Szövegszerkesztési kisokos

Mostanában megjelent CV-s cikkeimre válaszul olvasóim küldtek jóadag álláspályázatot, véleményemet kérve róla. Ezúton is köszönöm a bizalmat! Egyedi levelekben természetesen mindenkinek válaszoltam, elemezve a tartalmakat, esetleg

Mostanában megjelent CV-s cikkeimre válaszul olvasóim küldtek jóadag álláspályázatot, véleményemet kérve róla. Ezúton is köszönöm a bizalmat! Egyedi levelekben természetesen mindenkinek válaszoltam, elemezve a tartalmakat, esetleg javasolva pár változtatást.

A kapott anyagok szövegszerkesztésének minősége viszont általános probléma volt, így publikusan érdemes kitérni erre is. Sok esetben az igényes külalakra való törekvést látom a pályázati anyagokban, aztán bekapcsolom a nem látható karakterek megjelenítését. A látvány időnként sokkoló, ezért úgy gondoltam, hogy a legalapvetőbb hibákat kiemelném, és szokásomhoz híven a lehetséges megoldást is megadom rájuk. Tekintve, hogy a legelterjedtebb, ezért általam is javasolt formátum a .DOC, most azokat a Microsoft Wordben rejtőző funkciókat mutatom be, amik az önéletrajzok írásához elengedhetetlenek.

Szövegszerkesztés, mint alapkészség?

A szövegszerkesztési ismeret leginkább adminisztratív állásoknál szükséges, és e területen a legnehezebb állást találni, így a CV megjelenése, szerkesztettsége különösen fontos. A szövegszerkesztő-ismeret bárhol máshol is kell, ahol dokumentumokat kell készíteni, leveleket kell írni, így muszáj tudni annak kezelését. Továbbmenve, ha a jelölt CV-jében szerepel a szövegszerkesztő ismerete, akkor annak látszania is kellene a kezéből kikerült anyagon. Praktikus oka is van a szépérzéken túl a szerkesztettség elvárásának: egyes toborzók olyan anyagot állítanak össze az ügyfelüknek (a leendő munkáltatódnak) a jelöltről (rólad), amiben a jelölt önéletrajza csak egy elem. Benne lehet még az állásinterjú leirata vagy előzetes terve, egy esetleges elemzés az eddigi munkahelyeidről stb. Ebbe az anyagba a CV sima copy+paste-el kerül be, ha ez egyáltalán kivitelezhető. Ha a CV-d nincs rendesen beszerkesztve, akkor a szóközökkel,, tabokkal, üres sorokkal összetákolt szövegkép szétesik, a HR-esnek kell(ene) rendbetennie. Ezért inkább olyan CV-t keresnek, amit könnyű még átmásolni is. Ha szeretnéd ellenőrizni az önéletrajzod, a cikk olvasása előtt nyisd meg CV-det, kapcsold be a nem látható karakterek megjelenítését , valamint a vonalzó láthatóságát (ez a Nézet menüpontban található).

Ezzel láthatóvá válnak azok a jelek, amik megmutatják, hogyan kezeled a szövegszerkesztőt.

Cím elhelyezése középre

Általános hiba a szóközökkel vagy tabulátorokkal középre tolt cím.

A szóköz, tab nem erre való. Középre rendezni a sor kijelölése után, a  ikonra kattintva lehet, ami majd ilyen képet mutat:

Tabulátor

A legváltozatosabb hibákkal használt funkció, így érdemes egy picit belemerülni a megismerésébe.

A tab egyik feladata, hogy egy adott módon rendezzen egymás alá több sorba írt tartalmakat. Ennek megfelelően lehet balra zárt , jobbra zárt , középre zárt , decimális tabulátor . Ezeket az ikonokat a vonalzó elején találod:

Rájuk kattintva tudsz váltani köztük, attól függően, melyiket szeretnéd használni. Működtetése: egyetlen tabot ütünk a beigazítani kívánt szöveg elé, a bekezdést kijelöljük, majd a vonalzónk előtt található tabulátor ikonra kattintva ráhelyezzük azt a vonalzón a megfelelő helyre. Egy sorban természetesen több tabulátorunk is lehet, de nem egymás után közvetlenül. A jól használt tabulátorok így igazítják helyére a szöveget:

És ilyen képet mutatnak:

Vázlatpontok

Manuálisan beszúrt szimbólumokkal, tabokkal, szóközökkel helyére tologatott szöveggel nem jutunk helyes megoldásra. Helyes megoldás:  használata, amitől így fest a szerkesztett szöveg:

Térköz bekezdések között

Üres sorokra tagoláshoz, szépen rendezett szövegképhez szükség lehet. Ezeket nem az Enter folyamatos ütögetésével érjük el, hanem térközzel.

Bekezdés menüpont alatt térköz előtte-utána beállításokkal sokkal szebb (és főleg helyesebb) megoldást érhetünk el.

Az itt beállított értékek ilyen képet adnak:

Oldaltörés

Ha két- vagy többoldalasra sikerül az önéletrajz, akkor figyelni kell arra, hogy az egyes oldalak hogyan érnek véget. Lehetőleg új bekezdés, új téma kezdődjön új lapon, de legalább ne egy elválasztott szóval érjen véget az oldal, mert áttekinthetetlenné válik. Ha hiába játszadozunk a sorokkal, sorközökkel, betűméretekkel, csak nem akar értelmesen megoszlani a szöveg a két oldal között, az oldaltörés funkció segíthet rajtunk. Az oldaltörést oda szúrjuk be, ahol új oldalt kívánunk indítani.

Betűtípus, betűméret

A betűméretekkel csak óvatosan! Legfeljebb címek legyenek a szövegnél nagyobb betűkkel írva, minden más csak szétszórt hatást kelt. A betűtípusokkal ne játsszunk: válasszunk egyet, ami jól olvasható, és használjuk azt. Különben csak szedett-vedett hatást fogunk elérni a váltakozó betűtípusokkal, rossz esetben feltételezik rólunk, hogy nem tudjuk, melyik menüpont alatt keressük a beállítást.

Kép beszúrása

Erre a legjobb megoldás, ha szövegdobozba illeszted a képet. A szövegdoboz egy olyan keret, amibe bármit (szöveget, képet) beleírhatunk, tehetünk, és egyszerűen, egérrel megfogva oda tesszük a doksiban, ahová szeretnénk. Persze, szerkesztheted az egész önéletrajzot táblázatba, és a cellaegyesítésekkel is trükközhetsz, de szerintem ez a legegyszerűbb.

Kép mérete

A dokumentumban megjelenő méretet többnyire mindenki eltalálja, általában igazolványképnél kicsit nagyobbra méretezett képeket szoktunk elhelyezni. Ez így jó. Viszont sokan azt hiszik, hogy a kép dokumentumban megjelenített mérete kihatással van a beszúrt kép, mint objektum méretére. Valójában az történik, hogy ha egy nagyfelbontású, több megabájtos képet szúrsz be, akkor az önéletrajzod is több megabájtnyira hízik. Ez azért baj, mert esetleg így meg sem kapja a HR-es, méretkorlátot minden céges mailfiókra be szoktak állítani. Megfelelő beállítás a szövegszerkesztő képeszközök/tömörítés menüpontja alatt található. Ezzel a kijelölt kép elfogadható méretűvé válik.

Sorkizárás és margók

A magam részéről nem kedvelem a sorkizárást, mert nehezen olvashatóvá teszi a szöveget, de belátón elfogadom, hogy az egyedi ízlésem nem sokat számít. Tehát maradjunk annál, hogy ki-ki a maga ízlése szerint balra zárja vagy sorkizárja a szöveget. A margókra viszont tessék figyelni. Bal oldalon 3 cm-t szokás hagyni (hogy le lehessen fűzni a kinyomtatott lapot), jobbról elég 2 cm is (de annál kevesebb ne legyen).

Oldalszámozás

Többoldalas anyagnál nagyon fontos. Praktikusan a lap aljára érdemes tenni, de aki a fejlécbe teszi, az sem hibázik. Kerüljük a vízjelként háttérbe pakolt oldalszámot, illetve a manuálisan odabiggyesztett oldalszámot. Főleg ne nyomtatás után, kézzel írjuk rá...

----

A fent felsorolt formázási lehetőségek az alapfokú szövegszerkesztési ismeretek töredékét ölelik fel, így nem tekinthetün túlzott elvárásként arra a követelményre, hogy ismerni kell őket. De a legfontosabb követelmény mégiscsak az, hogy legyünk igényesek a kezünkből kiadott anyagokra!