5 tipp, ha kiszerveznék a bérszámfejtést!
Vannak még bizonytalanságok a kiválasztási kritériumokban? Még most kezdenek nézelődni? Mutatjuk a projektmentő tippeket!
1. Mikor? Egyáltalán nem mindegy! A szolgáltatást kiszervezők sokszor meglepődnek azon, hogy mi a jelentősége annak, mikorra tervezik az éles indulást az új, kiszervezett bérszámfejtéssel? Egyszerűbben, melyik hónap lesz az, amelyet már az új szolgáltató számfejt? Pedig óriási jelentősége van ennek az időpontnak a projektben.
A jól előkészített januári éles indulás az optimális. Az évközi éles indulás is megoldható, sőt! Azonban az aktuális évi analitikus adatokat érdemes az új rendszerben is előállítani akár adatmigrációval, vagy a lezárt hónapok számfejtésével az éves adatszolgáltatások miatt. Ezeknek az analitikus adatoknak egyezniük kell, ami bizony többletmunkát eredményezhet. Az erre fordított időszükséglet nyilván nő a lezárt hónapok számával arányban.
Tehát, ha van erre lehetőségünk, akkor időben kezdjük el előkészíteni a projektet, és időzítsünk év elejére az éles indulást!
2. Nagy értékű felelősségbiztosítás, miért is? – Egy szolgáltató a saját tevékenységére felelősségbiztosítást köt, így az általa esetlegesen okozott kárt ennek terhére téríti.
A házon belül tartott bérszámfejtés esetén az ügyintéző hibájából felmerülő káresemény miatt a vállalat a saját forrásaiból fizeti a büntetést, késedelmi pótlékot, stb.
Óriási biztonságot ad ez mindkét oldalon!
3. Jelenléti adatok rögzítésének lehetősége – úgy érezzük, hogy nem állunk készen a webes munkaidőrögzítésre, és nem is szeretnénk ezt a feladatot a szolgáltatóra bízni? Vannak olyan szolgáltatók, akik lehetőséget biztosítanak arra is, hogy amennyiben a megbízó szeretné, akkor a saját munkaidő-adminisztrátorai rögzíthessék a munkaidő adatokat. Így akár még a bérszámfejtés szolgáltatás árából is lehet lefaragni…
Egy tanács: semmiképpen ne bajlódjunk Excel táblázatokkal!
4. Rögzítheti a HR-ünk a szerződéseket és listázhat, ha szükséges? A HR folyamatok zökkenőmentessége gyakran megkívánja, hogy a megbízók HR részlege rögzítse a munka, egyéb szerződéseket. Az ad-hoc lekérdezések lehetősége szintén életmentő lehet a vállalati HR számára, így érdemes olyan szolgáltatót keresni, aki tudja biztosítani, hogy a kollégák hozzáférjenek ezekhez a programrészekhez és adatokhoz.
5. Legyen a bérszámfejtés szolgáltatási területre auditált, működtetett minőségirányítási rendszere a szolgáltatónak? Igen! Ez lehet egyfajta biztosíték is arra, hogy a szolgáltatását évente auditált folyamatokkal, kiszámíthatóan és megbízható minőségben végzi.
A tippek mellé megoldásjavaslatok:
A tippek mellé további információk a PIRAMIS szoftverrel végzett bérszámfejtési szolgáltatásról
A tippek mellé további információk az SAP szoftverrel végzett bérszámfejtési szolgáltatásról
