Elég modern irodában dolgozol?
Ergonomikus bútorok és természetes fény? - ezen jóval túlmutat a jövő irodáinak tervezése. Merthogy pont itt fejeztük be előző, a jövő irodáiról szóló cikkünket. Akkor azt mondtuk, hogy a jövő irodáit ma építjük. Közben sajnos abban sem vagyunk teljesen biztosak, hogy lesznek-e irodák tíz év múlva. Hogy lehet így bármit tervezni?
Tehát nagy fába vágja a fejszéjét, aki akár csak középtávon időtálló irodai modellben gondolkozik. Nálunk sincs a bölcsek köve, ám az elmúlt években végbemenő iroda-trend változásokat figyelve azt az irányt legalábbis tetten érhetjük, amerre a változások mutatnak.
Húsz éve még trendinek számított az ergonomikus bútorok emlegetése a jövő irodáival kapcsolatban. Ez a szempont mára már minimum követelmény, ezen jóval túlmutatnak a frissen átadott munkahelyi terek.
A jövő irodájának tervezésekor minden kérdéskört átsző a rugalmasságra, transzparenciára, kommunikációra és kreativitásra való törekvés.
Hol?
A jó megközelíthetőség továbbra is elsődleges az irodaépület kiválasztásakor: ebből a szempontból nemcsak a tömegközlekedéssel vagy személyautóval való könnyebb elérés számít, hanem a munkahely környéke is. Szükséges figyelembe venni a különböző szolgáltatók (bank, posta, sportolási lehetőség, éttermek) közelségét: ha kevésbé frekventált városrészre esik egy cég választása, akkor igyekszik alternatív módon (irodai étkezde, kedvezményes ételkiszállítás, bankautomata telepítése az épületbe) megfelelni a dolgozók igényeinek.
Egy légtér vagy kis irodák?
A modern munkakörnyezet egyre nagyobb jelentőséggel bír a munkahelyválasztásnál. Ezt a cégek számtalan eszközzel igyekeznek elérni: az elmúlt évtizedek „egylégterű” irodáit újra szeparált terek váltják fel. Ám nem haladunk visszafelé az időben: a modern munkahely nem tömör ajtóval lezárt kétszemélyes irodákból áll, hanem különböző elválasztási technikák segítségével szabdalja a tereket praktikusan használható egységekre. Itt nagy segítséget jelentenek a legújabb irodatereket fejlesztő cégek által használt hang-elnyelő falak és bútorok. Ezek segítik az egylégterű irodákban tapasztalt zajhatások csökkentését, és úgy biztosítják a munkavégzés megfelelő körülményeit, hogy nem darbolják fel a teret falakkal. Ugyanezt a célt szolgálják az egyedileg állítható hőmérsékletet és páratartalmat biztosító berendezések. Így megteremthető az egyéni szükségleteknek megfelelő munkakörnyezet, ám nem sérül az átláthatóság és a kommunikáció.
Kapcsolódjunk!
Természetesen továbbra is szükség van tárgyaló területekre, ám ezek kialakítása sokkal inkább követi a vállalatok újfajta működését: több kis létszámú tárgyalósarok vagy szeparált tárgyaló kerül kialakításra egy nagyméretű tárgyalóterem helyett. A tárgyalókból már nem hiányozhatnak telekonferenciák szervezését támogató berendezések (kamera, hangszóró és nagyméretű monitor) sem.
A modern iroda sok esetben megreformálta a régen megszokott, jóformán kőbe vésett gyakorlatokat. Egyre több helyen fogad bennünket egy éppen arra járó kolléga, ha csengetünk, nincs áthatolhatatlan recepciós pult az előtérben. Ez lehetővé teszi a dolgozók számára is az ügyfelekkel, vendégekkel való közvetlenebb interakciót.
A közvetlenebb kapcsolat igénye nemcsak a külsős partnerekkel szemben erősödött, hanem a belső hierarchikus szintek között is. A vezetők lassacskán lemerészkednek elefántcsont-tornyukból, és csapatukkal egy légtérben, együtt ülve jobban belelátnak a hétköznapi működésbe.
A kommunikáció felgyorsítását és hatékonyságát segítik az újfajta irodaelrendezési trendek is. Kávégép és teakonyha helyett egyre több helyen találkozunk kellemesen berendezett étkezősarkokkal vagy irodán belüli kávézókkal, ahol különböző csapatok, munkaterületek képviselői kötetlen módon tölthetnek együtt időt. Az irodatérben vagy attól elkülönítve további helyiségek követelnek teret maguknak tovább erősítendő a közösségi élményeket. Ide csocsóasztal, Xbox kerül, ahol két feladat között fellélegezhetnek a dolgozók. Ezek hasznosságáról késhelyig menő viták folynak, ám a tapasztalat azt mutatja, hogy ami működik az egyik vállalati kultúrában, az nem működik egy másikban. Ahol a vezetők nem látják szívesen az önfeledten pingpongozó csapattagokat, vagy a kollégák maguk nem igénylik az effajta szórakozási lehetőséget, ott ne vesződjünk ezek telepítésével, csak mert trendi.
A Google és hasonlóan újhullámos munkáltató társai már tudományosan tervezik az irodán belüli közlekedési útvonalakat. Például míg a mellékhelyiségek a folyosó egyik végén találhatóak, addig a konyha a másikon. Ezzel biztosítják, hogy az óhatatlan jövés-menésbe a kollégák találkozzanak, az információ pedig terjedjen. Ugyanebből a megfontolásból (persze a költségcsökkentő hatás sem hátrány) egyre többet hallani az eszközök megosztásáról. A közös nyomtató mellett már kapcsozó vagy lyukasztó sem jár minden alkalmazottnak – használatra kölcsön lehet venni a közösből.
Hogy lehet így elmélyülten dolgozni?
Ez a nyüzsgés persze nem való mindenkinek, és egyre többen vonulnának félre, hogy elvégezzék elmélyült figyelmet igénylő feladataikat. Ebből a megfontolásból – valóban szeparált térként – jöttek létre az úgynevezett csendes szobák. Itt akár relaxáni is lehet, ha kicsit besokalltunk a folyamatos impulzusoktól.
Az egészséges dolgozó termel
Egyre több vállalat igyekszik kisebb-nagyobb mértékben gondoskodni a dolgozók egészségéről. A kondibérlet mellett nem feledkeznek meg a heti ingyenes gyümölcs-ellátmányról, vagy szabadtéren is kialakítanak munka-sarkokat és közösségi tereket.
Az ergonómia is új értelmet nyert persze: nem ritka a gombnyomásra állóvá alakítható asztalok vagy hintázó bárszékek látványa sem, de a fentiek tükrében már a futópaddal összeszerkesztett asztalon sem lepődünk meg.
Az iroda, mint mobil díszlet
A trendek azt mutatják, hogy az újfajta vállalati működés sokkal dinamikusabb szervezeti struktúrában hatékony igazán. A csapatok projektek köré szerveződnek, egyre többen dolgoznak mátrix rendszerben, naponta más-más csapatok munkáját támogatva. A modern irodáknak ezt az új működési modellt is követniük illik. Egyre több helyen fedezhetők fel a rugalmas munkaállomások, melyek lehetővé teszik a gyors költözést irodán belül attól függően, hogy hogy állnak össze az együtt dolgozó csapatok. Ehhez a fél-rugalmassághoz képest egy lépéssel előbbre járnak azok a vállalatok, amelyek bátran belevágtak egy teljesen új szemléletet igénylő „shared desk” programba. Ez a rendszer azt jelenti, hogy senkinek nincs saját asztala, széke, hanem cégenként eltérő módon szabályozva bár, de bárhova leülhet dolgozni.
És hogy hogyan illeszkednek ezek a modern irodák az egyre rugalmasabb munkarendbe? Mitől flexi egy iroda a fentieken túl?
A flexi-office bevezetésének a támogató irodatér csak az első feltétele. A valódi eredmény, a hatékony működés eléréséhez három területen van szükség változásra. A rugalmasságot támogató irodaterek kialakításán túl a flexibilis foglalkoztatást támogató IT megoldás és a vállalati kultúra formálása is elengedhetetlen.
www.officeathome.net