Tanácsok és gondolatok a virtuális tárgyalásokhoz - Első rész

A videókonferencia már egy ideje ugyan létezik, mégis a jelenlegi világjárvány fokozta a használatát. A járvány miatt bevezetett fizikai távolságtartás korlátozta az utazásokat, széleskörűvé tette az otthoni munkavégzés gyakorlatát, és jelentősen megnövelte a virtuális megbeszéléseket és az online tárgyalásokat. A Scotwork-nél nemrég mi is elindítottuk virtuális tréningjeinket és online tanácsadói szolgáltatásainkat. Tapasztalatainkat és tanácsainkat összegezzük, melyek a tárgyalás 8 lépésének keretén belül nyújtanak további segítséget a virtuális tárgyalásokhoz.

Hogyan kezeljük az alkalmazást? - Zoom

Egy trénerünk mesélte, hogy megkérdezte egy barátját arról, hogy az miként alkalmazkodott a távolságtartással járó elszigeteltséghez.

„Sosem voltam még ilyen hatékony” – válaszolta lelkesen a megkérdezett. „Minden korábbi személyes értekezletem, megbeszélésem átkerült a Zoomra: megszűnt az ingázás, nem kell parkolóhelyet keresni, sokkal hatékonyabb minden. Kétszer annyi munkát tudok elvégezni.

A szakértők úgy látják, hogy az otthoni munkavégzés a korlátozások feloldása után az életünk része marad. Jelenleg a munkaerő 15%-a tud otthonról dolgozni, de ez várhatóan 30%-ra emelkedik majd a világjárványt követő időszakban.

Az otthoni munkavégzést természetesen a konferencia-alkalmazások teszik lehetővé, a Zoom, Skype, Teams és Google Hangouts. Használatukban óriási robbanás következett be, az értekezletek, megbeszélések és tárgyalások ezeken keresztül kerültek lebonyolításra. Ha a tendencia folytatódik, a személyes megbeszélések ritkasággá válhatnak. Mindazonáltal nem árt az óvatosság! A felsorolt alkalmazások némelyike évek óta rendelkezésre áll, és támogatóik előre jelezték, hogy a videó konferenciák hatására a bel-és külföldi utazások várhatóan csökkenni fognak. Ennek ellenére a jóslat a pandémia előtt nem következett be. Az emberek továbbra is úgy érezték, hogy személyesen kell találkozniuk, még akkor is, ha ez utazással járt. Okból tették, hiszen a Zoom-nak és más alkalmazásoknak számos hiányossága is van.

A személyes kommunikáció bonyolultsága az emberi fejlődés meghatározója. A becslések szerint a kommunikációból értelmezett információk 55%-a nem szóbeli. A látottakhoz hozzájárul, amit hallunk és ezzel együtt válik sikeressé a kommunikáció. Kate Mólurhy, egy ezzel kapcsolatos téma könyvének szerzője ír a videókonferencia technológiákban rejlő hiányosságokról.

A kódolási és dekódolási folyamatok torzított, elmosódott képet adnak, melyekhez akadozó, szinkronban nem párosuló hang társul időnként. Ezek váltakozása tudattalanul zavaró hatással lehet agyunkra, ezért fáradtabbnak érezhetjük magunkat, homályosabban érzékelhetünk dolgokat és elégedetlenebbek lehetünk.

Szintén hátrány, hogy hiányzik minden olyan szemkontaktus, ami a bizalom építésére hatással van. Az emberek felfelé, lefelé és oldalirányba néznek a videó beállításától függően, ebből kifolyólag pedig kevésbé megbízhatónak és ravasznak látszanak. Murphy állítása szerint a joggyakorlásban a videófelvétel, videós kihallgatás és tárgyalás tisztességtelen eljárás.

Egy másik érdekesség, hogy a videókonferenciák alatt inkább saját magunkat nézegetjük (micsoda meglepetés), ahelyett, hogy a többi résztvevőre irányítanánk a figyelmünket. Ha ehhez még hozzáadjuk az IT biztonság és az otthoni munkavégzés további zavaró körülményeit, mint kutyaugatás, gyereksírás és az egyszerre történő több feladatra irányuló figyelemmegtartás kérdését, akkor a hátrányok bizony magukért beszélnek.

A hangátvitel technikai háttéradottságai is tartogathatnak nehézségeket. A beszélők közötti párbeszédben tartott hosszabb kimaradások nem segítik a bizalmat. A digitális párbeszédhez igényelt hosszabb időtartamok és közbevágások ugyancsak frusztrálóan hathatnak és fárasztóbbá tehetik a megbeszélést. A homályos képi vétel, az idegen akcentusok pedig még nehezebbé tehetik a megértést, ami további bizalomvesztést eredményez. Néhány esetben sokkal jobb megoldás lehet egy „sima telefonhívás”.

Miközben a videókommunikáció térhódítása visszafordíthatatlan, az említett nehézségek ismerete és tudatosítása elősegíti az eszközök hatékonyabb használatát,  segíti a bizalom épülését,  és ezzel kiegészíti a személyes kapcsolatokat.

Fektessünk be kiváló minőségű technológiába!

A minőségi, megbízható technika alkalmazásának fontosságát nem szabad alábecsülni. A virtuális kommunikáció fentebb említett korlátai gyakran érzékelhetőek a gyenge internetkapcsolat, meghibásodott mikrofonok, vagy a szemcsés képet leadó kamerák révén. Legjobb tanácsunk, hogy próbáljuk ki a technikát a virtuális meeting ELŐTT! Csökkentjük vele a feszültséget és időt spórolhatunk vele. Senki sem szeretné, ha rá várnának a többiek, amíg kijavítja saját kamerája hibáját!

• A minőségi videókonferencia létrehozásának legfontosabb sikertényezője a nagysebességű internet biztosítása. Bizonyos irodai környezetek képesek a leggyorsabb kapcsolat biztosítására, de ez nem jellemző az otthoni szolgáltatókra. Általában a 15MB sebességű letöltést biztosító kapcsolatok adják a legtisztább hangot és képet, a legminimálisabb késéssel. Nézzen körül, hogy mit tehet szolgáltatójával az internetsebesség optimalizálása érdekében!

• A beépített kameratechnika kifejlesztéséig sok idő kellett, azonban a PC és MAC kamerák nem tudnak tiszta, minőségi bontású képet adni. Javasoljuk, hogy ruházzon be egy jó minőségű, nagyfelbontású külső HD webkamerába (mostanában hiánycikk világszerte). Számunkra a Razor, Kiyo és a Logitech webkamerák váltak be leginkább.

• A közelmúltban megtartott tanfolyamok rávilágítottak a mikrofonok használatának fontosságára. Nehéz úgy megállapodást kötni egy virtuális tárgyaláson, ha nem halljuk tisztán, azt, amit a másik fél mond. Okozhatja ezt háttérzaj, de lehet maga a mikrofon vagy fejhallgató hibája is. Tesztelje a tárgyalás megkezdése előtt a mikrofont és minden eszközt, amit használni szeretne!

A fenti írás második része következő hírlevelünkben lesz olvasható „Tanácsok és gondolatok a virtuális tárgyalásokhoz – Második rész” címen.

Elisabeth Lewis – (Scotwork Ausztrália tréner) írásának fordítása