A hatékony munka – hogyan szerezzük vissza a kontrollt az időnk és a figyelmünk felett?

A hatékonyságtámogató eszközök használatának egyik abszurd tanulsága, hogy nem feltétlenül az embereket lehet hatékonyabbá tenni velük. De hogy kerül ide a mosogatás?

(A poszt ihletője Cal Newport: Elmélyült munka c. könyve)

Minden irodai munkakörnyezetben, függetlenül a szakterülettől, alapvetően kétféle munkát lehet megkülönböztetni: a gyors, egymás után „darálható” feladatokat, és az elmélyülést kívánó, tervező, elemző, stratégiai jellegű munkát. Ha ezeket külön személyeknek tudjuk kiosztani, és a cégen belüli munkaköreink így vannak megtervezve, az nagyon szerencsés helyzet. Mint ilyen, nem létezik.

Probléma, hogy a legtöbb munkakörben mindkét feladattípus megjelenik, kiszámíthatatlan sorrendben. Egyik pillanatban még egy ajánlatot elemzünk, a következőben már három sürgős e-mailre válaszolunk, közben valaki ír Teamsen, hogy „csak egy gyors kérdés”, majd megcsörren a telefon, hogy fennakadás van, amit rendbe kell tenni, aztán meg be kell ülni egy online meetingre, de közben jön egy üzenet, hogy …  Végül visszatérünk az ajánlathoz, és megpróbáljuk felvenni a fonalat. Tapasztalt, mégis naiv álláskeresők, akik ezt az önéletrajzukba multitaskingként, mint jófajta készségként írják, nem értik, miért égtek ki, és a vezetőjük sem érti, miért csökken a kezdetben remekül működő(!) munkatárs hatékonysága és eredményessége. Mert az agyunk nem multitaskban működik, hanem gyors váltogatással, ahogy megjelennek a feladatok. Az elmélyült munkához idő és zavartalan figyelem kell. A megszakítás duplán káros:

1. Nem ott folytatjuk, ahol abbahagytuk, hanem újra fel kell építenünk a gondolatmenetet, elő kell hívnunk az összefüggéseket, emlékeznünk kell arra, miért is jutottunk egy adott következtetésre. Ez idő és energia, ami fölöslegesen égett el, és megszakítás nélkül nem égett volna el.
2. A megszakítás után lehet, hogy már nem is az eredeti gondolatmenet szerint tudjuk folytatni, így következetlen lesz az anyag – lehet újrakezdeni az egészet, de minimum még egy plusz átolvasást kíván, ami újabb elégetett idő és energia…

A hatékonyság gyilkosai: a hatékonyságot támogató eszközök

Néhány aggódó álláskereső kérdezte már tőlem: ciki-e, hogy ő azért akar más helyet keresni, mert nem képes így dolgozni. Most akkor nem fog tudni megfelelni az Új Normálisnak? Akkor ő most kiöregedett? 32 évesen? Nemá’…

Slack/Teams/Zoom és társai… Kiváló eszközöknek tűnnek a közös munkára. Ezzel jól el lehet adni ezeket a cégeknek. De megvennél-e egy olyan eszközt, amit azzal akarnának eladni, hogy: Képzeld, majd minden üzenetnél felugrik egy értesítés, minden státuszváltozásról hangjelzést kapsz, meeting közben is tudnak jönni az üzenetek máshonnan, fél éven belül több száz virtuális munkacsoport lesz benne egy 20 fős csapatnál, minden virtuális izét külön kell benne menedzselni, napi minimum 20 percet ezzel is el kell töltenie mindenkinek, és mindenki elvárja, hogy a másik azonnal reagáljon, ezért mindenki mindig tüzet olt, és a hosszabb munkafolyamatok eltűnnek. Kedves Döntéshozó, kell neked egy igazán hatékony munkafolyamat-megszakító? Bónuszként a leginkább következetes, senior elemzőid, tervezőid maguk mondanak majd fel ettől menekülve. Na, milyen ajánlat?

A „csak egy gyors kérdés” sem gyors. A kérdezőnek kb. harminc másodperc+várakozás a válaszra. A megkérdezettnek viszont jóval több: kiszakad a munkájából, belehelyezkedik a kérdésbe, megválaszolja és visszatalál az eredeti feladathoz. Számokkal illusztrálva: ha naponta ötször történik ilyen, az kb. 1-másfél óra veszteség. Naponta. 5 munkanapos héten 5-7,5 óra, azaz majdnem egy teljes munkanapot a megszakításokkal és azok visszarendezésével töltjük! És senki sem érti, hogy a fenenagy és baromi drága szoftveres-éjájos hatékonyságtámogatás miért nem látszik az eredményeken. És ha nincs gyors és látványos eredmény, akkor mégis miben fáradtunk el annyira, hogy a kézi mosogatás lesz a rekreációnk? Ezek az eszközök nem a hatékonyságot támogatják, hanem a félbeszakítást teszik brutálisan hatékonnyá. A munkatársak nem hatékonyak lesznek, hanem elérhetők.

Itt jöhetne az AI: ha nem munkatársat kérdezünk, hogy „figyu, hol is van letárolva az a szabályzat, ami …” akkor lehet, hogy van értelme egy digitális „munkatársnak”. A mosogatás pedig remek: azonnal van látványos eredmény, nem lehet könnyen félbeszakítani (vizes kézzel nem fogjuk a telefont sem felvenni, vagy üzenetet olvasni rajta).

A közösségi felelősség – és a felelősség magunk iránt

A hatékonyság nem egyéni sport. Hiába szervezi meg valaki kiválóan a saját napját, ha a többiek folyamatosan megszakítják. A saját figyelmünk védelme mellett a másik ember figyelmének tiszteletben tartása is közös érdek és felelősség. Értenünk kell, hogy a kollégáink és a saját figyelmünk sem korlátlan erőforrás, amit tetszőlegesen igénybe vehet bárki a nap folyamán. Ha valóban elmélyült munka kell az értékteremtéshez, akkor annak a feltételeit is meg kell teremtenünk. Magunknak és másoknak is, mert ha közösségben dolgozunk, akkor kifejezetten érdekünk, hogy a többiek is hatékonyak legyenek. Vannak is erre „valamilyen” gyakorlatok.

Pár halvaszületett próbálkozás:

• Legyenek olyan időszakok, amikor nem elvárás az azonnali válaszadás – jó, de ez napirendjétől és feladataitól függően mindenkinek más… Beállítod a „ne zavarjanak”-ot a Teamsben, tehát felhívnak telefonon, vagy odajönnek az asztalodhoz az irodában.
• Meeting nap: legyen a hétfő a meetingeké… Remek, akkor ami ott feladatként kijön, arról a következő érdemi kommunikációra lehet várni 1 hetet. Húsvétkor, pünkösdkor kettőt. Ha nem várunk, ennyi idő alatt simán el is lehet vinni teljes tévútra az ügyet.
• Napirend: reggel 9-től délig adminisztrálok, ebéd után ügyfeleket hívok telefonon, 16:00 órától írásos feladatokon dolgozom. Remek. És ehhez alkalmazkodik mindenki más is? Az ügyfél pl.?
• Szervezeti korlátok: jó ötletnek tűnt, hogy a foglalható meetingek hosszát 60 perc helyett 50 percesre, 30 perces helyett 25 percesre állította át a rendszer. De hát ez kevés, tehát mindenki beállított egy 50 és egy 25 percest ugyanarra, egymás után… Változtatási szándék nélkül bármilyen naptárbeállítás csak dekoráció.

Ami működhet(ne):

• Megvizsgálni, hogy a szervezet képes-e nemet mondani a folyamatos sürgősségre. Ami sürgős, abból pl. lesz-e bevétel? Vagy jelent-e bevételhez vezető utat? De vajon ez a vizsgálat kinek a feladata a cégen belül?
• Daráló-idő. NEM szembemenve az Eisenhower-mátrixszal, a valóban sürgős feladatokra dedikáljunk közös időt. Ha a munkaidő egy részét tudatosan a darálónak adjuk, és mindannyian benne dolgozunk, akkor előbb-utóbb kifogynak a sürgősek, és a többi időszak lehet az elmélyülésé. Ennek feltétele, hogy a feladatokat ne lehessen korlátlanul sürgőssé nyilvánítani, és adjunk mennyiségi-minőségi korlátot. Pl. „ma 11:00 és 14:00 között elvégezzük azt, amire a határidő holnap reggel”. Így a daráló nem tudja kiszorítani az elmélyült munkát, és az elmélyült munkára mindenki tud neki kényelmes időszakot tervezni. Nem az a cél, hogy mindenki a saját kis szigetén dolgozzon, hanem hogy legyen ideje és lehetősége valóban elvégezni a munkáját.
• Felelősség a teljes folyamatért. A cégstratégiának megfelelés, a konkrét szakmai tartalom, és az elvárt eredményhez szükséges lépések meglépése, megszervezése, delegálása egy kézben legyen, és ezen felül minimális kontrollt kelljen kiszolgálnia. Ez így rosszul hangzik? Nem, ez a projektmenedzsment. Amikor egy nagyobb feladat, ami darálást is, elmélyült munkát is kíván, van eleje és van vége, az a projekt. Ha azért 1 főnyi szakértő(!) a felelős (plusz a helyettese), akkor az rendben el lesz végezve, és még a tévutaknak is lesz felelőse. Hogy ez miért nem működik sok esetben, az már egy külön posztot érdemel…

És mit tehet az álláskereső?

Érdemes tisztázni már az állásinterjún, mit ért a leendő vezetőnk hatékonyság alatt, és milyen szervezettség van erre a cégben. Ugyanazt értjük eredményesség alatt? Elfogadja-e a vezető, hogy egy munkafolyamat egyes lépései önmagukban akár időigényesnek, kevésbé látványosnak vagy éppen improduktívnak tűnhetnek, miközben nélkülözhetetlenek a végső eredményhez? Megbízik-e abban, hogy mindenki a saját szakmai tudása alapján szervezi meg az odavezető utat? Vagy minden lépésről külön beszámolót, státuszt és igazolást vár? Itt nem egy apró munkaszervezési különbségről van szó. Meghatározza, hogy lesz-e lehetőségünk önállóan, a saját munkamódszereinkkel eredményt elérni, vagy a munkaidőnk jelentős részét azzal töltjük, hogy bizonyítsuk: éppen dolgozunk. Érdemes ezeket még a munkaviszony megkezdése előtt tisztázni, mert egy jó szakember és egy jó vezető sem lesznek jól együtt egy különbözően értelmezett hatékonyságfogalommal.

# #

Tetszett a poszt, elgondolkodtatott vagy felbosszantott? Ez utóbbi nem volt célom, de akkor is jó helyen jársz — szólj hozzá, beszéljük meg, és kövesd a #jobangel-t!

Ha szeretnéd tudatosan építeni a karriered, javítanád az önéletrajzod, felkészülnél egy állásinterjúra vagy épp új irányt keresel, nézd meg a Jobangel konzultációkat a honlapomon. Személyre szabott tanácsadás, vezetői portfólió készítése, valódi visszajelzések, gyakorlati lépések — hogy a következő munkahelyedet már ne a véletlennek köszönd.

# # #