Hogyan kerülhetők el a bérszámfejtési hibák?

A bérszámfejtés jelentős kockázatot hordoz a vállalkozások számára: a tévedések egyrészt pénzügyi következményekkel járhatnak, másrészt megrendülhet a munkavállalók bizalma, és jogvitákhoz is vezethetnek.

A bérszámfejtés által érintett adminisztratív területek

Ugyan a bérszámfejtési hibák közvetlenül érintik a munkavállalókat – kevesebb pénzt vihetnek haza, mint amennyi nekik járna – ezért hamar feltűnnek, és gyakran hangos vitákhoz vezetnek, de e mellett számos adminisztratív területen is bírságokhoz vezethetnek. Okozhatnak adóhiányt, érinthetik a társadalombiztosítási jogosultságot, a munkajogot, de akár a személyes (érzékeny) adatok védelmét is.

Tipikus bérszámfejtési hibák

A cég nem követi a jogszabályváltozásokat

A bérszámfejtési szabályok gyakran változnak, és ha ezeket nem veszik időben figyelembe, a hibák és következményeik észrevétlenül felhalmozódhatnak.

A munkavállalói jogviszony hibás kezelése

Rossz jogviszonytípust (munkaviszony vs. megbízás) alkalmaz a vállalkozás, rosszul határozzák meg a részmunkaidőt, hibásan adják meg a belépés vagy a kilépés dátumát, figyelmen kívül hagyják a próbaidőt, a határozott idejű szerződést. Mindezek jogellenes foglalkoztatási helyzetet teremthetnek, járulékkülönbözet keletkezhet, és/vagy munkaügyi bírságot okozhat.

Téves munkaidő és távollét-elszámolás

A munkaidő‑nyilvántartás hiányosságai a munkavállalók alul‑ vagy túlfizetése vezethetnek. Idesorolhatjuk a túlórák rossz számítását, a szabadság, betegszabadság, táppénz összekeverését, a távolléti díj hibás meghatározását, és ha „elfeledkeznek” a pótlékokról.

A cafeteria és más bónuszok téves kezelése

A bérszámfejtés egyik legkomplexebb területe a béren kívüli és egyéb juttatások kérdése. Ha ebben tévednek, rosszul számítják ki az  adót ezek után. Gondot okozhat a hibás időzítés (az, hogy nem a megfelelő hónapban számfejtik), a társadalombiztosítási járulékokat rosszul kezelik. Tetézheti a bajt, ha figyelmenkívül hagyják a természetbeni juttatásokat.

A dokumentáció hiányosságai

Sokszor az okozza a problémát, hogy hiányzik a munkaszerződés vagy a módosítása, nem rögzítik a juttatásokról szóló döntéseket, a kiutalások előtt nem ellenőrzik le a bérszámfejtést.

Hogy lehet megelőzni a bérszámfejtési hibákat?

Szerencsére a bérszámfejtési hibák jelentős része megelőzhető, ha a vállalkozás tudatosan a folyamatokat. És a megbíható bérszámfejtésnek nemcsak az lesz előnye, hogy megfelelünk a jogszabályoknak, hanem az is, hogy elégedettek lesznek a munkavállalóink. És a bérszámfejtés minősége egyáltalán nemcsak a szoftveren, hanem sokkal inkább a szakmai kontrollon múlik.

• Kövessük a jogszabályváltozásokat!
• Frissítsük a HR‑ és béradatokat!
• Standardizáljuk a folyamatokat!
• Építsünk be ellenőrzési pontokat!
• A bonyolultabb ügyekbe vonjunk be területen tapasztalt bérszámfejtőket, adótanácsadókat!