A sikeres pályázat titka

Ideális esetben a pályázó cég előbb a projektet tervezi meg, azután néz körül az esetleg megpályázható kiírások között. Szivi Orsolya, a Tenerum Kft. pályázatírási szakértője szerint sok pályázó követi el azt a hibát, hogy elsődleges célként a támogatás megszerzését tűzi ki, a fejlesztési projektet pedig csak eszköznek tekinti ehhez. Az ilyen projektek esetében fennáll a veszély, hogy a „pályázhatóvᔠalakítás nagyobb járulékos költségekkel jár, mint az elnyerhető támogatás.

Létezik tehát olyan eset, amikor a potenciális pályázó jobban jár, ha a vállalat fejlesztési elképzeléseit támogatás nélkül valósítja meg. De az uniós források valóban komoly fejlesztési lehetőségeket rejtenek magukban.

Igen vagy nem?

A pályázatfigyelést a gyűjtőportálokon kezdjük. Az EU Strukturális Alapjaiból társfinanszírozott programok esetében jó a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség vagy az EU Pályázati Információs Központ honlapja. Ha megtaláltuk az ideálisnak látszó kiírást, akkor se döntsünk elhamarkodottan. Némi tervezéssel elejét vehetjük az eleve sikertelenségre ítélt pályázattal járó kiadásoknak.
A pályázati szakértő szerint elsőként a céggel kapcsolatos kérdéseket kell feltennünk: cégünk a pályázásra jogosultak körébe tartozik-e, működik-e annyi ideje, amennyit ezzel kapcsolatban a kiírás előír. Azt is ellenőriznünk kell, hogy a cég gazdálkodása megfelel-e a feltételeknek: eredményességi mutatók, saját tőke, biztosítékok, köztartozás. Képes-e cégünk vállalni a pályázat sikerével járó adminisztrációs többletterhet? Megfelel a pályázat egyéb, egyedi előírásainak?

Döntés előtt vizsgáljuk meg azt is, hogy a projektünk mennyire illeszkedik a pályázat célkitűzéseihez. Legyünk tisztában a pályázható összeg alsó és felső határával, se kevesebbet, se többet ne akarjunk megpályázni. Nézzünk utána, hogy a projekt tervezett költségei elszámolhatók-e a pályázat keretében, és milyen nagyságrendű, típusú projekteket támogattak korábban.

Szivi Orsolya tapasztalata szerint nagyon gyakori, hogy a pályázni kívánó cégvezetők figyelmen kívül hagyják, mennyi időt vesz igénybe a pályázati anyag összeállítása. Pedig a pályázathoz számos olyan dokumentumot kell csatolni, amelyek beszerzése időbe telhet.

Forma és határidő

A pályázati dokumentáció mindig a pályázati útmutató alapos, részletekbe menő végigolvasásával kezdődjön. A pályázat beadásához természetesen a kiíró szervezet által kiadott űrlapot és kitöltőszoftvert kell használni. Folyamatosan figyeljük a közreműködő szervezet weboldalát, mivel előfordulhat, hogy a pályázatot a kiírt határidő előtt módosítják, vagy felfüggesztik (a Gazdaságfejlesztési Operatív Program öt, a Közép-Magyarországi Operatív Program két pályázatának feltételeit például a beadási határidő megnyílása előtt három nappal módosították).

A beadási határidő esetében nagyon fontos, hogy a postára adás vagy a beérkezés számít: sok pályázat bukott már el ezen. Azt is figyelembe kell venni, hogy a pályázati anyagot egy csomagban várják, vagy szétbontható. Szakértőnk szerint ennek abból a szempontból van jelentősége, hogy csomagfeladás esetén nem támaszkodhatunk az éjjel-nappal nyitva tartó postahivatalokra, mert csak a levélként feladható küldeményeket fogadják be 0-tól 24 óráig.
Ha a pályázatot személyesen kell benyújtani, ragaszkodjunk ehhez. Ha pedig papíron és elektronikus úton is kérik az anyagot, nagyon ügyeljünk arra, hogy a kettő teljesen megegyezzen.
Rendkívül fontos az is, hogy a pályázati anyag áttekinthető, jól strukturált legyen, és mindenhol szerepeljenek rajta az előírt cégszerű aláírások: használjuk a pályázati anyagban szereplő ellenőrző listát! A szükséges igazolások beszerzéséről időben gondoskodjunk, hiszen számos melléklet már nem adható be hiánypótlás keretében.

Ötletek a tartalomhoz

A pályázati anyag tartalmi részének összeállításánál nagyon fontos, hogy ne ígérjünk olyasmit, amit később nem tudunk teljesíteni. Akkor is legyen tudomásunk mindenről, ami a pályázati anyagba kerül, ha külső pályázatíró céget bízunk meg az összeállításával. Mivel a támogatási szerződést cégünk írja alá, rajtunk fogják számon kérni az olyan apró ígéreteket is, mint például: hogy a környezeti fenntarthatóság jegyében újrahasznosított papírt használunk.

A pályázati anyagnak tükröznie kell a projekt megvalósíthatóságát, fenntarthatóságát: olyan nyelvezetet használjunk, amely kellően szakmai, mégsem csúszik el az érthetetlen szakzsargon irányába. Szivi Orsolya szerint kerülni kell a feltételes mondatokat, pályázatunk egésze sugározzon magabiztosságot.

Céljaink legyenek számszerűsíthetők. Csak olyan költségeket tervezzünk, amelyek elszámolhatók, indokolhatók és megfelelnek a piaci áraknak, illetve a költséghatékonyság elvének. Számolnunk kell azzal is, hogy az utófinanszírozás miatt a költségeket jó ideig nekünk kell megelőlegeznünk – ez nem okozhat likviditási gondokat.

És ha nyertünk?

A munka dandárja akkor kezdődik, ha a pályázatot elfogadták. Hamarosan megérkezik a támogatási szerződés. Határidőre be kell szerezni és nyújtani jó néhány dokumentumot.
A szerződés kitöltetlen példányát általában már a pályázati csomag tartalmazza, érdemes a beadás előtt elolvasni, hogy tisztában legyünk jogainkkal és kötelezettségeinkkel.

A projekt megvalósulása közben félévente kötelező a szakmai és pénzügyi jelentések benyújtása (a köztes időszakokban kifizetésigénylésre van lehetőség). Ezeknek természetesen összhangban kell lenniük a pályázat tervezett indikátoraival és egymással is.
Ha a projektben vagy a cégben bármilyen változás áll be, arról azonnal értesíteni kell a közreműködő szervezetet.

Mindent dokumentáljunk, és a pályázattal kapcsolatos iratokat tároljuk elkülönítve. Ennek különösen egy helyszíni ellenőrzésnél lehet jelentősége. A pályázattal kapcsolatos könyvelést is el kell különíteni a cég egyéb kimutatásaitól.
A pályázat életútja a projekt teljes megvalósításával sem ér véget. Az utánkövetési időszakban is figyelni kell az indikátorok alakulását, és a megfelelő határidővel be kell nyújtani a pályázat fenntartási jelentéseit. Csak ez után zárhatjuk le teljes egészében a pályázati folyamatot.