Év közben bérszámfejtő, HR szoftvert vezetnénk be? 5 tipp a sikerért!

Hogyan kerüljük el e buktatókat?

A bérügyvitelt is érintő szoftverbevezetések időszaka jellemzően az év vége, következő év eleji éles indulással. 

Az év közi bevezetés rejt jónéhány csapdát, melyek bizony veszélyeztethetik a bérprogram bevezetési projektünket.

Előfordulhat viszont, hogy nincs más választásunk, mert pl. hirtelen új szolgáltatót kell találnunk, vagy olyan kritikus információigényt kell kiszolgálnia a HR-nek, amelyet már nem tud lefedni a meglévő szoftver,….

Nézzük a tippeket, amelyek segíthetnek sikeressé tenni minket az év közi szoftverváltásban is!

1. tipp – Adatbetöltések: már az egyeztetések, döntéselőkészítés korai szakaszában egyeztessük az új szolgáltatóval, hogy az új bérprogramba milyen adatokat kell feltölteni, készüljünk fel arra, hogy akár döntenünk is kell, milyen mértékig szeretnénk fenntartani az aktuális év már számfejtett analitikus adatait.

2. tipp – Gépi migráció: éljünk a szoftveres adatbetöltések lehetőségével, ha az új szolgáltató rendelkezik ilyen megoldással. Óriási segítség a projekt munkaórákat drasztikusan tudja csökkenteni az új szolgáltató, ha rendelkezik szoftveres migrációs lehetőséggel.

3. tipp – A projektcsapat: jelöljük ki annak tudatában a szoftverbevezetés projektcsapatát, hogy az év közi bevezetés során is párhuzamosan folyik a munka a HR-en meglévő szoftverben és az új szoftver bevezetési munkájában. A projektcsapat tagjainak időt kell tudnunk biztosítani az egyeztetésekre, helyzetfelmérésekre, az adatbetöltések ellenőrzésére, és folytathatnánk a sort…

4. tipp – Felhasználók oktatása: ne spóroljunk a felhasználók oktatásán! A bérügyvitelen, HR-en mindig nagyüzem van a havi rendszerességű feladatok miatt, havonta számfejteni kell, adatokat kell szolgáltatni a munkavállalók, a hatóságok, a menedzsment felé…. Hihetetlenül összetett terület, és minél több részleget érint a HR-en a szoftverbevezetés, annál bonyolultabbá válhat a projekt.
De! A szoftvert kezelő kollégáknak magabiztosan kell tudniuk kezelni az új szoftvert, segítsük őket abban, hogy a stressz jelentős részét feloldjuk azáltal, hogy felkészültebben indíthatják a következő számfejtési időszakot az új szoftverrel!Tehát bízzunk meg a választott szolgáltatónkban, és a projekttapasztalatában, eszerint kezeljük az oktatási napok számára vonatkozó javaslatukat. 

5. tipp – Kulcsfelhasználók kijelölése: jelöljünk ki kulcsfelhasználókat azok közül, akik könnyebben tudták elsajátítani a felhasználói oktatás anyagát, gyorsabban átlátták az új szoftver logikáját. Ők lesznek majd azok, akik tudják az élesben végzett munka során segíteni a szoftverkezelésben a többi kollégát, akik esetleg még bizonytalanok.