenek és általánosak. Ezeknek az új szokásoknak az adaptálása hasznos, de nem könnyű. 

A tapasztalataik és kutatásuk alapján három “mikrováltozás” technikát fogalmaztak meg.

Bontsuk le a nagy változást kisebb lépésekre

A nagyvállalati átalakulások hosszú időt vesznek igénybe, az értéke pedig még később látszik. Amikor kisebb részekre van felosztva, akkor a sikerélmények és a haladás jobban kirajzolódik menet közben, könnyebb változtatni egy-egy fázison, ha mégsem megfelelő az irány. Például egy snack gyártó cégnek javítani kellett az összetevők nyomon követhetőségén, hogy megfeleljenek a szigorúbb előírásoknak. Ezt úgy érték el, hogy Európa-szerte a helyi gyári dolgozókat kérték meg arra, hogy az évek óta működő folyamatokat változtassák meg. A kockázatcsökkentés érdekében a projektcsapatok országonként működtek, és helyi szabályozásokat építettek be a helyi nyelvet használva, majd még tovább bontották a lépéseket. Ezek az apróbb és rájuk szabott új megközelítések segítették a dolgozókat, hogy jobban elfogadják a változásokat, és a ne a régen fennálló rugalmatlanabb rendszert vigyék tovább. 

Változtassuk meg a viselkedést kisebb szokások és rutinok módosításával

A“mikrováltozás-menedzsment” összehangolt kombinációja az utasításnak, a finom kérésnek és a javaslatoknak, amelyek összhangban vannak a kijelölt célokkal.  Az újításokkal  párhuzamosan változnak a szokások és a rutinok. Az Infosys ezt nevezte “Rutin 1”-nek. A Covid alatt elindítottak egy a teljes vállalatot átölelő fejlesztést az emberek körében, ahol egyszerre egy tanulási paramétert változtattak meg. A tanulást is kisebb fázisokra osztották, amihvel könnyebben azonosultak a dolgozók.

Folyamatosan mérjünk, tanuljunk és fejlődjünk

Szükséges, hogy a kisebb futó terveket folyamatosan vizsgáljuk, értékeljük, hogy megfelelő-e az eredmény. Ha valami eltér, akkor újra gondolható, analizálható a folyamat és új mederbe helyezhető. Amikor a digitalizáció azt követelte az Infosys esetében, hogy térjenek át az asztali gépekről egy távoli elérésre, nagyon gyorsan fejlesztettek egy applikációt a VPN használatához, amit mobilról is el lehet érni. Végül 200 ezer dolgozó kezdte el használni sikeresen ezt az új fejlesztett programot.

A “mikrováltozás-menedzsment” lehetővé teszi, hogy csökkentsük a kockázatot, és egy agile megközelítést hoz be a szemléletünkbe. 

Amennyiben szeretnétek az eredeti cikket is elolvasni itt megtaláljátok.