ECMS, DMS – A papírmentes irodától az automatizált munkafolyamatokig - A korona vírus felgyorsítja a digitalizációt II.
A korona vírus elleni mindennapos harcok közepette a digitális megoldások értékesebbek, mint valaha. Számos olyan technológiai megoldás létezik, melyek nagyban megkönnyítik a könyvelési és bérszámfejtési folyamatok kezelését a kírzishelyzet alatt, majd később, a mindennapokhoz visszatérve egyaránt.
A digitális folyamat átalakítás a BPiON könyvelési és bérszámfejtési outsourcing szolgáltatásainak alapja, ezért is szeretnénk megosztani tudásunkat és segíteni az Ön üzleti folyamatainak fejlesztésében.
Kezdjük az alapokkal: minden könyvelési folyamat a dokumentumoknál indul.
Mit is jelent pontosan a DMS / ECMS kifejezés? Hogyan kovácsolhatunk belőle valódi előnyt a könyvelés és bérszámfejtés területén?
DMS – Document Management Systems – Dokumentumkezelő rendszerek
Ez a rendszer segít kiépíteni a papírmentes irodát, mivel képes az adatokat papír formából digitális formába konvertálni.
Fontos megemlíteni, hogy az ilyen rendszerek legnagyobb előnye a könnyű kereshetőség, valamint hogy képesek nagy mennyiségű dokumentumok kezelésére késés vagy adatveszteség kockázata nélkül.
Ugyanúgy képesek más elektronikus formájú adat feldolgozására is (pl. elektronikus számla), így egy strukturált adatbázisként tudnak funkcionálni.
ECMS – Enterprise Content Management System. – Vállalati tartalomkezelő rendszerek
Ez a DMS rendszerek következő generációja, olyan kiegészítő funkciókkal, mint a kollaboráció, workflow menedzsment, felelősségi körök és hozzáférési jogok kezelése.
Sok vállalatnak van már operációs rendszere, mely szisztematikus és workflow vezérelt módon kezeli értékláncát, ezeket hívjuk ERP-nak (Enterprise Management Systems – vállalat irányítási rendszerek). Azonban ezeket a rendszereket gyakran a globális anyavállalat / tulajdonosok vezetik be, figyelmüket a szabvályosításra és központosításra fordítva. Így ezek a rendszerek valószínűleg nem tudják kezelni azokat az apró különbségeket, melyek lokális szinten viszont megköveteltek.
Ezért az ECMS rendszerek azzal a kiegészítő funkcióval lettek kialakítva, hogy képesek legyenek csatlakozni a vállalat irányítási rendszerhez (ERP) egy API-on / interfészen keresztül.
Ugyanakkor számos vállalat nem fordít ERP rendszerre, de szeretnék rendbe tenni folyamataikat, valamint a már esetleg meglévő egyéb rendszereket és munkafolyamatokat harmonizálni egymással. Előfordulhat, hogy ezek a meglévő rendszerek nem tudnak hatékonyan kommunikálni egymás között, vagy nagyon nehezen lehet lehúzni belőlük egy strukturált adatbázist. Ugyanígy nehéz lehet az adatok betöltése is, ezért a manuális vagy offline megoldások továbbra is átjárják a pénzügyi, könyvelési vagy bérszámfejtési, HR folyamatokat. Azonban fontos faktorok lehetnek az ezen rendszerekből elindított workflowk, így az ECMS kiváló digitális koordinátora lehet a folyamatoknak, melyek különböző egyéb rendszerek adataiból táplálkoznak.
Teljeskörű könyvelési és bérszámfejtési outsourcing megoldások az ECMS segítségével:
Mi a BPiON-nál nagy hívei vagyunk az ECMS-nek, ennek oka pedig, hogy rugalmasan tud kezelni egyéb rendszereket, képes menedzselni a workflowkat, dokumentumokat és üzleti folyamatokat egyaránt, szét tudja választani a feladatköröket, valamint megvalósítja rendszeren belül a GDPR szabályozásoknak megfelelő modularitást és adatbiztonságot, mindez egy igazán felhasználóbarát és hatékony formában.
Néhány példa a lehetséges funkciókra, megoldásokra:
- Könyvelési dokumentumok tárolása az ügyfeleink igényeivel összhangban lévő, strukturált formában (project kódok, költséghelyek kezelése)
- hozzáférést biztosít ügyfeleinknek, mely lehetővé teszi a könyvelési, számviteli dokumentumok lekérdezését
- hozzáférést biztosít a könyvvizsgálóknak a főkönyvi számlák ellenőrzéséhez
- távoli hozzáférést biztosít az adóhivatalnak az adóellenőrzések során
- egy közös felületet biztosít az ügyfeleinkkel való munkához (dokumentumok visszaküldése javítás vagy véglegesítés céljából, határidők rögzítése, riportálás)
- Előre meghatározott munkafolyamatok felépítése és kidolgozása a törvényben előírt határidők alapján
- Bérszámfejtési input / output adatok kezelése. Egy bérszámfejtési naptár alapján dolgozunk, mely definiálja a határidőket minden fél számára, logolja a rendszer az aktivitásokat, így tudjuk mérni és betartani az SLA (Service Level Agreement – szolgáltatási szint megállapodás) vezérelt munkafolyamatokat.
Miért hasznos mindez Önnek?
Minden a könyvelésről, bérszámfejtésről, adózásról és európai outsourcing trendekről, angol és magyar nyelven egyaránt.
